O armazenamento do XML das notas fiscais é uma obrigatoriedade legal para empresas e negócios que emitem e que recebem notas fiscais eletrônicas (NFe) e outros documentos.
No entanto, é importante destacar que a SEFAZ não é responsável pelo armazenamento dos XMLs das notas fiscais emitidas, apenas pelos seus registros para fins fiscais, o que fica a cargo das empresas.
Para as empresas, o desafio é: como capturar o XML da NFe?
Neste artigo, mostramos como esse processo pode ser simples com o uso da tecnologia certa. Confira!
Como capturar XML da NFe?
A captura do XML da NFe e do CTe pode ser feita de forma manual, por meio do site da SEFAZ no Portal Nacional da NFe ou do CTe, ao digitar a chave de acesso. Para ganhar mais agilidade e segurança, muitas empresas optam pela captura automática de XML, usando a plataforma da ConexãoNF-e.
Veja a seguir o passo a passo de cada uma das formas de capturar XML.
Captura de XML no site da SEFAZ
Para a captura de XML pelo portal da SEFAZ é necessário que a empresa receba a chave para gerar a NFe ou CTe, o que muitas vezes não acontece, dificultando o controle de todos os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa.
Em posse da chave de acesso, basta seguir o passo a passo:
- Acessar o Portal Nacional da NF-e ou o Portal Nacional do CT-e;
- Passar o mouse em “serviços” para clicar em “consultar NF-e” ou “consultar CT-e”;
- Digitar os 44 números da chave de acesso;
- Resolver um captcha;
- Inserir o Certificado Digital;
- Baixar o XML;
- Armazenar o documento.
O processo é realizado para cada documento, sem a possibilidade de fazer a captura por lote. Portanto, consultar XML nos sites da SEFAZ é lento e pouco produtivo.
Além disso, quando feito dessa maneira, o setor fiscal depende do recebimento da informação por e-mail para conhecimento da emissão do documento fiscal (NF-e, CT-e e outros).
No caso de notas frias emitidas contra o CNPJ da empresa, não serão recebidos os dados da chave de acesso e PDF via e-mail, dificultando a conferência e expondo a empresa a possíveis sanções pelo fisco. Saiba mais em nosso artigo sobre notas frias.
Captura automática de XML
Para capturar XML de NFe de forma mais simples, rápida e eficaz, basta usar um software de integração. Com a plataforma ConexãoNF-e, é possível fazer esse processo da seguinte forma:
- Acesse o site da ConexãoNF-e (caso não seja nosso cliente, experimente através do teste grátis);
- O sistema irá trazer seus documentos fiscais habilitados para seu certificado digital de forma automática direto da SEFAZ;
- Você pode consultar tudo em tela, e os documentos ficam armazenados em segurança na nuvem, conforme a legislação.
Uma das grandes vantagens de capturar XML de forma automática com ConexãoNF-e é a possibilidade de baixar os documentos em lote.
Além disso, a plataforma oferece outras diversas funcionalidades, como realizar o manifesto do destinatário e desacordo do CTe em segundos, utilizar filtros e marcadores inteligentes, importar XML no ERP de forma automática, e muito mais.
Guarda obrigatória dos XMLs
É de grande importância para sua empresa estar de acordo com a legislação e efetuar a guarda dos documentos fiscais em conformidade, buscando uma forma segura e eficaz para isso.
A cláusula décima do AJUSTE SINIEF 07/05 nos traz que o emitente e o destinatário devem manter a NFe em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária, que é de 5 anos calendários fechados mais o ano corrente.
Conforme indica a legislação, não basta apenas “arquivar a NF-e”, mas sim os arquivos correspondentes.
Utilizando a tecnologia a seu favor, com uma plataforma como a ConexãoNF-e, você estará cumprindo as normas legais e guardando seus documentos fiscais com segurança e facilidade de acesso na nuvem.
Como a ConexãoNF-e pode ajudar sua empresa
Além de fazer a captura automática de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras, a ConexãoNF-e oferece mais vantagens como:
- Consulta e gestão de NFe, NFSe, NFCe, CTe e CTe OS;
- Guarda dos documentos em nuvem por pelo menos 5 anos;
- Acompanhamento do status dos XMLs na SEFAZ;
- Download de XML, DANFE e DACTE em lote;
- Geração de relatórios para apurar impostos;
- Possibilidade de fazer o manifesto do destinatário e o desacordo do CTe;
- Integração com ERP e sistemas contábeis; entre outras.
Tudo isso com segurança nas informações e garantia de que tudo está de acordo com a legislação.
A ConexãoNF-e é uma plataforma de fácil acesso, intuitiva, que gera maior agilidade e produtividade nos processos, automatizando e reduzindo o tempo de execução de tarefas manuais e repetitivas.
Aproveite nosso teste grátis e conheça todos os recursos da ConexãoNF-e!
