A era digital revolucionou todos os setores da sociedade. No Brasil, uma dessas revoluções ocorreu em 2006 com a criação da Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NFe. Foi ela quem deu origem à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) e à Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe), outras categorias de documentos fiscais emitidos eletronicamente.

Neste post, além de compreender o conceito, você vai conhecer as características de cada tipo de nota e entender qual a diferença de NFe, NFSe e NFCe. Também vamos mostrar a você o que é o Cupom Fiscal Eletrônico e a importância de investir no armazenamento adequado de seus documentos fiscais. Acompanhe!

Qual a diferença de NF-e, NFS-e e NFC-e?

A Nota Fiscal Eletrônica, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica são documentos fiscais que devem ser emitidos por empresas em suas operações comerciais. Apesar de as nomenclaturas serem bem semelhantes e a emissão dessas notas ocorrer eletronicamente, elas possuem características bem distintas entre si. Entenda!

Nota Fiscal Eletrônica — NF-e

Como mencionamos no início deste post, a Nota Fiscal Eletrônica surgiu em 2006 e é voltada para a venda de produtos. Desde a sua implementação, ela foi sendo adotada pelas empresas aos poucos até se tornar obrigatória.

É um documento gerado e armazenado em formato digital (.xml), que substitui os modelos físicos de nota fiscal 1 e 1-A, incluindo, por exemplo, a nota fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

A validade jurídica da NFe é garantida pela assinatura digital do remetente e, para ser gerada, é preciso autorização dada pelo fisco. Sendo assim, as empresas precisam fazer a inscrição na Secretaria da Fazenda (Sefaz) de seus estados, baixar o software gerador de notas fiscais eletrônicas e possuir o certificado digital.

O processo é simples: o emissor cria o arquivo (.xml) e envia pela internet ao órgão estadual, o qual valida o arquivo, envia à Receita Federal e disponibiliza para consulta das partes, que precisarão ter a chave de acesso. A impressão do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) ocorre após a autorização da Sefaz.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica — NFS-e

Assim como existe a nota fiscal específica para produtos, há uma versão para serviços, que também é gerada e armazenada eletronicamente. Diferentemente da NFe, sobre a qual incidem tributos federais e estaduais, na NFSe, é cobrado o imposto sobre serviços de qualquer natureza (ISS), que é de competência do município.

Dessa forma, o sistema para emissão da NFSe é de responsabilidade do município e as particularidades da emissão podem variar de um local para o outro. Normalmente, há um padrão na emissão dessas notas: o contribuinte gera o Recibo Provisório de Serviços (RPS), que é enviado à prefeitura, a qual gera a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e disponibiliza o Documento Auxiliar de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (DANFSE) em arquivo .pdf.

As diferenças nas obrigatoriedades de município para município torna difícil o recebimento da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica emitida contra as empresas, portanto, há um projeto para padronizar a NFSe. Entendendo a dificuldade de obter o documento, a ConexãoNF-e já disponibiliza a consulta automática de Nota Fiscal de Serviço para mais de 300 municípios, saiba mais clicando aqui!

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica — NFC-e

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica tem a mesma lógica das outras duas, que é a de ser um documento apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, transmitido em tempo real. A NFCe substitui o cupom fiscal e a nota fiscal de venda entregue ao consumidor após a compra de determinado produto, gerando um único documento contendo todas as informações da compra. Ela pode ser utilizada nas operações de venda comerciais presenciais e de entrega a domicílio.

A NFCe permite que o consumidor possa consultar na internet a veracidade do documento por meio de um QR code e ainda há a possibilidade de envio da nota por e-mail, sendo uma forma de contribuir com a natureza devido à redução de consumo de papel. Outra vantagem da NFCe é a redução do custo operacional, já que as impressoras não precisam ser credenciadas, o que facilita a criação de novos caixas. Esse sistema já chegou a boa parte do Brasil, mas alguns estados ainda não o adotaram.

Para emitir a NFCe, é necessário ter acesso à internet, ter certificado digital que conste o CNPJ da empresa, ser credenciado na SEFAZ como emitente da nota e ter um software de emissão. Além disso, a empresa deve solicitar o Código de Segurança do Contribuinte (CSC).

O que é cupom fiscal eletrônico?

O cupom fiscal eletrônico também faz parte do rol de documentos fiscais. A sua emissão é aplicada em todas as transações comerciais realizadas entre estabelecimentos e o consumidor final.

Na prática, o cupom fiscal eletrônico tem a mesma função que a nota fiscal eletrônica quando se trata de recolhimento fiscal. Já em outros casos, como quanto à garantia do produto, muitas vezes, o documento válido é a nota fiscal, por apresentar dados completos do consumidor.

No cupom fiscal constam informações sobre os produtos, preços e quantidades compradas, e os dados da transação são enviados simultaneamente para a Secretaria da Fazenda.

Desde 2018, todas as empresas que realizam transações comerciais em São Paulo estão obrigadas a emitir o documento. A regra não se aplica apenas aos microempreendedores individuais, que têm regras específicas quanto à tributação e emissão de documentos fiscais.

O cupom fiscal eletrônico veio para substituir o antigo cupom fiscal, que durante muito tempo foi emitido fisicamente. Esta mudança traz mais segurança tanto para o fisco quanto para os estabelecimentos e seus clientes, que ganham autonomia e agilidade na etapa final de compra.

O que é o SAT e qual a sua relação com o cupom fiscal eletrônico?

SAT é a sigla usada para se referir ao Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos, desenvolvido exclusivamente pela Secretaria da Fazenda de São Paulo. O SAT é um equipamento homologado pelo fisco, que gera e transmite o cupom fiscal, trazendo mais agilidade nas operações e simplificando a rotina das empresas.

É importante destacar que o SAT e o cupom fiscal eletrônico são válidos apenas para São Paulo, sendo que as regras fiscais podem mudar de um estado para o outro.

Por que as empresas devem investir no armazenamento dos documentos fiscais?

Muito antes de a Nota Fiscal Eletrônica surgir, a legislação brasileira já obrigava as empresas a guardar os seus documentos fiscais pelo período mínimo de cinco anos, contados a partir de sua emissão. O descumprimento do período mínimo de armazenamento pode acarretar problemas para as empresas, como autuação e multa.

Com a informatização e evolução dos processos, foram surgindo no mercado soluções e sistemas voltados especificamente para o armazenamento seguro e eficaz de notas fiscais eletrônicas. Como é o caso da ConexãoNF-e, que realiza o controle de documentos fiscais com baixa automática do Sefaz.

Além de receber automaticamente NFe, NFSe e CTe (conhecimento de transporte eletrônico), o sistema armazena os arquivos em nuvem, realizando um monitoramento constante do status desses arquivos junto à Secretaria da Fazenda. Investir em soluções desse tipo é essencial para as empresas que querem garantir a proteção jurídica, tributária e financeira de seus negócios.

O armazenamento das informações fiscais em bancos de dados eletrônicos e o desenvolvimento de um sistema interligado capaz de gerir todas essas informações proporcionam mais segurança, facilitam o combate à sonegação de impostos e reduzem os gastos de empresas.

Agora que você já sabe a diferença de NF-e, NFS-e e NFC-e, aproveite para aprofundar o domínio sobre documentos fiscais e armazenamento: acesse nosso site e conheça a solução oferecida pela ConexãoNF-e.

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e