Gestão de documentos fiscais: Conheça os benefícios de usar um aplicativo especialista

A obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) trouxe diversas modificações na maneira de conduzir a gestão fiscal das empresas. Desde que passaram a emitir o documento de forma eletrônica, os responsáveis começaram a ver sumir os antigos aparatos tão característicos da área, como aqueles grandes armários de ferro cheio de gavetas, as pastas de papel pardo e os organizadores por letras do alfabeto. Sai o método físico de armazenar os papéis e entra a forma digital e como não poderia deixar de ser, já existem aplicativos que garantem a completa gestão dos documentos fiscais (XML).

No princípio pode até parecer um pouco mais complicado, mas com a utilização constante de um sistema, é fácil perceber as vantagens que o meio eletrônico traz para qualquer negócio. Afinal, assim como a nota fiscal  ficou eletrônica e virou “NFe”, todo o processo de guarda e custódia também precisa estar alinhado com este novo modelo. Além do mais, notas fiscais impressas não são mais válidas, servem apenas como documento auxiliar para o processo.

A Gestão de documentos fiscais aliada da produtividade e segurança

E não pense que a tecnologia trouxe somente novas obrigações. Junto com ela vieram inúmeros benefícios, que geram, principalmente, o aumento da produtividade dentro das empresas e a segurança jurídica de fazer o certo perante a lei. “Como desfrutar dessas vantagens?”, você pergunta. E nós respondemos: usando um aplicativo para fazer a gestão de documentos fiscais.

Para você entender melhor, listamos abaixo os principais benefícios de poder contar com um aplicativo para receber e guardar os documentos fiscais (XML) da sua empresa. Confira:

  • Acaba com a dependência do e-mail – a solução que guarda os arquivos fiscais elimina a dependência do e-mail e a necessidade de constantes telefonemas e apelos junto aos fornecedores e parceiros;
  • Identifica fraudes de estelionatários – ao capturar as notas fiscais eletrônicas diretamente da Secretaria da Fazenda (Sefaz), é possível identificar se o CNPJ está sendo usado por estelionatários para as mais diversas práticas. A mais comum é a chamada geração de títulos frios para compensação bancária;
  • Elimina a necessidade de digitação dos dados da DANFe – A importação do arquivo XML para o ERP permite que os profissionais responsáveis pela atividade tenham mais tempo e possam ser realocados para áreas fins do negócio;
  • Evita o risco de multas devido inconsistência dos dados – ao custodiar e gerir 100% dos arquivos XML o aplicativo também faz a conferência da autorização e validade da NFe junto à Sefaz;
  • Antecipa os problemas do fechamento mensal – possibilita identificar com antecedência quais são os documentos recebidos ao longo do mês e quais já foram lançados no sistema de ERP, evitando que documentos sejam esquecidos e deixados para última hora;
  • Armazena os documentos fiscais de forma organizada – o aplicativo é inteligente e desenvolvido para guardar todas as NFe, CTe e seus eventos em um banco de dados, deixando as informações disponíveis para consulta ou solicitação a qualquer momento;
  • Elimina o risco de recebimento de notas fiscais canceladas – monitora o período de cancelamento conforme o prazo da Sefaz emissora e alerta caso uma NFe já recebida for cancelada pelo fornecedor;
  • Disponibiliza os documentos a qualquer hora – ao adotar um aplicativo de guarda de arquivos XML, não é mais preciso imprimir os documentos para guardá-los. Os DANFEs e DACTEs estarão sempre disponíveis para impressão.

Organização e vantagem estratégica

Viu como é importante ter tudo organizado? Procure uma solução confiável e que possa lhe oferecer todas essas vantagens. A sua empresa ganha ao ter segurança nos processos e evitar qualquer tipo de penalidade. Você e sua equipe ganham ao poderem trabalhar com mais tranquilidade e ainda investir tempo em atividades mais estratégicas, deixando a burocracia para os sistemas eletrônicos.

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