Se tem uma palavrinha que os contadores entendem bem, essa palavra é burocracia.
Acontece que com ajuda da tecnologia, até mesmo estes profissionais podem contar com sistemas que reduzem a burocracia e aumentam a eficiência e a produtividade da empresa.
É por isso que hoje vamos falar sobre os sistemas contábeis, tecnologias que possuem uma posição estratégica dentro das empresas e escritórios.
Quer entender melhor o que é um sistema de contabilidade e por que a sua empresa está perdendo de não ter um?
Então vamos lá!
O que é um sistema de contabilidade?
Um sistema de contabilidade é, basicamente, um software que automatiza tarefas complexas e demoradas em um escritório.
Os contadores precisam lidar diariamente com leis tributárias, documentos fiscais e uma série de atividades que tomam tempo de produção.
Por isso, os sistemas de contabilidade podem facilitar esse processo e oferecer mais agilidade ao dia a dia do escritório contábil.
Nesse momento, muitos gestores podem pensar que apenas empresas grandes podem pagar o preço dos softwares contábeis. E é aí que muitos se enganam.
Muitas vezes, quem mais se beneficia são as médias e pequenas empresas, pois podem crescer com mais segurança e organização.
O ideal não é procurar um sistema contábil barato, mas sim um que tenha um bom custo-benefício.
Afinal, qual é a importância dos sistemas contábeis?
A resposta mais direta possível é: facilitar a vida dos contadores.
Já sabemos que o papel desses profissionais é indispensável para as empresas e que ele mudou ao longo dos anos.
Hoje eles atuam com um papel muito mais consultivo, ajudando diretamente nas estratégias de crescimento das empresas. Sua função tem muito mais peso atualmente do que tinha antes.
Agora, deixo com vocês a seguinte reflexão: como um contador pode dar conta de todas as demandas modernas e atuais das empresas se precisar cumprir manualmente funções burocráticas extremamente demoradas?
Difícil dar conta de tudo, não é mesmo?
E é exatamente para passar por isso com mais facilidade que os softwares contábeis estão cada vez mais completos, inteligentes e eficientes.
Quais são as principais funcionalidades dos sistemas contábeis?
Softwares que fazem a gestão da folha de pagamento, a gestão tributária e a gestão fiscal são alguns dos programas que um contador usa.
Além disso, separamos algumas das principais funcionalidades dos sistemas de contabilidade. Confira!
Consulta de documentos (NFe, CTe, CTe OS)
Já imaginou ter acesso aos documentos fiscais de uma só vez e sem precisar colocar a chave de acesso a cada passo?
Com um sistema contábil consultar os documentos fiscais é muito mais simples.
Isso porque consultar os documentos da SEFAZ pode ser lento e trabalhoso. Você, mais do que ninguém sabe disso, não é mesmo?
Imagine que todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ estão na SEFAZ. Se você for fazer o processo pela própria Secretaria da Fazenda, precisa achar a chave de acesso dos XMLs e baixá-los de um por um.
Mas essa captura pode ser feita automaticamente por um sistema inteligente que identifica seu CNPJ ou CPF pelo Certificado Digital.
Veja como isso é possível na prática, por meio do software ConexãoNF-e:
Captura de NFSe
A captura de Nota Fiscal de Serviço tem sido um grande problema para empresas de todos os portes e segmentos.
Não existe um padrão nacional definido, ou seja, fica a cargo de cada prefeitura escolher o layout que deseja utilizar.
Na prática, é preciso esperar pelo e-mail dos prestadores de serviço para conseguir lançar a NFSe. Mas com a tecnologia não precisa ser assim!
O sistema da ConexãoNF-e já recebe e consulta as Notas Fiscais de Serviço de mais de 5.000 prefeituras brasileiras, é a maior cobertura do país.
