Seguir à risca a legislação fiscal é essencial para implementar uma gestão empresarial responsável e de acordo com as exigências do governo. Sendo assim, é muito importante que a administração entenda bem o funcionamento do negócio e tenha uma postura rigorosa em relação aos tributos que precisam ser pagos.
No entanto, nem todas as empresas têm o rigor necessário para ficar dentro da lei e principalmente evitar perdas. Quando acontecem falhas nessa área, além de problemas de ordem judicial, também podem ocorrer prejuízos financeiros devido às multas.
Neste artigo, vamos falar sobre o tema e mostrar a importância de uma gestão fiscal comprometida com o sucesso da empresa. Continue a leitura e entenda.
As principais responsabilidades fiscais de uma empresa
As responsabilidades fiscais de uma empresa variam de acordo com o regime tributário adotado e tratam-se das obrigações relativas ao pagamento de tributos e suas ocorrências diretas e/ou indiretas.
Toda empresa deve conhecer bem quais são as suas obrigações e, a partir disso, adotar as medidas cabíveis. Entre as principais responsabilidades fiscais de uma empresa estão as seguintes.
Enquadramento correto no regime de tributação
A primeira preocupação fiscal de toda empresa é com o planejamento sobre o regime tributário que será adotado, pois ele irá definir sobre quais impostos sua empresa deve pagar, e o que ela precisa declarar.
São 3 os principais sistemas de tributação: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Cada um possui suas características, pontos fortes e fracos, e só é possível trocar o regime após completar um ano fiscal.
→ Simples Nacional
Neste modelo, os tributos são todos reunidos em uma única guia, o DAS, para o pagamento mensal. Além disso, há também um tributo anual, e tudo é feito de forma muito simples e ágil. Veja quem pode adotar o Simples Nacional:
- Microempreendedor individual (MEI) com receita bruta anual de até R$81 mil;
- Microempresa com receita bruta anual de até R$360 mil;
- Empresa de pequeno porte com receita bruta anual entre R$360 mil e R$4,8 milhões.
Outra questão, além do faturamento, é sobre algumas regras específicas que impedem determinados tipos de negócio a utilizarem o Simples Nacional. Portanto, é preciso se informar bem para não acabar tendo dores de cabeça no futuro.
→ Lucro Presumido
As empresas que tem receita bruta anual inferior a R$78 milhões podem adotar o Lucro Presumido, com exceção de alguns modelos de negócio ou segmento de mercado.
Neste regime, a tributação é contabilizada sobre uma margem de lucro presumido, obtida pela aplicação de alíquota, que varia em função da atividade da empresa.
É importante estudar o caso da sua empresa com um contador para saber se este é o melhor modelo, pois talvez o Lucro Real possa ser uma opção mais interessante.
→ Lucro Real
Este regime de tributação é obrigatório para as empresas que possuem renda anual bruta superior a R$78 milhões. É o sistema mais complexo e burocrático de todos, portanto, ter uma equipe especializada é indispensável.
Como o próprio nome diz, a tributação ocorre sobre o lucro total da empresa, independente do número de funcionários. Por isso, é preciso registrar tudo, sendo que qualquer erro pode acabar em problemas com o Fisco.
Elisão fiscal e a legislação no Brasil
É possível economizar no pagamento dos tributos de forma legal e consciente, para isso existe a elisão fiscal, que é anterior ao fato gerador.
A elisão fiscal consiste na análise sobre os modelos tributários disponíveis, e o planejamento sobre o que é melhor para a empresa, de modo que a carga tributária diminua e a margem de lucro aumente.
Deste modo, essa é uma prática que vai de acordo com o que está previsto na legislação fiscal brasileira, sendo que não há fraudes e sim um bom planejamento tributário.
Cuidados com os documentos fiscais eletrônicos
Os documentos fiscais como a NFe, NFSe, NFCe e CTe são muito importantes para a empresa, pois eles registram os dados de compras e vendas de produtos e serviços. Nestes arquivos contém também registros de impostos a serem recolhidos.
Por lei, é obrigatório armazenar os documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos por no mínimo 5 anos. Durante esse período, a Receita Federal pode fiscalizar a empresa, e caso algum documento solicitado não seja apresentado, multas e outras penalidades podem ser aplicadas.
É importante enfatizar também que o documento válido para fiscalizações é o XML, documento digital em que são constituídas as notas fiscais e demais DFes. O PDF que acompanha as mercadorias, conhecido como DANFE, não possui validade jurídica.
Por isso, o ideal é ter um software automatizado para consultar NFSe, NFe e CTe direto das prefeituras e da SEFAZ, de modo a garantir o controle total sobre esses arquivos.
