Há alguns anos o Estado brasileiro vem adotando medidas para desburocratizar os processos fiscais e a relação da máquina pública com os contribuintes. Na esteira de transformações, foi criada a Escrituração Contábil Digital, conhecida como ECD. Nela, as atividades de escrituração são realizadas no ambiente online.

A mudança faz parte do projeto SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, e substitui os antigos modelos de papel, dependendo apenas de alguns procedimentos de segurança e autenticação virtual para sua realização.

Conheça mais sobre a ECD neste post e entenda quem deve fazê-la!

O que é a ECD

A escrituração contábil é uma obrigação legal prevista no Código Civil, na Legislação Tributária e nas Normas Brasileiras de Contabilidade e tem finalidade fiscal e previdenciária. Além disso, os registros devem ser feitos de forma padronizada de acordo com as regras estipuladas por esses órgãos responsáveis.

Tempos atrás era comum encontrar nas empresas ou em seus escritórios de contabilidade livros enormes com o lançamento patrimonial e fiscal do empreendimento.

Contudo, com o auxílio da tecnologia, esses métodos de lançamento migraram para o ambiente digital. Com a ECD, implementada após 2007, o arquivo digital gerado é enviado ao Repositório Nacional do SPED e à Junta Comercial. A partir desses órgãos, os documentos vão para a Receita Federal e para o SEFAZ.

Dessa forma, os dados fiscais são lançados diretamente da empresa para os órgãos de fiscalização de maneira completamente online e integrada, facilitando a vida do empresário e seus funcionários.

O que contém na ECD

A escrituração é composta pelos seguintes livros:

I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Nestes livros estão contempladas todas as movimentações financeiras da empresa, como faturamentos e pagamentos.

Importante: para que seja enviada com sucesso e segurança, a escrituração necessita de um certificado digital, responsável por atestar a autenticidade e autoria do documento.

A exigência nesses casos, de acordo com o portal SPED, é de um certificado digital de segurança A3 ou A1 que podem ser gerados por entidades validadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Quem precisa fazer a ECD

De acordo com as normas, são obrigadas a apresentar a ECD:

  • Pessoas jurídicas optantes pelo Lucro Presumido que fizerem distribuição de lucro superior à presunção atribuída pelo governo e que, consequentemente, têm incidência do Imposto de Renda;
  • Pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Real;
  • Pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, foram obrigadas a apresentar a Escrituração Digital das Contribuições, de acordo com Instrução Normativa RFB 1.252/2012;
  • Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

Cabe destacar que, o fato de não haver movimentação financeira durante o ano-calendário não implica na não obrigatoriedade à ECD.

Para além destas situações, é facultativa a entrega da ECD por demais pessoas jurídicas. Contudo, destaca-se que micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional não precisam entregar a ECD.

Quais os prazos de entrega

O envio da escrituração contábil digital deve obedecer a um prazo com risco de multa em casos de omissão.

Desde a publicação da instrução normativa nº 1.594 em 2015, os prazos relativos à escrituração contábil digital foram alterados. Segundo essa normativa, a ECD deve ser entregue anualmente até o último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-calendário que se refere a escrituração.

Isso quer dizer que, os dados referentes ao ano-calendário de 2019 deverão ser entregues até o último dia útil do mês de maio de 2020, não excedendo às 23h59min59s no horário de Brasília.

Qual a diferença entre ECD e ECF

Embora as siglas se pareçam, ambas as operações têm escopo e finalidades distintas. ECF significa Escrituração Contábil Fiscal e trata-se de um procedimento auxiliar, também obrigatório, no qual são relacionados os dados contábeis e fiscais referentes à apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL).

A ECF funciona como uma substituição à Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (DIPJ). Sua composição precisa estar alinhada com o layout apresentado no Manual de Orientação da Declaração em que estão descritas todas as etapas para a entrega.

O importante para diferenciar as duas escriturações é saber que, enquanto a ECD tem fins fiscais e previdenciários, a ECF faz parte dos procedimentos de composição e do valor devido da CSLL e do IRPJ.

Como funciona o envio da ECD

A entrega da ECD é feita por meio de um software, o Programa Validador e Assinador (PVA), desenvolvido para atender ao SPED fiscal e que é disponibilizado no site oficial da Receita Federal.

Para efetuar o envio, é preciso gerar um arquivo por meio do seu sistema de Escrituração Contábil e posteriormente acessar o PVA do SPED. Uma vez aberto o software, deve-se clicar em Arquivo, em seguida em Escrituração Contábil e depois em Importar Escrituração.

As informações serão importadas e ficarão disponíveis no banco de dados do PVA, onde poderão ser feitas as validações do conteúdo a ser enviado.

Uma vez validado, já é possível visualizar o HASH Code da escrituração, que é uma espécie de “código” dos dados gerado pelo próprio PVA.

Após a validação deste código, é possível conferir as informações contábeis que serão entregues, por exemplo, os indicadores do Balanço Patrimonial ou da Demonstração de Resultados.

Na guia Requerimentos do PVA você poderá verificar se todos os campos estão preenchidos ou se será necessário complementar com novos dados.

Depois desta checagem você deve clicar em Avançar e, na página seguinte, o programa pode exigir uma autenticação que deve ser assinada pelo titular da escrituração na Junta Comercial. Nesta situação, é preciso selecionar qual é a qualificação do titular e assinar.

Quais tendências a implementação da ECD revela

A ECD, conforme mencionamos, é mais um passo no caminho da modernização e eliminação de processos burocráticos e dispersos que dificultam a vida do contribuinte e o próprio controle feito pelos órgãos públicos.

Como você pode ver, a evolução nesse processo da escrituração mostra uma tendência no cuidado com os dados e com a integração das informações de contabilidade.

Para garantir o sucesso na entrega da ECD é fundamental o estabelecimento de processos contábeis sólidos, objetivos e dinâmicos. Quanto mais organizada e eficiente a sistematização dos dados de contabilidade da empresa for, mais segura é a realização da escrituração contábil digital e das outras obrigações fiscais, como dos sistemas eletrônicos de recebimento e armazenamento de NF-e e CT-e.

Agora que você já sabe quem e como deve entregar a ECD, fique informado também sobre o que é e como funciona a EFD-Reinf!


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