Para alcançar esse nível de cidades conectadas, o software trabalha em três frentes:
- Captura via WebServices das prefeituras que possuem estes WebServices (nem todas possuem);
- Captura via e-mail para as prefeituras que não tem WebServices mas enviam as notas em XML;
- Captura via RPA tecnologia, em que o sistema faz cadastro e entra em cada prefeitura, captura os documentos e transforma em XML padrão SEFAZ.
Todos os documentos recebidos são armazenados no Portal ConexãoNF-e, em nuvem, com total segurança e pelo tempo previsto em lei.
Além disso, com a transformação das NFSes em padrão SEFAZ e Abrasf, é possível integrar o recebimento automático no ERP e em outros sistemas.
Gestão e armazenamento de documentos fiscais
Armazenar documentos fiscais é lei. O período mínimo de armazenamento do XML é de 5 anos.
Entretanto, o tempo de armazenamento de XMLs na SEFAZ é bem menor.
Para se ter uma ideia, no caso da CTe o tempo de armazenamento é de 180 dias. Já para a NFe o período que o documento completo fica disponível é de apenas 30 dias.
Com os sistemas contábeis, os documentos ficam armazenados em nuvem pelo tempo determinado na lei.
Consultar documentos antigos e realizar o controle e manutenção das informações se torna muito mais fácil.
A organização e gestão eficiente de documentos, certamente é uma característica comum de todas as grandes empresas.
Integração ao ERP
Tudo o que falamos até aqui só faz sentido se estiver integrado ao ERP da sua empresa, certo?
Afinal, se o assunto é facilitar o acesso e gastar menos tempo com tarefas operacionais, a integração entre sistemas é essencial.
Por isso, se você vai investir em um sistema contábil, tenha certeza de que ele pode ser integrado ao seu ERP.
Dessa forma, você:
- centraliza todas as informações em uma só plataforma;
- elimina diversos processos e aumenta o nível de eficiência geral dos funcionários;
- torna acessível a consulta aos documentos fiscais diretamente do seu ERP.
E o melhor: cria um fluxo eficiente de informações, gerando mais agilidade nas tarefas diárias.
Por que investir em um sistema contábil?
Investir em um sistema contábil eficiente é estar alinhado com o mercado e a tecnologia.
Já vimos que os benefícios existem e não são poucos.
A questão aqui é saber se o seu escritório contábil está aberto às mudanças, às novas possibilidades e pronto para oferecer aos seus clientes o melhor atendimento.
Com um mercado contábil cada vez mais complexo e competitivo, a tecnologia nos ajuda a descomplicar.
Investir em um sistema contábil eleva o grau de produtividade da sua equipe e permite oferecer aos seus clientes muito mais eficiência.
Como escolher o sistema contábil ideal?
Se você está em dúvida de qual sistema contábil escolher para a sua empresa, procure sempre pelas seguintes características:
- funcionalidades que atendem às necessidades da sua empresa e dos seus clientes;
- um bom custo-benefício;
- sistemas em nuvem, que podem ser acessados de qualquer lugar;
- uma equipe de suporte eficiente;
- teste gratuito antes de assinar o contrato.
E lembre-se: os softwares fiscais estão entre os sistemas de contabilidade mais utilizados por contadores.
A ConexãoNF-e, além de receber, faz o armazenamento e gestão de NFe, NFSe, e CTe e possui inúmeros cases de sucesso no mercado.
Quer encontrar o melhor sistema para contador e ainda contar com todas essas vantagens?
Conheça mais sobre a ConexãoNF-e!
Conclusão
Vimos algumas características indispensáveis para encontrar os melhores sistemas contábeis do mercado.
Entre elas estão a redução da burocracia e a inclusão de funções que aumentem a produtividade entre os colaboradores.
Alguns exemplos de automação que facilitam o dia a dia dos escritórios contábeis são a captura de documentos fiscais e a disponibilidade de poder concentrá-los em um só sistema.
Se na sua contabilidade você ainda depende de e-mails de clientes, fornecedores e prestadores de serviços, conte com a ConexãoNF-e!
