Com o uso frequente de recursos eletrônicos nos mais diversos campos da atividade humana, tornou-se cada vez mais necessário levar para o ambiente virtual alguns procedimentos que ocorriam apenas de modo manual.
Por isso, ações que antes exigiam muita burocracia, passaram a ser realizadas com maior agilidade. Um exemplo disso é o uso de certificados digitais, como e-CPF, e-CNPJ e NF-e.
Para que esses procedimentos ocorram de modo seguro, é fundamental garantir a proteção dos dados dos envolvidos e a autenticidade das informações. Por isso, são utilizadas mídias de armazenamento desses dados, cada uma com funções e usos diferentes.
Para saber mais sobre esse assunto e conhecer as diferenças entre esses dispositivos, continue a leitura!
O que são certificados digitais?
Certificados digitais são documentos eletrônicos utilizados para comprovar a identidade de uma pessoa ou empresa no ambiente online, funcionando como uma espécie de assinatura digital em transações eletrônicas.
O uso do certificado digital possui validade jurídica e utiliza de criptografias para proteger os dados trocados no ambiente virtual, proporcionando mais segurança nos procedimentos online.
Como funcionam os certificados e-CPF e-CNPJ e NF-e?
Existem diferentes modalidades de certificados, cada um feito para uma necessidade específica. Daí a importância de conhecer cada tipo e entender sua utilidade. Assim, o usuário poderá determinar qual modelo precisa usar a depender da situação. Conheça, a seguir, a finalidade de cada dispositivo.
Certificado e-CPF
Essa é a versão digital do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF). Por meio desse dispositivo, é possível comprovar a identidade de uma pessoa física e realizar algumas ações que exijam essa informação, como redação de procurações, assinatura de contratos, resolução de pendências junto ao Fisco, acesso a sites e serviços que requisitem esse documento, entre outros procedimentos que envolvam o uso desse certificado digital.
Certificado e-CNPJ
O e-CNPJ substitui o documento físico no ambiente online, sendo que ele só pode ser utilizado pelo responsável do CNPJ registrado junto à Receita Federal, ou seja, é exclusivo do representante legal da empresa.
Com o e-CNPJ é possível ter acesso à informações e serviços no site da Receita Federal, assinar documentos eletrônicos, emitir Notas Fiscais, realizar procurações eletrônicas, entre outras ações.
Certificado NF-e
O certificado NF-e é usado para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Ele garante a veracidade dos dados desse documento. Diferente do e-CNPJ, seu uso é exclusivo para emissão de Notas Fiscais nas empresas.
Uma empresa pode ter mais de um certificado digital, pois o e-CNPJ tem diversas funções que apenas os donos e sócios da empresa podem ter acesso, sendo assim, o uso do NF-e além do e-CNPJ permite que funcionários autorizados sejam responsáveis pela emissão de Notas Fiscais.
Quais são as principais diferenças entre e-CPF, e-CNPJ e NF-e?
Apesar de todos esses documentos serem certificados digitais, eles têm muitas diferenças. A começar pela principal delas que é o fato de o e–CPF estar relacionado a pessoas físicas e o e-CNPJ a pessoas jurídicas. Além disso, cada certificado exerce uma função diversa e foi criado para atender a necessidades diferentes.
Outra diferença importante é que o e-CNPJ permite o envio de informações trabalhistas dos colaboradores a órgãos do governo, como a Receita Federal e o INSS, enquanto o e-CPF é restrito às ações de um único indivíduo.
O certificado NF-e se diferencia muito dos dois primeiros por ter uma função comercial. Ela foi criada apenas para emitir as notas fiscais das empresas. Embora o e-CNPJ também possa fazer esses lançamentos, alguns empresários optam por não realizar essa ação por ali, para não expor os dados da empresa a todos os colaboradores que trabalham com a emissão das notas. Por fim, vale ressaltar que o e-CPF não emite notas fiscais.
Quais são os tipos de mídias existentes?
Atualmente, existem dois tipos de mídias que podem ser usadas para instalação e utilização dessas ferramentas. Veja, a seguir, os formatos disponíveis!
Certificado Digital A1
O certificado digital A1 é um arquivo totalmente digital que é gerado em computador e pode ser armazenado em um ou mais computadores da empresa, garantindo agilidade nos processos, pois usuários diferentes podem utilizar esse certificado ao mesmo tempo.
Esse certificado funciona através de duas chaves, uma pública e uma privada. É justamente a combinação dessas duas chaves que garante a segurança do processo, pois elas só podem ser decodificadas juntas, por meio de dados criptografados.
Sua validade é de um ano, e apesar de poder ser usado em qualquer empresa, é altamente recomendado para grandes empresas que trabalham com grandes volumes de Documentos Fiscais Eletrônicos.
Certificado Digital A3
O certificado digital A3 utiliza um dispositivo físico (Token ou SmartCard). Isso permite que a mídia seja transportada e utilizada em qualquer local. Assim como o certificado A1, ele funciona por meio de uma senha e duas chaves, pública e privada. A chave pública é enviada para a Certificadora e a privada é armazenada no dispositivo.
Pela necessidade de ser levado pelo portador, ele é indicado para empresas que utilizam esse tipo de certificação de modo menos frequente. Sua validade costuma variar de 1 a 3 anos.
Todos os tipos de certificados, e-CPF, e-CNPJ e NF-e podem ser utilizados nos formatos A1 e A3, e os documentos assinados com certificados digitais têm garantia de autenticidade e asseguram a validade jurídica.
Ainda, muitos softwares de automatização de processos precisam do certificado digital para seu correto funcionamento, logo, é importante estar atento ao tipo de certificado, e à mídia que melhor se adéqua às necessidades da empresa.
Gostou das dicas? Entendeu as principais diferenças e usos dos certificados digitais? Aproveite para conhecer mais sobre os impostos de nota fiscal!
