A Nota Fiscal eletrônica foi implantada com o objetivo de facilitar a vida dos empresários, reduzir a burocracia e aumentar o controle por parte do Fisco, que passou a ter meios mais eficazes para controlar o processo de emissão.

Em muitos casos, a utilização da NF-e já é compulsória, e para aquelas empresas que ainda não são obrigadas a substituir o modelo físico pelo digital, podem aderir à NF-e para obter suas vantagens em agilidade, segurança e economia.

Ainda, a tendência é que o modelo de Nota Fiscal Eletrônica seja obrigatório a todos, portanto, confira o post para esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto.

O que é Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?

Como você já sabe, a Nota Fiscal é o documento que comprova a realização de uma operação de compra e de venda de um produto ou serviço.

Ela descreve a transação realizada, indica as partes na operação, apresenta os tributos recolhidos e confere legitimidade para a relação comercial.

A Nota Fiscal eletrônica tem a mesma função. A diferença é que ela é emitida e recebida por meios eletrônicos, em formato XML.

Sendo assim, a transação fica muito mais rápida e segura, além da economia de papel e tinta que seriam gastos na impressão do modelo antigo da Nota Fiscal.

Quem é obrigado a emitir?

Os protocolos ICMS 10/07 e 42/09, ambos do Ministério da Fazenda, possuem a lista completa das empresas que já são obrigadas a emitir a Nota Fiscal eletrônica.

Para saber se é o seu caso, confira com calma esses documentos e, em caso de dúvidas, entre em contato com profissionais especializados no assunto.

Convém ressaltar, ainda, que são obrigadas a emitir NF-e todas as empresas que:

  • servem à Administração Pública, ainda que indiretamente;
  • realizam transações de venda para clientes de outros estados;
  • possuem envolvimento com atividades relacionadas à importação ou à exportação.

Mesmo se sua empresa ainda não tiver a obrigatoriedade, é importante modernizar o trabalho a fim de garantir vantagens competitivas, facilidade e agilidade em processos. Além disso, a tendência é que todas as empresas sejam obrigadas a utilizar esse modelo de nota fiscal.

Quais são os requisitos para emissão?

Para emitir a NF-e, sua empresa precisa estar regular e não possuir nenhum débito junto à SEFAZ, para que assim consiga realizar um cadastro. É preciso também obter um certificado digital e contratar um software de emissão.

A conexão com a internet também será necessária, para que se possa fazer o envio das informações à Secretaria da Fazenda. Contudo, caso você tenha algum problema, poderá atender o cliente normalmente e realizar a operação no sistema interno da empresa.

Feito isso, você terá um prazo para repassar as informações e regularizar a situação.

O que é Certificado Digital e como obter?

O Certificado Digital surgiu para conferir legalidade às transações eletrônicas. Trata-se de uma assinatura digital diretamente vinculada ao seu CPF ou ao CNPJ da sua empresa.

Com isso, o documento estará assinado e, consequentemente, a operação será reconhecida, sem precisar sair do trabalho para reconhecer a assinatura em Cartório ou para passar procuração.

Tudo poderá ser feito pelo computador, sem trânsito, sem perda de tempo e sem gastos adicionais.

Além disso, após assinado, o documento não poderá ser assinado novamente. Isso significa que você terá mais segurança para transmitir informações por meios online.

Para obter um Certificado Digital, é preciso escolher uma autoridade certificadora (AC), credenciada pelo ICP-Brasil. Existem várias as ACs, e todo o processo de escolha e pedido do Certificado Digital acontece através da internet.

Qual a diferença entre NF-e e Danfe?

DANFe é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, ele contém as informações da NF-e de forma simplificada.

Nele são descritos os dados da operação, as informações de identificação das partes e o valor do tributo a ser pago, além da chave de acesso da NF-e.

Ele é essencial em várias transações, como no caso de vendas eletrônicas, por exemplo, em que o DANFe vai junto com a mercadoria durante o transporte.

O DANFe não tem valor fiscal, ou seja, em uma fiscalização o importante é apresentar o arquivo XML. Portanto, armazenar o DANFe não é necessário, uma vez que você tenha o XML da NFe em mãos.

Para imprimir o documento, você deve utilizar folha comum, em tamanho A4, e seguir os procedimentos indicados no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Quais os benefícios da Nota Fiscal eletrônica?

Além de reduzir as despesas com impressão e agilizar as operações, conforme mencionamos acima, a NF-e confere mais transparência aos processos fiscais e reduz o número de erros.

Da mesma forma, ela é um incentivo à adoção das tecnologias disponíveis no mercado e aumenta o controle por parte do Fisco, o que contribui para a redução da sonegação fiscal e das fraudes ao sistema tributário.

Em alguns casos, ela ainda ajuda para que o contribuinte vendedor consiga descontos no IPTU e no ICMS. Sobre esse assunto, é interessante que você se informe no seu município e no seu estado, e converse com o seu contador.

Devo armazenar a NF-e?

O arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica deve ser armazenado tanto pelo emitente da NF-e, quanto pelo destinatário, por no mínimo 5 anos conforme a lei.

A perda ou extravio deste documento pode incorrer em multas para a empresa, portanto, é necessário buscar soluções para manter a organização do documento fiscal.

Agora que você já conhece melhor a Nota Fiscal Eletrônica, que tal aprender dicas de como manter a organização de seus documentos fiscais? Com certeza este conteúdo será interessante para você!

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e