Um bom leitor de XML de Nota Fiscal eletrônica (NF-e) faz parte do dia a dia de qualquer empresa que emite ou recebe esse tipo de documento, certo? Errado. Muitas pessoas ainda digitam cada um dos 44 caracteres da chave da NFe.
Pensando nisso, resolvemos elaborar um post para ajudar quem está querendo utilizar um Leitor de XML da NF-e, e nunca mais digitar e revisar 44 números a cada novo documento.
São 7 itens básicos que devem ser observados antes de contratar uma ferramenta. Além disso, vamos apresentar algumas informações essenciais sobre o arquivo XML e a sua chave de acesso. Interessado? Então, continue lendo e confira!
O arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
Bom, antes de falar dos 7 itens básicos para serem analisados para adquirir um leitor de XML, vamos apresentar o conceito desse arquivo que surgiu em parceria com a Nota Fiscal eletrônica (NF-e).
Em se tratando de conceitos técnicos, o XML é o termo utilizado para designar as palavras "Extensible Markup Language” que, traduzidas para o português, significa linguagem de marcação.
Basicamente, é um formato de arquivo utilizado para que os sistemas ou softwares reconheçam o conteúdo e traduzam os dados existentes no XML em informações úteis para os usuários. Na prática, o arquivo XML é a versão digital da Nota Fiscal eletrônica.
Assim, diferente do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), o XML não acompanha as mercadorias, quando são transportadas. Porém, é preciso entender que na verdade é o XML que deve, obrigatoriamente, ser armazenado.
No arquivo são encontrados dados essenciais, como número, data de emissão, razão social, CNPJ e demais informações do emitente e do cliente, sobre o produto vendido, as questões tributárias envolvidas e os códigos diversos como o CEST, bem como os dados do transportador, as faturas geradas com suas respectivas datas de vencimento.
Para isso, ele obedece um padrão de parametrização nacional de escrituração fiscal. Portanto, seja qual for a unidade da federação onde a empresa emissora do documento está situada, a estrutura do XML será a mesma.
A formação da chave de acesso da NF-e
Como mencionamos no início deste artigo, o leitor de XML fará o reconhecimento dos 44 dígitos que compõem a chave de acesso da nota fiscal e, posteriormente, importará a NFe automaticamente no sistema, dispensando a necessidade da digitação manual.
No entanto, você sabe quais as informações que compõem esses 44 dígitos da Nota Fiscal eletrônica? Ou como o sistema identifica, por meio de números, todos os dados que compõem esse documento?
Bom, os numerais existentes na chave de acesso correspondem a uma série de códigos que identificam cada uma das informações existentes na NF-e, conforme descrito abaixo:
- os 2 primeiros dígitos referem-se ao código do estado onde a empresa emissora é situada;
- em seguida, temos o ano e o mês de emissão do documento fiscal, composto por 4 números;
- o terceiro código é o CNPJ completo da empresa, que totaliza 14 dígitos (sem pontos ou traços);
- após essa informação, temos o código que designa o modelo da nota fiscal (01, 55, etc) composto por 2 dígitos;
- depois, a série do documento fiscal, de 3 números;
- o sexto grupo de códigos é formado pelo número sequencial da nota fiscal;
- depois disso, há o código que indica a forma de emissão do documento fiscal com apenas 1 dígito;
- por último, temos a numeração que compõe a chave de acesso, com 8 dígitos, bem como o dígito verificador composto por apenas 1 numeral.
Geralmente, esses números são divididos em grupo de 4 dígitos, para facilitar a leitura e digitação manual da chave de acesso da Nota Fiscal eletrônica nos sistemas.
O leitor de XML é uma ferramenta que surge para solucionar os problemas com a digitação desses números. E, como se trata de uma sequência muito grande, é comum haver erros no momento de inserir esses dados no sistema.
Quando isso ocorre, a nota fiscal não é importada para a sua base de dados, obrigando-o a repetir o processo até que a sequência esteja correta. E esse procedimento gera grandes atrasos e retrabalhos por parte do setor fiscal. Torna-se crucial, portanto, a utilização dessa ferramenta para as empresas que emitem ou recebem NF-e.
Enfim, agora que você já conhece os dados importantes sobre o arquivo XML e a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica, confira os 7 itens essenciais que você deve avaliar antes de adquirir um leitor de XML!
Leitor de XML e leitor do código de barras: qual é a diferença?
Na verdade, muitas empresas não diferenciam os dois termos, porém vamos estabelecer aqui que o leitor de XML é uma plataforma ou aplicativo que lê as informações do XML e traduz em um DANFE. E o leitor de código de barras (que você pode usar no DANFE), é um aparelho físico que você aponta para o código de barras e ele retorna as informações em tela.
A seguir, você verá o que avaliar na compra de ambas as soluções, para que não ocorra nenhuma dúvida na hora da aquisição.
