Todo contribuinte e empresa tem que prestar contas ao Leão no começo do ano. As regras para isso são atualizadas constantemente, à medida que muda a legislação tributária e os programas usados pela Receita Federal. A partir de 2018, especificamente, a novidade é a EFD-Reinf.

Essa é a sigla para Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais. Basicamente, trata-se de um novo módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que vem complementar o eSocial.

A partir de agora, todas as empresas com CNPJ que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra e que são responsáveis pela retenção de impostos (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP e INSS) precisarão apresentar essa escrituração. Justamente por isso, é importante entender, de fato, o que é EFD-Reinf.

Neste artigo, veremos como ela funciona e qual é a sua importância para as empresas, além de conferir se você está obrigado a realizá-la. Também veremos os principais prazos envolvidos e algumas dicas de como preparar a EFD-Reinf da melhor maneira possível. Continue lendo para conferir:

O que é EFD-Reinf

A EFD-Reinf fornece informações sobre os rendimentos pagos e retenções de impostos não relacionados ao trabalho, ou para apuração de contribuições previdenciárias. Assim, ela substitui o módulo da EFD-Contribuições que apura a CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta).

Segundo a Receita Federal, a EFD-Reinf também substitui a necessidade de prestar essas informações em outras obrigações, como GFIP, DIRF e aquelas instituídas por outros órgãos de governo, como a RAIS e o CAGED.

As informações prestadas nessa escrituração incluem as associadas aos seguintes itens:

  • serviços tomados ou prestados mediante cessão de mão de obra;
  • retenções na fonte (COFINS, CSLL, IR, PIS/PASEP) incidentes sobre pagamentos efetuados a pessoas físicas e jurídicas;
  • recursos recebidos por ou repassados para associações que mantenham equipe de futebol profissional;
  • receitas de espetáculos desportivos por parte das entidades promotoras de eventos;
  • comercialização da produção e apuração da contribuição previdenciária substituída por agroindústrias e produtores rurais;
  • empresas sujeitas à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Quem está obrigado a declarar a EFD-Reinf

Como dissemos, devem entregar a EFD-Reinf todas as empresas com CNPJ — inclusive as isentas, imunes e públicas — que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra e que são responsáveis pela retenção de impostos (COFINS, CSLL, IR, PIS/PASEP).

Quais são os prazos envolvidos na EFD-Reinf

Os prazos chegaram a ser adiados, mas se você está lendo isto é bem provável que a sua empresa já tenha que declarar a EFD-Reinf. São eles:

  • para empresas com faturamento maior do que R$78 milhões em 2016 — entrega em 1º de maio de 2018;
  • para empresas com faturamento de até R$78 milhões em 2016 — entrega em 1º de novembro de 2018;
  • para Órgãos Públicos — entrega em 1º de maio de 2019.

Quais informações constam na EFD-Reinf

A EFD-Reinf é uma obrigação multidisciplinar, que abrange praticamente todas as áreas da empresa. Assim, antes de declarar, o contribuinte deve ter em mãos informações sobre:

  • finanças — pagamentos e recebimento de serviços; pagamento de tributos e contribuições; benefícios indiretos; receitas de partidas de futebol;
  • tributos — retenções de serviços tomados e prestados; retenções de impostos na fonte; contribuições previdenciárias.
  • jurídico — ações trabalhistas e depósitos judiciais;
  • suprimentos — cadastro de prestadores de serviço; recebimento de notas fiscais; comercialização de produção rural;
  • tecnologia — interfaces; extração da informação; cadastros; segurança da informação.

Também é importante ficar atento a alguns detalhes das normas, como a regra de cálculo de arredondamento: a EFD-Reinf considera até duas casas decimais, sem arredondar.

Suponha uma nota fiscal de prestação de serviços no valor de R$918,18, sujeita a retenção de 11%. Nesse caso: 11% de R$918,18 são R$100,9998, logo, o valor correto na obrigação é R$100,99 — ou seja, até a segunda casa decimal ou centavo.

Como preparar a EFD-Reinf

Vejamos, a seguir, alguns passos para a sua empresa se adaptar a essa nova obrigação.

Defina um responsável

“Cachorro sem dono morre de fome”, então, escolha um profissional que chefiará o projeto de implantar a EFD-Reinf. Essa missão, inclusive, pode incluir buscar uma empresa de contabilidade para lhe ajudar.

Como a obrigação é nova, em muitas empresas há a dúvida de qual setor deve ter a responsabilidade — se o fiscal, ou financeiro ou o RH. Para evitar que os departamentos batam cabeça, o ideal é alguém ter a tarefa definida desde já.

Faça um diagnóstico da estrutura tecnológica da empresa

Empresas ágeis e modernas, que já usam um ERP ou têm uma cultura de organização, geralmente já estão prontas para qualquer tarefa nova em poucos cliques. Mas esse pode não ser o caso da sua organização.

Assim, suas informações necessárias sobre contratos, impostos e valores podem estar dispersas em pastas, computadores ou até departamentos diferentes. Então, elimine esse problema e organize a sua empresa para atender à nova demanda.

Verifique as informações

A Receita Federal não lida bem com informações incorretas ou esquecidas. Logo, é preciso fazer uma varredura completa das informações pedidas pela EFD-Reinf, como todas as retenções e a contribuição previdenciária substituída.

A melhor prática é estabelecer um checklist antes de começar, e verificar depois se todas as etapas foram cumpridas. Não economize esforços nesse sentido.

Treine a equipe

Sua empresa perderá menos tempo e produtividade se os profissionais tiverem rotinas e procedimentos claros para registrar as informações necessárias à Receita.

O ideal é que as diferentes áreas, do financeiro ao jurídico, saibam exatamente o que precisam fazer em cada etapa. Desse modo, quando estiver chegando o prazo, a maior parte do trabalho já estará feita.

Dê o exemplo

A adaptação à EFD-Reinf é um processo que envolve toda a empresa, até pela natureza multidisciplinar das informações envolvidas (contratos, finanças, obrigações previdenciárias, suprimentos, valores etc.) Portanto, é fundamental que a gestão da empresa mostre envolvimento e compromisso, para motivar as equipes e garantir que todas as peças vão se encaixar.

Nesse sentido, novamente: pode ser muito útil contar com os serviços de uma empresa especializada em contabilidade para ajudar a sua empresa a se preparar para a EFD-Reinf sem errar.

Afinal, esse novo processo veio para substituir alguns dos anteriores e é feito de forma digital, mas as informações a serem levantadas ainda são muitas — e sua empresa pode ter dúvidas a respeito das obrigações e procedimentos.

Enfim, esperamos que este artigo tenha sido útil para você entender o que é EFD-Reinf e como ela funciona. Como vimos, ela é de fundamental importância para a sua empresa, então, considere nossas dicas para declará-la da melhor forma possível.

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