São várias as obrigações fiscais que as empresas devem informar à Receita Federal durante o ano, e uma delas é a EFD-Reinf, que ainda tem atualizações previstas até 2022.
EFD-Reinf é a sigla para Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais. Basicamente, trata-se de um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que vem complementar o eSocial.
Todas as empresas com CNPJ que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra e que são responsáveis pela retenção de impostos (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP e INSS) precisarão apresentar essa escrituração. Justamente por isso, é importante entender, de fato, o que é esta obrigação.
Neste artigo, veremos como ela funciona e qual é a sua importância para as empresas, além de conferir se você está obrigado a realizá-la. Também veremos os principais prazos envolvidos e algumas dicas de como preparar o documento da melhor maneira possível. Continue lendo para conferir.
O que é EFD-Reinf
A EFD-Reinf fornece informações sobre os rendimentos pagos e retenções de impostos não relacionados ao trabalho, ou para apuração de contribuições previdenciárias. Assim, ela substitui o módulo da EFD-Contribuições que apura a CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta).
Segundo a Receita Federal, ela também substitui a necessidade de prestar essas informações em outras obrigações, como GFIP, DIRF e aquelas instituídas por outros órgãos de governo, como a RAIS e o CAGED.
As informações prestadas nessa escrituração incluem as associadas aos seguintes itens:
- serviços tomados ou prestados mediante cessão de mão de obra;
- retenções na fonte (COFINS, CSLL, IR, PIS/PASEP) incidentes sobre pagamentos efetuados a pessoas físicas e jurídicas;
- recursos recebidos por ou repassados para associações que mantenham equipe de futebol profissional;
- receitas de espetáculos desportivos por parte das entidades promotoras de eventos;
- comercialização da produção e apuração da contribuição previdenciária substituída por agroindústrias e produtores rurais;
- empresas sujeitas à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).
Quem está obrigado a declarar a EFD-Reinf
Como dissemos, devem entregar a EFD-Reinf todas as empresas com CNPJ — inclusive as isentas, imunes e públicas — que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra e que são responsáveis pela retenção de impostos (COFINS, CSLL, IR, PIS/PASEP).
Além disso, há uma relação de outras empresas e produtores rurais que devem fazer a entrega, para saber se você também é obrigado, consulte a Instrução Normativa RFB nº 2043.
Qual é o prazo de entrega da EFD-Reinf?
O envio da EFD-Reinf deve ser feito até o dia 15 de cada mês, com as informações referentes ao mês anterior. Caso neste dia seja feriado, a declaração deve ser antecipada para o dia útil anterior.
Para não perder nenhum prazo de entrega, é ideal contar com um calendário fiscal atualizado, como o da ConexãoNF-e, assine já!
Quais são as multas sobre não entregar a EFD-Reinf?
Se a EFD-Reinf não for apresentada no prazo, ou apresentar incorreções ou omissões, ficará sujeito a multas. Confira a seguir o valor das multas:
- 2% ao mês calendário, no caso de falta de entrega ou entrega após o prazo, limitada a 20%;
- R$20 reais para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.
A multa mínima a ser aplicada será de:
- R$200 reais no caso de omissão da declaração sem ocorrência de fatos geradores; ou
- R$500 reais ao deixar de apresentar a declaração no prazo ou apresentá-la com incorreções ou omissões.
É possível diminuir o valor das multas, segundo a Instrução Normativa RFB nº 2043, em alguns casos específicos.
Quais informações constam na obrigação?
A EFD-Reinf é uma obrigação multidisciplinar, que abrange praticamente todas as áreas da empresa. Assim, antes de declarar, o contribuinte deve ter em mãos informações sobre:
- finanças — pagamentos e recebimento de serviços; pagamento de tributos e contribuições; benefícios indiretos; receitas de partidas de futebol;
- tributos — retenções de serviços tomados e prestados; retenções de impostos na fonte; contribuições previdenciárias.
