Documentos de transporte de mercadorias: conheça os 9 principais

Manter a conformidade fiscal no transporte de mercadorias é muito importante para a empresa evitar sanções e penalidades. No Brasil, existe uma série de documentos que precisam ser apresentados em uma fiscalização. Você sabe quais são eles?

Neste artigo, mostraremos quais são os documentos de transporte de mercadorias exigidos e como um sistema fiscal pode fazer a diferença no controle, acesso, armazenamento e na apresentação aos órgãos fiscais.

O que é documento de transporte?

Trata-se da documentação usada para comprovar a movimentação de mercadorias. Geralmente, contém dados sobre o remetente, destinatário, produto, quantidade de itens e valor da carga.

Existem diferentes documentos que podem ser exigidos durante uma fiscalização, tudo vai depender do tipo de transporte utilizado pela empresa, bem como da carga transportada.

Esses documentos são muito importantes para garantir a segurança das mercadorias durante todo o transporte. Mas não é só isso, também servem para a empresa cumprir com todas as exigências legais e facilitar os processos de entrega.

Quais são os documentos de transporte de mercadorias?

Agora, conheça 9 documentos de transporte de mercadorias.

1. NF-e: Nota fiscal eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento que contém todas as informações relacionadas à venda de produtos e serviços. Isso significa que inclui dados, como:

• Data e hora da operação;
• Descrição das mercadorias;
• Código NCM;
• Forma de pagamento.

A transportadora precisa ter acesso ao XML da NFe para comprovar que as mercadorias que estão sendo transportadas têm, de fato, origem e destinatário.

2. DANFE: Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica

O DANFE é um documento obrigatório que acompanha a mercadoria e serve como uma representação física da NFe. Contém informações importantes, como:

• Número da nota fiscal;
• Data de emissão;
• Valor total da operação;
• Descrição dos produtos.

Além desses dados, o DANFE também tem uma chave de acesso que pode ser utilizada pelos órgãos fiscalizadores para consultar a validade da NFe.

3. CT-e: Conhecimento de transporte eletrônico

O CTe é um documento fiscal eletrônico utilizado para documentar a prestação de serviços de transporte de cargas.

Nesse sentido, veio para substituir os antigos documentos fiscais de papel, como conhecimento de transporte rodoviário de cargas. Ainda, é uma obrigatoriedade para todas as empresas que realizam o transporte de mercadorias.

Aqui, descrição de produtos, quantidade de itens, remetente, destinatário e condições de entrega são apenas algumas das informações que compõem o documento.

O CTe é em formato digital, em XML, portanto a empresa precisa ter acesso à ele e também transportar o DACTE (documento auxiliar do CTe) junto à mercadoria.

4. DACTE: Documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico

O DACTE é o documento auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou seja, a versão física do CT-e. Assim como o DANFE, também tem um código de barras que pode ser utilizado pelos órgãos fiscalizadores para consultar a sua validade fiscal.

5. MDF-e: Manifesto eletrônico de documentos fiscais

O MDF-e é utilizado para documentar e monitorar toda a operação de transporte de cargas. Por isso, integra informações importantes de diversos documentos fiscais, como é o caso da própria Nota Fiscal Eletrônica e do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

O Manifesto Eletrônico deve ser emitido pelo responsável pelo transporte, sempre antes do início da operação. Embora muitos pensem que a emissão do MDF-e não é tão importante assim, a verdade é que o documento traz uma série de benefícios:

• Maior controle fiscal;
• Redução de fraudes;
• Gestão otimizada;
• Agilidade na fiscalização.

6. DAMDFE: Documento auxiliar do manifesto eletrônico de documentos fiscais

O DAMDFE é um documento que acompanha o MDF-e, sendo o modelo físico do manifesto eletrônico. Trata-se de uma obrigatoriedade para a circulação de mercadorias e a empresa que realiza a emissão do documento deve fornecer uma via do DAMDFE para o transporte das cargas.

Assim como o DANFE e o DACTE, o DAMDFE também tem um código de barras que pode ser utilizado para consulta do arquivo XML.

7. CIOT: Código Identificador da Operação de Transporte

O CIOT é um código utilizado para identificar a prestação de serviços de transporte.

Toda empresa que fizer o transporte de cargas - por meio de veículos próprios ou terceirizados - e tiver que fazer a emissão de documentos relacionados à operação (CTe e MDF-e, por exemplo), precisa ter o CIOT. A falta do código pode acarretar multas e outras penalidades.

8. RCTR-C: Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas

O RCTR-C é um seguro que indeniza danos à carga e a pessoas, sendo obrigatório para todas as empresas que trabalham com o transporte rodoviário. A apólice que comprova o seguro deve sempre estar em mãos do motorista e ser apresentada em casos de fiscalização.

9. VPO: Vale-pedágio obrigatório

O VPO é um benefício que o contratante do frete deve fornecer aos caminhoneiros, embarcadores e operadores de rodovias para que os mesmos possam pagar os pedágios durante o transporte. Esse crédito deve ser concedido em dinheiro, cartão ou qualquer outra forma de pagamento.

Como um software fiscal pode ajudar no transporte de cargas?

Hoje, todos os documentos de transporte de mercadorias exigidos são eletrônicos.

Se os motoristas não tiverem acesso rápido a essa documentação, pode ser que os veículos sejam apreendidos pelos órgãos fiscais, as cargas fiquem retidas e as entregas simplesmente atrasem.

Para evitar que esse tipo de situação ocorra e os motoristas tenham acesso instantâneo aos documentos, a empresa pode contar com um sistema de gestão de notas fiscais, como o Portal ConexãoNF-e.

Assim, é possível acessar o XML e PDF de NFes e CTes em poucos segundos, de qualquer lugar e dispositivo, desde que tenha acesso à internet.

Outro ponto positivo de contar com a tecnologia da ConexãoNF-e é um despacho de frete mais ágil, já que é possível baixar e imprimir os documentos auxiliares DANFE e DACTE com facilidade para iniciar o transporte.

Saiba mais sobre como a tecnologia ajuda nos processos de transporte de mercadorias! Acesse nosso artigo: Como um sistema de gestão de Notas fiscais pode otimizar a rotina da sua transportadora.