Outros destaques da lei sobre os documentos fiscais eletrônicos
São elementos analisados para a autorização de uso da NFe:
- regularidade fiscal do emitente;
- credenciamento do emitente para emissão de NFe;
- assinatura digital; integridade do arquivo;
- leiaute padrão conforme o Manual de Orientação do Contribuinte;
- numeração do documento.
(Fonte: Ajuste SINIEF 07/05)
De modo geral, o arquivo a ser armazenado é o XML de nota fiscal, porém, é possível manter o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) em seu lugar quando o destinatário não é credenciado para emitir NFe.
Neste caso, o destinatário pode manter o DANFE, e a escrituração poderá ser efetuada com base nas informações dele.
(Fonte: Ajuste SINIEF 07/05)
Nas operações de venda a varejo para consumidor final, por meio eletrônico, venda por telemarketing ou processos semelhantes, o DANFE poderá ser apresentado em arquivo eletrônico (exceto nos casos de contingência ou quando solicitado pelo adquirente).
(Fonte: Ajuste SINIEF 07/05)
Discriminação de tributos na nota fiscal
Também vale lembrar que, desde de 2015, as empresas são obrigadas a discriminar na nota fiscal os tributos incidentes em qualquer operação. Isso é válido tanto para as vendas de mercadorias quanto para a prestação de serviços.
Entre os principais tributos que a empresa deve pagar estão:
- ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
- DIPJ - Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica
- IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados
- PIS - Programa de Integração Social
- CSLL - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
- ISSQN - Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza
Estes impostos variam entre federais, estaduais e municipais, portanto, o ideal é ter um contador ou escritório contábil especializado para cuidar das questões tributárias na sua empresa.
Manutenção dos registros e livros contábeis atualizados
Também é obrigação das empresas manterem seus registros contábeis sempre atualizados, visto que, em 2003, a contabilidade passou a ser obrigatória de acordo com determinação do Novo Código Civil.
De acordo com o que é estabelecido no documento oficial, as empresas devem cumprir com todas as obrigações trabalhistas, fazer o registro das suas transações financeiras em livro diário escriturado e fornecer informações relativas ao funcionamento da empresa sempre que for solicitado pelas autoridades cabíveis.
Além disso, é preciso armazenar os livros conforme a Lei nº 5.172, de 1966:
“Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.”
Consequências do descumprimento da legislação fiscal
As empresas que não cumprirem com suas obrigações legais relativas à legislação fiscal cometem crimes fiscais e estão passíveis de punições como as seguintes.
Processos judiciais
As empresas são obrigadas a emitir notas fiscais eletrônicas. Entre as punições mais comuns para as que não emitem como devem estão as multas que variam de 10 a 100% do valor total dos documentos não emitidos. Além disso, a sonegação de impostos também é crime – Lei 4.729/65 – podendo levar o empresário à cadeia, processado judicialmente.
Os processos judiciais podem representar grande perda financeira para as empresas, uma vez que, além de terem que pagar multas, ainda têm sua capacidade de investimentos e busca de recursos minimizados.
Impedimento de participar de licitações
Empresas que não estejam de acordo com as exigências da legislação fiscal são automaticamente impedidas de participarem de processos de licitações e concorrerem à prestação de serviços para órgãos públicos.
Impossibilidade de obter empréstimos
Outro impedimento bastante significativo e que traz enorme prejuízo para a empresa é a impossibilidade de obter empréstimos que poderiam ser usados para potencializar resultados positivos e melhorar o desempenho do negócio a partir de um desenvolvimento sustentável e consistente.
Como as empresas fazem uma análise de perfil rigorosa para a concessão de empréstimos, caso haja pendências fiscais, as chances de aprovação podem ser menores em comparação com as empresas que estão com as suas obrigações em dia.
Prejuízo na imagem da empresa
Ter uma imagem positiva, assim como uma boa reputação, é fundamental para empresas que desejam assumir lugares de destaque nas suas áreas de atuação. Nesse sentido, empresas que não seguem à risca a legislação fiscal têm seu nome prejudicado, visto que não cumprem corretamente seus deveres.
Neste conteúdo, falamos sobre a importância de uma empresa seguir com rigor a legislação fiscal a fim de evitar prejuízos e promover o crescimento constante da empresa. Com determinação, conhecimento e comprometimento da equipe administrativa, é possível alcançar ótimos resultados.
Ou seja, vale a pena ficar de olho e dar uma atenção especial à gestão fiscal da sua empresa, não acha?
Dica: A ConexãoNF-e é uma ferramenta que faz o recebimento automático de notas fiscais eletrônicas e armazena os arquivos XML pelo período de 5 anos conforme determina a lei. Assim, a organização e cumprimento de regras legais é facilitada.
Gostou deste artigo? Para saber mais sobre o assunto e melhorar cada vez mais o desempenho da sua empresa, continue no nosso blog e leia outro conteúdo – Tudo sobre Notas Frias - saiba como se precaver.