- jurídico — ações trabalhistas e depósitos judiciais;
- suprimentos — cadastro de prestadores de serviço; recebimento de notas fiscais; comercialização de produção rural;
- tecnologia — interfaces; extração da informação; cadastros; segurança da informação.
Também é importante ficar atento a alguns detalhes das normas, como a regra de cálculo de arredondamento: a EFD-Reinf considera até duas casas decimais, sem arredondar.
Suponha uma nota fiscal de prestação de serviços no valor de R$918,18, sujeita a retenção de 11%. Nesse caso: 11% de R$918,18 são R$100,9998, logo, o valor correto na obrigação é R$100,99 — ou seja, até a segunda casa decimal ou centavo.
Como preparar a EFD-Reinf
A seguir, veja alguns passos para a sua empresa se adaptar a essa obrigação.
Defina um responsável
O primeiro passo é escolher um profissional que chefiará o projeto. Essa missão, inclusive, pode incluir buscar uma empresa de contabilidade para lhe ajudar.
Em muitas empresas há a dúvida de qual setor deve ter a responsabilidade — se o fiscal, ou financeiro ou o RH. Para evitar que os departamentos batam cabeça, o ideal é alguém ter a tarefa definida desde já.
Faça um diagnóstico da estrutura tecnológica da empresa
Empresas ágeis e modernas, que já usam um ERP ou têm uma cultura de organização, geralmente já estão prontas para qualquer tarefa nova em poucos cliques. Mas esse pode não ser o caso da sua organização.
Assim, suas informações necessárias sobre contratos, impostos e valores podem estar dispersas em pastas, computadores ou até departamentos diferentes. Então, elimine esse problema e organize a sua empresa para atender a esta demanda.
Verifique as informações
A Receita Federal não lida bem com informações incorretas ou esquecidas. Logo, é preciso fazer uma varredura completa das informações pedidas pela EFD-Reinf, como todas as retenções e a contribuição previdenciária substituída.
A melhor prática é estabelecer um checklist antes de começar, e verificar depois se todas as etapas foram cumpridas. Não economize esforços nesse sentido.
Treine a equipe
Sua empresa perderá menos tempo e produtividade se os profissionais tiverem rotinas e procedimentos claros para registrar as informações necessárias à Receita.
O ideal é que as diferentes áreas, do financeiro ao jurídico, saibam exatamente o que precisam fazer em cada etapa. Desse modo, quando estiver chegando o prazo, a maior parte do trabalho já estará feita.
Use um Calendário de obrigações fiscais
O setor fiscal e tributário tem várias tarefas e responsabilidades, entre elas, o envio das obrigações mensais (que não são poucas). Porém, ir atrás de todas as informações faz o profissional perder muito tempo do seu dia, e tudo depende dele lembrar todos os dias se existe algo a ser entregue.
Para evitar erros e problemas com o Fisco, o ideal é possuir um calendário fiscal.
Dê o exemplo
A adaptação é um processo que envolve toda a empresa, até pela natureza multidisciplinar das informações envolvidas (contratos, finanças, obrigações previdenciárias, suprimentos, valores etc.) Portanto, é fundamental que a gestão da empresa mostre envolvimento e compromisso, para motivar as equipes e garantir que todas as peças vão se encaixar.
Nesse sentido, novamente: pode ser muito útil contar com os serviços de uma empresa especializada em contabilidade para ajudar a sua empresa a se preparar para a EFD-Reinf sem errar.
Afinal, esse processo veio para substituir alguns dos anteriores e é feito de forma digital, mas as informações a serem levantadas ainda são muitas — e sua empresa pode ter dúvidas a respeito das obrigações e procedimentos.
Enfim, esperamos que este artigo tenha sido útil para você entender o que é EFD-Reinf e como ela funciona. Como vimos, ela é de fundamental importância para a sua empresa, então, considere nossas dicas para declará-la da melhor forma possível.
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