Sua empresa tem dificuldades para receber e enviar documentos entre diferentes filiais? Ou ainda, você tem um escritório contábil ou de advocacia e gasta tempo reunindo todos os documentos recebidos em diferentes canais?
Estas foram dores apontadas por alguns de nossos clientes, e por isso, desenvolvemos uma solução capaz de centralizar tudo (documentos fiscais e avulsos) em um só lugar.
Com o DocBox é possível armazenar boletos, faturas, ordens de compra, contratos, e quaisquer outros documentos de forma fácil e rápida.
Assim, você pode fazer a gestão dos arquivos sem depender de estoques físicos, e ainda consegue baixar tudo quando quiser.
O que é o DocBox
O DocBox é uma nova funcionalidade do Portal ConexãoNF-e. Com ele é possível inserir todos os documentos avulsos que a sua empresa precisa guardar, receber ou enviar para filiais e terceiros, garantindo a gestão dos arquivos em uma única plataforma.
O software da ConexãoNF-e já é conhecido pela captura, gestão e guarda de documentos fiscais eletrônicos, tais como NFe, NFSe, NFCe, CTe e CTe OS.
Assim, a ConexãoNF-e continua crescendo e evoluindo para centralizar a gestão fiscal de mais de 8.000 empresas de todo Brasil, e se consolidar como o mais completo software em soluções para gestão de documentos de interesses fiscais das organizações.
Como funciona o DocBox - com exemplos
O acesso ao DocBox é dentro do Portal Cloud da ConexãoNF-e, na barra lateral de funcionalidades. Portanto, basta clicar para acessar a ferramenta.
No DocBox é possível inserir arquivos para o armazenamento, garantindo a centralização de documentos fiscais e não fiscais em uma só plataforma de gestão. Veja um comparativo entre o processo manual e o com DocBox:
Além disso, é possível criar fluxos de gestão com os marcadores e com a personalização de usuários e perfis. São muitas possibilidades, portanto, a seguir trouxemos alguns exemplos do DocBox aplicado na prática. Confira!
Tipos de usuários e perfis no DocBox
É possível configurar usuários de acordo com categorias:
- Perfil A: usuário(s) que tem permissão para enviar arquivos no DocBox;
- Perfil B: usuário(s) que tem permissão para visualizar, aprovar ou rejeitar os documentos;
- Perfil C: usuário(s) administrador(es) que podem tanto enviar arquivos quanto aprová-los.
Ao iniciar um teste grátis na ConexãoNF-e, você pode solicitar à equipe comercial o manual do DocBox, onde você encontrará o passo a passo sobre como configurar os perfis e usuários no sistema.
Redes de instituições de ensino, empresas com filiais, entre outros
Quando existem várias filiais de uma só empresa em diferentes locais, geralmente uma matriz ou sede é escolhida para cuidar da gestão fiscal de toda a rede.
Neste caso, o DocBox ajuda a eliminar custos, atrasos, perigos e extravios causados pelo uso de diferentes meios de envio. Deste modo, um exemplo de gestão com o DocBox é:
- Filiais inserem os documentos no DocBox para a sede da empresa;
- Funcionários da sede podem tratar dos assuntos fiscais destes documentos.
Ainda, é possível utilizar tags personalizadas para indicar o recebimento de mercadorias, rejeição, problemas, tipo de documento, filial que fez o envio, entre infinitas possibilidades.
Franquias
Assim como no caso anterior, é possível com o DocBox centralizar todas as informações que devem ser tratadas pela empresa matriz.
Ou seja, os franqueados conseguem incluir os documentos dentro do DocBox, e a equipe responsável fica a cargo de analisar, armazenar e dar baixa nos arquivos.
É possível configurar também a função para que nenhum franqueado possa deletar, editar ou marcar os documentos como lançados no ERP, evitando problemas com erros manuais.
Um exemplo de marcador que pode agilizar a gestão neste caso é com o nome da cidade ou nome do franqueado.
Empresas de advocacia e escritórios contábeis
Advocacias e contabilidades lidam diariamente com uma grande quantidade de informações, e correr o risco de extravios ou falhas na comunicação é extremamente prejudicial.
Com o DocBox, todos os documentos recebidos por clientes podem ser armazenados com segurança, por um software que está de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Graças ao sistema de usuários e perfis, é possível solicitar que os próprios clientes enviem seus documentos para o DocBox. Deste modo, todas as documentações de clientes estarão em mãos sempre que for preciso consultar e utilizar.
Além disso, com o Certificado Digital, o Portal da ConexãoNF-e também faz o recebimento automático de documentos fiscais da SEFAZ e prefeituras, como NFe, NFSe e CTe.