7 itens para avaliar antes de adquirir um Leitor de XML
Uma ferramenta que lê o XML e traduz as informações é muito importante para a produtividade do setor fiscal. Vamos considerar aqui softwares completos e seguros, que recebem o XML da SEFAZ e são capazes de mostrar todas as informações necessárias em tela.
1. O leitor de XML precisa ser seguro
Um leitor de XML precisa, obrigatoriamente, ser seguro. Na nota fiscal estão dados importantes da sua empresa, e por isso não é recomendado "arrastar" o XML e soltar em qualquer site, e esperar uma tradução gratuita em PDF.
Nosso intuito não é generalizar, afinal, existem sim plataformas seguras que oferecem tanto um serviço gratuito quanto o pago, mas queremos que você avalie bem antes de utilizar qualquer site que encontra na internet.
O mais recomendado é um software de gestão integrado com a Secretaria da Fazenda, como o da ConexãoNF-e, pois ele recebe os XMLs validados e com segurança jurídica garantida, e retorna as informações em tela ou em DANFE, como você preferir.
2. Se atente ao nível de automatização
Se você quer um sistema que facilite a sua rotina, não pode ficar dependendo de processos manuais. Veja até que ponto vai a automatização do software, se ele traz os dígitos preenchidos ou se você tem que digitar, entre outros.
Uma ferramenta completa deve receber o XML com todos os dados e disponibilizar as informações de forma automatizada.
3. Escolha um leitor de XML ágil
A consulta no Portal da NFe tende a ser demorada, mas um sistema próprio não pode ser. A agilidade nesse caso vai além da rapidez com que carrega as informações, mas engloba também como você pode acessá-las.
Alguns itens a serem considerados são: facilidade de baixar o XML ou DANFE; uso de filtros inteligentes e marcadores; possibilidade de fazer ações em lote; integração com a SEFAZ para acompanhar o status das notas e se manifestar contra elas; entre outros.
4. Suporte ao cliente facilitado
Quando você compra algo, precisa de garantia sobre aquilo, certo? Logo, quando surge uma dúvida ou algum problema você tem que procurar meios de comunicar sobre o que está acontecendo ao fornecedor do produto ou serviço contratado.
Antes de adquirir uma solução que leia o código do XML, alinhe sobre quais são os pontos de contato disponíveis (e-mail, telefone, chat, FAQ, etc.) e os horários de atendimento. Assim, você evitará contratempos e pode ficar mais tranquilo ao saber que o problema será resolvido em breve.
5. Atenção às funcionalidades
Sua empresa precisa de um leitor de XML, certo? Mas será que é só isso mesmo? Antes de testar e contratar uma solução, alinhe com o seu time sobre as dificuldades do setor e quais ferramentas poderiam ajudar. Assim, talvez você consiga uma plataforma muito mais completa por um preço bem mais acessível do que contratar vários softwares de forma isolada.
A título de exemplo, vamos mostrar algumas funcionalidades que o ConexãoNF-e possui e que vão além da leitura de XML:
- captura de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras;
- armazenamento de documentos fiscais emitidos e recebidos;
- download de XML, DANFE e DACTE, inclusive em lote;
- possibilidade de fazer manifesto do destinatário em NFe e desacordo do CTe;
- filtros e marcadores inteligentes;
- relatórios avançados para apurar impostos;
- integração direta com o ERP; entre outros.
Estes são apenas alguns tópicos principais que a grande maioria de nossos clientes utilizam, sendo que antes de conhecer a ConexãoNF-e vários deles também só enxergavam a demanda de ler o XML, e depois viram que uma plataforma completa seria útil e produtiva.
6. Se possível, faça um teste gratuito
Diferente de máquinas físicas, que exigem certo esforço para devolver caso não tenham suprido às necessidades da empresa, a grande maioria dos sistemas leitores de XML possui um teste gratuito por alguns dias, assim, você poderá ver o funcionamento na prática sem gastar nada.
Na ConexãoNF-e esse teste dura 3 dias, e no período é possível utilizar todas as funcionalidades do software. Assim, em qualquer momento do teste ou ao final dele você pode entrar em contato e ver o plano que tem exatamente as funcionalidades mais interessantes para o negócio.
7. Utilize um checklist para avaliar a solução
Aqui no blog nós já postamos um artigo sobre o que avaliar na hora de escolher uma plataforma de gestão de XML, e dentro dela há um checklist gratuito que você pode baixar. Você pode clicar aqui e conferir o artigo na íntegra, ou baixar direto o checklist.
Itens essenciais a serem avaliados antes da aquisição de um leitor de código de barras
Agora que você já sabe os itens para avaliar na aquisição de um leitor XML, confira a seguir o que deve ser levado em conta ao comprar uma máquina que lê o código de barras da nota fiscal.
