Lançar notas fiscais no Protheus faz parte da rotina das empresas que utilizam este ERP. Porém, quando existe um volume grande de informações ou mudanças na equipe, é complicado descobrir quem lançou determinado XML.
É importante ter controle sobre este processo para ambas as partes: o gestor que saberá como está o andamento das atividades, e o próprio colaborador que poderá informar com precisão a data e hora de lançamentos quando for necessário.
Com isso em mente, vamos mostrar para você como descobrir quem lançou NFe no Protheus, confira!
Processo de ver o histórico de lançamento do XML
Antes de tudo, precisamos alertar que para conseguir a informação sobre quem lançou a NF-e no Protheus com exatidão, é necessário entender os processos de lançamento.
Caso a sua empresa ainda faça o lançamento manual (pegar o DANFE online ou impresso, consultar no site do Portal da NFe / CTe, e digitar tudo no ERP), infelizmente não vai conseguir a informação, pois não existe um histórico documentando o processo.
Para saber quem lançou a NFe é preciso contar com um software como o da ConexãoNF-e, pois ele se conecta ao Protheus e consegue atualizar em tempo real os dados de histórico dos usuários cadastrados.
Assim, o processo de lançamento acontece da seguinte forma: o sistema ConexãoNF-e recebe NFe, NFSe e CTe na SEFAZ e prefeituras e importa direto no Protheus, e depois basta o usuário fazer a conferência para lançar o XML.
Como saber quem deu entrada em NFe no Protheus
Agora que você já entendeu os requisitos para conseguir visualizar a informação do histórico do lançamento, chegou a hora de ver o passo a passo sobre como ver quem lançou o documento fiscal no Protheus.
Para conseguir realizar o processo, é preciso que a importação de XML no ERP tenha sido feita com ConexãoNF-e (se você ainda não é cliente, entre em contato para testar grátis agora mesmo).
Passo a passo:
- Dentro do Portal ConexãoNF-e acesse a NFe, NFSe ou CTe que foi lançada;
- Se é um documento antigo, utilize os filtros inteligentes para localizar em segundos;
- Clique no número da nota para visualizar os detalhes;
- Vá em histórico, e pronto! As informações de quem lançou no ERP, data e hora estarão disponíveis em tela.
Leia também: Ainda lança notas fiscais manualmente no Protheus? Saiba como otimizar esse processo!
Importador de XML: quais são as vantagens de utilizar
Além de permitir o acompanhamento ágil da importação e lançamento das notas fiscais de entrada no ERP, existem várias outras funções que fazem da ConexãoNF-e uma das plataformas mais completas do mercado no ramo.
Através da tecnologia RPA (Robotic Process Automation), o sistema executa diversas tarefas dentro e fora do ERP Protheus. Além disso, existem APIs da própria ConexãoNF-e para integrar ao sistema.
Primeiro, o Portal Cloud recebe os documentos fiscais eletrônicos da SEFAZ, prefeituras, clientes e fornecedores, e importa ao ERP.
Dentro do Protheus, a ConexãoNF-e tem uma solução nativa que recebe os documentos e realiza diversos processos, como:
- Importação de documentos como classificados ou pré-nota;
- Vinculação inteligente entre o XML e o pedido de compras;
- Associação facilitada entre NFe e CTe correspondente;
- Associação inteligente do código de produto (ERP x Fornecedor);
- Alerta sempre que um documento é lançado ou cancelado;
- Importa Carta de Correção Eletrônica (CCe);
- Auditoria das informações encontradas no XML e ERP; e mais.
A integração nativa combinada com a extensa gama de funcionalidades práticas e fáceis de operar garantem várias vantagens para a empresa, como você verá a seguir.
Agilidade nos processos com documentos fiscais eletrônicos
Já é comprovado que o lançamento de documentos fiscais com ConexãoNF-e no Protheus é até 80% mais rápido.
Isso se dá ao fato de que a plataforma automatiza quase 100% do processo, sendo que os dados já vêm preenchidos e é preciso apenas fazer validações caso o software encontre divergências entre as informações do XML e ERP.
Além disso, caso você tenha necessidade de mudar alguma configuração ou cadastro de fornecedor na hora do lançamento, pode realizar o processo em tela (mais rápido e eficiente).
Segurança para lidar com arquivos XML
A entrega dos arquivos XML ao ERP é total, e não é preciso se preocupar com erros de digitação ou extravio de notas.
O sistema também alerta na hora do lançamento se a nota fiscal foi cancelada pelo fornecedor, o que evita problemas com a SEFAZ que poderiam prejudicar e muito a empresa.
As validações de segurança na hora do lançamento são importantes na validação de todos os dados, e por fim, com relatórios inteligentes do Portal Cloud é fácil conferir a tributação nos arquivos XML.
Leia também: Como cancelar nota fiscal eletrônica no Protheus
Mais produtividade e redução de erros fiscais
Toda a automatização com RPA e a possibilidade de integrar APIs garante mais produtividade ao setor fiscal e de recebimento, que não precisará mais lidar com tarefas burocráticas e repetitivas que envolvem a digitação de chave de acesso.
Isso também resulta em menos erros (que geralmente acontecem no processo manual), e por consequência em menos gasto de tempo com retrabalhos.
Conclusão
É possível, sim, descobrir com exatidão quem lançou uma NFe no Protheus, bem como o dia e a hora do acontecimento.
Isso garante mais segurança no processo para todas as partes envolvidas, uma vez que se for detectado algum erro é possível descobrir a fonte do problema (ERP, nota cancelada na SEFAZ, dentre outros).
Para conseguir essa informação, é preciso utilizar um software específico como o da ConexãoNF-e, que entrega o histórico de atualizações por usuários.
O Importador de XML também pode trazer uma série de benefícios para a empresa, principalmente no que se refere à segurança das informações e aumento da produtividade e agilidade nos processos.
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