Lançar notas fiscais no Protheus faz parte da rotina das empresas que utilizam este ERP. Porém, quando existe um volume grande de informações ou mudanças na equipe, é complicado descobrir quem lançou determinado XML.
É importante ter controle sobre este processo para ambas as partes: o gestor que saberá como está o andamento das atividades, e o próprio colaborador que poderá informar com precisão a data e hora de lançamentos quando for necessário.
Com isso em mente, vamos mostrar para você como descobrir quem lançou NFe no Protheus, confira!
Processo de ver o histórico de lançamento do XML
Antes de tudo, precisamos alertar que para conseguir a informação sobre quem lançou a NF-e no Protheus com exatidão, é necessário entender os processos de lançamento.
Caso a sua empresa ainda faça o lançamento manual (pegar o DANFE online ou impresso, consultar no site do Portal da NFe / CTe, e digitar tudo no ERP), infelizmente não vai conseguir a informação, pois não existe um histórico documentando o processo.
Para saber quem lançou a NFe no Protheus é preciso contar com um software como o da ConexãoNF-e, pois ele se conecta ao ERP e consegue atualizar em tempo real os dados de histórico dos usuários cadastrados.
Assim, o processo de lançamento acontece da seguinte forma: o sistema ConexãoNF-e recebe NFe, NFSe e CTe na SEFAZ e prefeituras e importa direto no Protheus, e depois basta o usuário fazer a conferência para lançar o XML.
Como saber quem deu entrada em NFe no Protheus
Agora que você já entendeu os requisitos para conseguir visualizar a informação do histórico do lançamento, chegou a hora de ver o passo a passo sobre como ver quem lançou o documento fiscal no Protheus.
Para conseguir realizar o processo, é preciso que a importação de XML no ERP tenha sido feita com ConexãoNF-e (se você ainda não é cliente, entre em contato para testar grátis agora mesmo).
Passo a passo:
- Dentro do Portal ConexãoNF-e acesse a NFe, NFSe ou CTe que foi lançada;
- Se é um documento antigo, utilize os filtros inteligentes para localizar em segundos;
- Clique no número da nota para visualizar os detalhes;
- Vá em histórico, e pronto! As informações de quem lançou no ERP, data e hora estarão disponíveis em tela.
Leia também: Validação da chave de acesso: documento de entrada no Protheus
Importador de XML: quais são as vantagens de utilizar
Além de permitir o acompanhamento ágil da importação e lançamento das notas fiscais de entrada no ERP, existem várias outras funções que fazem da ConexãoNF-e uma das plataformas mais completas do mercado no ramo.
Através da tecnologia RPA (Robotic Process Automation), o sistema executa diversas tarefas dentro e fora do ERP Protheus. Além disso, existem APIs da própria ConexãoNF-e para integrar ao sistema.
Primeiro, o Portal Cloud recebe os documentos fiscais eletrônicos da SEFAZ, prefeituras, clientes e fornecedores, e importa ao ERP.
Dentro do Protheus, a ConexãoNF-e tem uma solução nativa que recebe os documentos e realiza diversos processos, como:
- Importação de documentos como classificados ou pré-nota;
- Vinculação inteligente entre o XML e o pedido de compras;
- Associação facilitada entre NFe e CTe correspondente;
- Associação inteligente do código de produto (ERP x Fornecedor);
- Alerta sempre que um documento é lançado ou cancelado;
- Importa Carta de Correção Eletrônica (CCe);
- Auditoria das informações encontradas no XML e ERP; e mais.
A integração nativa combinada com a extensa gama de funcionalidades práticas e fáceis de operar garantem várias vantagens para a empresa, como você verá a seguir.
Agilidade nos processos com documentos fiscais eletrônicos
Já é comprovado que o lançamento de documentos fiscais com ConexãoNF-e no Protheus é até 80% mais rápido.
Isso se dá ao fato de que a plataforma automatiza quase 100% do processo, sendo que os dados já vêm preenchidos e é preciso apenas fazer validações caso o software encontre divergências entre as informações do XML e ERP.
Além disso, caso você tenha necessidade de mudar alguma configuração ou cadastro de fornecedor na hora do lançamento, pode realizar o processo em tela (mais rápido e eficiente).
Segurança para lidar com arquivos XML
A entrega dos arquivos XML ao ERP é total, e não é preciso se preocupar com erros de digitação ou extravio de notas.
O sistema também alerta na hora do lançamento se a nota fiscal foi cancelada pelo fornecedor, o que evita problemas com a SEFAZ que poderiam prejudicar e muito a empresa.
As validações de segurança na hora do lançamento são importantes na validação de todos os dados, e por fim, com relatórios inteligentes do Portal Cloud é fácil conferir a tributação nos arquivos XML.
Leia também: Como cancelar nota fiscal eletrônica no Protheus
Mais produtividade e redução de erros fiscais
Toda a automatização com RPA e a possibilidade de integrar APIs garante mais produtividade ao setor fiscal e de recebimento, que não precisará mais lidar com tarefas burocráticas e repetitivas que envolvem a digitação de chave de acesso.
Isso também resulta em menos erros (que geralmente acontecem no processo manual), e por consequência em menos gasto de tempo com retrabalhos.
Conclusão
É possível, sim, descobrir com exatidão quem lançou uma NFe no Protheus, bem como o dia e a hora do acontecimento.
Isso garante mais segurança no processo para todas as partes envolvidas, uma vez que se for detectado algum erro é possível descobrir a fonte do problema (ERP, nota cancelada na SEFAZ, dentre outros).
Para conseguir essa informação, é preciso utilizar um software específico como o da ConexãoNF-e, que entrega o histórico de atualizações por usuários.
O Importador de XML também pode trazer uma série de benefícios para a empresa, principalmente no que se refere à segurança das informações e aumento da produtividade e agilidade nos processos.
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Felipe Machado de Oliveira
Analista Protheus na ConexãoNF-e
Graduado em Análise de Sistemas de Computação pela Universidade do Estado de Santa Catarina, técnico em tecnologia da informação pelo SENAI, técnico em sistemas da informação pela Universidade Católica de Santa Catarina, e especialista no ERP Protheus. Escreve sobre integração de sistemas, ERP Protheus e segurança de dados.