1. O leitor deve reconhecer o código de barras 128 C (Code 128)
O código de barras da chave da NF-e utiliza o padrão 128 C (Code 128) para representar os 44 caracteres. Logo, se o leitor escolhido não conseguir interpretar os códigos de barras com esse padrão, ele não servirá para seu propósito, que é evitar a digitação da chave de acesso e facilitar a conferência.
2. Deve possuir alertas de leitura com sucesso
A mágica acontece quando você aponta o seu Leitor de XML da NF-e para um código de barras e, em uma fração de segundos, os 44 números da chave existentes no documento fiscal surgem na sua tela.
Sim — isso é verdade. Mas, com o uso, você verá que mais importante do que isso é o BIP! ou a luz verde que se acende quando a leitura ocorre com sucesso. Acredite, a falta de um sinal sonoro ou visual (como é o caso do BIP ou da luz) te deixarão de cabelo em pé com o passar do tempo. Não abra mão disso!
3. O leitor de DANFE deve possuir facilidades de mobilidade
Sempre que tiver a opção de escolher algo sem fio, escolha (isso serve pra praticamente tudo)! É claro que a opção sem fio — normalmente, via Wireless — é um pouco mais cara. Contudo, procurando um pouco pelas lojas perceberá que a diferença de preço entre os leitores com, ou sem, fio não é tão grande.
4. Interface de comunicação via USB
Quando procurar por um leitor de XML da NF-e, é provável que você encontre uma super promoção de leitor com ótimas características, mas com um detalhe: a interface de comunicação com seu computador será via PS2 / Teclado ou Serial (aqueles plugues antigos, existentes em poucos computadores atualmente).
Nos computadores atuais, é muito mais fácil encontrar uma saída USB do que uma PS2 ou Serial, então, já que você está buscando um novo Leitor de XML da NF-e, busque um que tenha uma interface atualizada.
5. Leitor de código de barras resistente à queda
Isso pode parecer algo padrão, mas não é. Existem equipamentos que não são preparados para quedas, e que podem se estragar com pequenos descuidos.
Portanto, assim como a opção sem fio, que não altera muito o preço do Leitor de XML, a resistência à queda segue a mesma linha — acaba não encarecendo demais o preço, fazendo com que valha a pena escolher por um equipamento mais resistente.
6. Opte por um equipamento que tenha suporte
Se você encontrar um Leitor de XML da NFe que combine um suporte que deixa o equipamento em uma posição de leitura e tem embarcada a função “leitura automática”, essa pode ser uma escolha interessante para quem trabalha em escritórios e não precisa se locomover muito.
Isso porque tal tipo de equipamento te permite à disposição um Leitor de XML que é ativado sempre que você aproxima um código de barras para leitura.
E, se você encontrar um desses que possui suporte, leitura automática e é sem fio, por um preço legal, compartilhe com a gente!
7. Velocidade da leitura importa
A grande parte dos equipamentos que você encontrará oferecem uma velocidade de 100 a 200 leituras por segundo.
Quanto a isso, para falar de um jeito simples, quanto maior a velocidade, melhor é a acuracidade e a confirmação da sua captura do código de barras. Ou seja, você terá que fazer menos esforço entre o ato de apontar e esperar a captura do código de barras da NFe.
Uma dica profissional
De nada adianta você usar um super Leitor de XML da NFe se ainda precisar ficar decifrando o captcha, certo? E é aqui que entra a dica profissional: se você é daqueles que ainda depende do site da SEFAZ para viver, experimente um aplicativo que automatiza o processo de captura, validação e guarda dos arquivos fiscais (XML de Nota Fiscal e Conhecimento de Transporte eletrônico).
Assim, você pode usar o seu leitor de código de barras apenas para encontrar ainda mais rápido qualquer XML a partir do DANFE, dentro do próprio aplicativo.
A importância de armazenar os arquivos XML
Os órgãos de fiscalização e arrecadação tributária exigem o arquivo XML em suas auditorias, e a empresa que não os apresentar pode ser multada. Nesse caso, o valor da sanção sofrida pode variar, mas, muitas vezes, pode ser maior que R$1.000,00 por documento não enviado.
Além disso, algumas empresas podem exigir esse documento para a comprovação de validade da nota fiscal enviada a elas. Não raro vemos que notas fiscais canceladas são lançadas, normalmente, pelos departamentos fiscais das empresas, podendo gerar problemas graves para elas.
Assim, quando está de posse do arquivo XML, a empresa consegue verificar a validade e a situação do documento no próprio software de recebimento.
Então, gostou do nosso artigo sobre os principais itens que devem ser analisados antes de adquirir um leitor de XML? Agora, gostaria de receber mais informações valiosas diretamente em seu e-mail? Assine a nossa newsletter para não perder nenhum conteúdo!
