Saber como armazenar XML da NFe é tão importante quanto conhecer a Legislação para a emissão desse tipo de documento. O arquivo gerado após esse procedimento é o que servirá para comprovar a existência e validade de uma nota fiscal.
Por isso é importante que ele seja guardado em um ambiente seguro e de fácil acesso, pois, caso seja solicitado pela autoridade fiscalizadora e você não consiga entregar a tempo, sua empresa poderá sofrer com sanções e até mesmo multas.
Neste artigo, vamos mostrar para você como armazenar o XML da NFe com segurança, para que sua empresa nunca tenha problemas fiscais. Acompanhe!
Por quanto tempo é preciso armazenar a nota fiscal?
Antes mesmo do surgimento da Nota Fiscal eletrônica, a legislação já determinava que os documentos fiscais deveriam ser guardados por um período mínimo de 5 anos, contados da sua emissão.
Agora com a Nota Fiscal eletrônica este prazo continua vigente, no entanto, a diferença é que no lugar do documento impresso, o que vale é o arquivo XML. É importante enfatizar aqui que o DANFE online ou impresso que acompanha as mercadorias não têm validade fiscal para empresas.
O que evitar na hora de armazenar XML da NFe?
Arquivos XML são documentos digitais e, como tais, precisam ser armazenados em espaços destinados à guarda desse tipo de documento.
Porém, muitas pessoas armazenam esses arquivos em dispositivos móveis como HDs externos, notebooks, pen drives e até DVDs. Essa prática é péssima, uma vez que esse tipo de dispositivo não oferece a segurança necessária para os seus arquivos, já que podem ser perdidos, roubados, ou mesmo estragar com o tempo.
Além disso, se estes dispositivos físicos não estiverem próximos de você, será difícil consultar um dado ou informação constante em um XML de NFe.
Outro ponto importante é que não é seguro armazenar documentos fiscais em um computador, isso por que é preciso garantir que todos os arquivos estarão seguros por no mínimo 5 anos, e por mais organizado que estejam as informações, se ocorrer algum sinistro, queima de HD, ou afins, não será possível recuperar os XMLs.
Como armazenar o arquivo XML de forma segura
A forma mais segura de armazenar XML de documentos fiscais, é usando a nuvem. Para isso, é preciso contar com um software que automatiza a captura e backup das notas fiscais com segurança.
Uma plataforma que faz essa guarda de documentos de forma segura é a ConexãoNF-e. O sistema captura os documentos direto da SEFAZ e das prefeituras, e armazena NFe, NFSe e CTe recebidos, além de NFe e NFCe emitidos.
Outra opção é o armazenamento em servidores conectados à rede da sua empresa. Nesse caso, você pode criar uma regra de acesso e permitir que apenas os responsáveis pela emissão e gestão fiscal tenham acesso aos XMLs.
Caso escolha a segunda alternativa, é preciso ter em mente que será necessário fazer o backup dos arquivos para a nuvem periodicamente, pois, caso algum local de armazenamento venha a se perder, você precisará recuperar os documentos.
Como manter os documentos organizados?
Não basta saber onde arquivar NFe, é preciso também entender como deixar os arquivos XML organizados, pois na hora de uma fiscalização, você precisará encontrar os documentos de forma rápida.
Se optar por um software de gestão de documentos fiscais na nuvem, como o da ConexãoNF-e, não precisará se preocupar com isso, afinal, a própria solução organiza os XMLs e disponibiliza filtros e marcadores.
Porém, se você pensa em organizar tudo de forma manual, na nuvem, será necessário um pouco de cautela e paciência.
A exemplo, vamos supor que você optou por armazenar tudo no Google Drive. Um jeito prático de organizar é separar por pastas, em níveis. Primeiro, você pode fazer duas pastas primárias, que dividem os documentos entre emitidos e recebidos. Depois, desenvolver as demais pastas dentro destas, seguindo a ordem:
- tipo de documento (NFe, NFSe, CTe...);
- ano de emissão;
- mês de emissão.
Dependendo das necessidades da sua empresa, essa ordem pode ser diferente, ou até mesmo incluir outros dados como: fornecedor, cliente, dia da emissão, entre outros.
O que importa é que você deve conseguir encontrar qualquer documento sem muito esforço. Nesse caso, a diferença entre usar ConexãoNF-e e pastas no Drive é a facilidade de visualizar as informações:
- Com pastas manuais, você precisa abrir cada arquivo para ver os detalhes;
- Com ConexãoNF-e, você terá em tela as informações principais dos documentos listados, sem precisar abrir o XML.
Por que devo me preocupar com o armazenamento?
Como foi mencionado, a NFe surgiu para mudar uma série de procedimentos antigos que eram realizados dentro da empresa e que abriam muita margem para fraudes e desvios que poderiam prejudicar a arrecadação do fisco e até mesmo, a empresa.
Com essa mudança, toda a importância do armazenamento das folhas das notas fiscais passaram para o arquivo XML, obrigando as empresas a guardá-los em locais seguros e de fácil acesso, de forma que, quando solicitados, sejam prontamente entregues.
Por esse motivo é tão importante arquivar XML da NFe, afinal, a simples falta de um desses arquivos pode gerar problemas graves para a empresa, que inclui o pagamento de multas por cada arquivo não encontrado.
É importante que o gestor tenha em mente que o XML é a própria Nota Fiscal eletrônica, sendo assim, é a ele que deve se voltar toda a importância do armazenamento. A presença desse documento é o que comprova que uma NFe foi emitida, transmitida à SEFAZ e autorizada por ela.
Muitas pessoas ainda caem no erro de armazenar apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFE), porém, como mencionamos, o DANFE não possui validade jurídica para empresas, e sua importância se limita a acompanhar mercadorias e tornar a visualização dos dados mais fácil.
Quais são os beneficiários da armazenagem correta dos arquivos XML?
Os principais beneficiários são, sem dúvidas, a empresa e os colaboradores que lidam com os documentos fiscais eletrônicos. Afinal, com organização é possível realizar uma série de ações como importar dados das notas para o sistema, gerar obrigações, relatórios e outras ações com facilidade.
No entanto, o Fisco também é beneficiado com esse processo, uma vez que ele terá mais facilidade em encontrar os arquivos XML que estão com a empresa, considerando o fato que ele tem poder para solicitar esse tipo de documento em processos de fiscalização ou auditoria.
Dica: armazene com um software especialista
Como você pode ver, é preciso tratar os dados de XML com responsabilidade e seriedade, e qualquer erro pode incorrer em multas para sua empresa. Portanto, nada melhor do que contar com um software de gestão fiscal, como o da ConexãoNF-e, com ele é possível:
- receber NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras;
- armazenar XML de documentos recebidos e emitidos;
- consultar e baixar XML, DANFE e DACTE em lote;
- gerar relatórios personalizados para apurar impostos;
- realizar o manifesto do destinatário e desacordo do CTe;
- importar XML no ERP sem digitar a chave de acesso; entre outros.
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