Qualquer empresa que lida com documentos avulsos e fiscais
Acima, citamos algumas das situações onde o DocBox pode ser utilizado, mas não são as únicas! O sistema flexível permite que qualquer empresa armazene e organize informações com segurança e praticidade.
O que são os marcadores inteligentes
Se você ficou em dúvida quando falamos dos marcadores, continue lendo e veja que é mais prático do que você imagina.
Os marcadores são tags que você pode criar à vontade dentro do Portal ConexãoNF-e. Você pode escolher entre diferentes cores e dar o nome que quiser para o marcador.
Depois de criados, basta selecionar um ou mais documentos, e inserir a tag desejada. Desse modo, você consegue criar fluxos de gestão visuais e intuitivos, e consegue entender sobre qualquer documento só de vê-lo na tela.
Alguns exemplos de marcações úteis para o DocBox:
- Nome do usuário que inseriu o arquivo: Maria B., João A., etc.
- Nome da empresa filial ou do cliente: Empresa ABC, Filial Norte SC, etc.
- Cidade onde fica a filial ou franqueado: São Paulo, Curitiba, etc.
- Tipo de documento: boleto, contrato, ordem de compra, etc.
- Setor responsável: compras, faturamento, etc.
- Status do documento: falta aprovação, conferido, etc.
Lembrando que é possível informar mais de um marcador em um mesmo documento, por exemplo:
- a funcionária Maria B. pode inserir um boleto recebido pela Empresa ABC;
- em outro setor, João A. analisa o documento e sinaliza que está conferido.
Neste caso, os administradores saberão pelas tags quem inseriu o documento, de qual empresa veio e se ele já foi conferido ou não.
Histórico de marcadores
Na tela de detalhes do documento no DocBox, é possível conferir o histórico de marcadores para o arquivo. Ou seja, você tem total controle sobre o fluxo de processos na plataforma.
Funcionalidade extra: documento lançado no ERP
Além dos marcadores inteligentes, é possível utilizar um checkbox para sinalizar se o documento foi lançado no ERP ou rejeitado.
É possível testar grátis o DocBox?
O novo sistema pode ser testado de forma gratuita junto ao portal de recebimento de documentos fiscais, por 3 dias.
Após o período de teste, o software será pausado e é necessário contratar um plano para continuar utilizando.
Já para os clientes da ConexãoNF-e, o teste do DocBox se estende por 7 dias e a nova funcionalidade pode ser adquirida por conta própria ou ao solicitar no chat.
Qual é a diferença do DocBox para o Google Drive e outras soluções?
Em um primeiro momento, pode parecer uma solução similar ao Google Drive e afins. Porém, o DocBox vem com a premissa de centralizar tudo em um só lugar, ou seja, sem confusão com links, diversos compartilhamentos, pastas manuais, entre outros.
Por exemplo: você poderia colocar todos os dados da sua empresa em diversas planilhas e documentos compartilháveis. Porém, todo esse esforço gera muitos custos, e por isso, é muito mais produtivo utilizar softwares e ERPs.
Assim é com o sistema ConexãoNF-e: todos os documentos fiscais e não fiscais são reunidos e armazenados de forma automatizada, e podem ser enviados e recebidos de acordo com o que a sua empresa precisa.
Principais benefícios do DocBox
Listamos alguns dos benefícios que os negócios terão ao contar com a solução DocBox, confira!
Eliminação de fretes: sua empresa ainda recebe e envia malotes físicos de documentos? Com o DocBox tudo será digital, eliminando riscos com extravios e perda de documentos.
Segurança: os arquivos ficam em um só lugar, em nuvem, e protegidos por rigorosos padrões de segurança em conformidade com a LGPD.
Automatização: uma vez com os documentos dentro da plataforma, é possível visualizar, fazer a gestão e baixar os dados de forma automatizada.
Fluxo de trabalho facilitado: precisa saber qual usuário fez a entrada ou saída de documentos? No ConexãoNF-e tudo fica registrado, além disso, é possível utilizar filtros e marcadores inteligentes para criar fluxos de trabalho.
Facilidade ao exportar para o ERP: com tudo centralizado, basta baixar os arquivos em lote e enviar os dados ao sistema de gestão. Para NFe, NFSe e CTe, o próprio sistema importa automaticamente.
Conclusão
Com o DocBox, sua empresa tem uma solução completa em gestão centralizada de documentos fiscais e não fiscais, eliminando riscos com malote e automatizando processos para garantir mais agilidade.
Ficou interessado? Comece um teste gratuito do sistema! Basta acessar o site da ConexãoNF-e ou preencher o formulário abaixo.
