O isolamento social por conta do COVID-19 vem impactando diretamente empresas de todos os setores, seja com baixas em vendas, ou demandas altíssimas e sobrecarga — este último, principalmente aos supermercados e farmácias.
A alta demanda nestes setores pressiona o ambiente de trabalho, que deve adotar estratégias, como o uso de softwares em nuvem, para que o funcionamento da empresa não seja impactado de forma negativa.
Confira a seguir, algumas recomendações sobre o que fazer para tornar a rotina da sua empresa mais ágil e produtiva, mesmo em situações caóticas.
Isolamento social do administrativo e áreas fiscais
Há muitos postos de trabalho que precisam ser mantidos, principalmente por serem ligados aos setores essenciais à sobrevivência. Mas quem trabalha na retaguarda destas empresas, ou seja, nos escritórios, pode e deve trabalhar em home office.
É claro que isso não é tão simples! Afinal, como um setor como o fiscal irá continuar atuando normalmente, com a sobrecarga de notas fiscais de entrada e saída, mesmo sem o suporte do escritório? Para isso, é importante ter, em primeiro lugar, uma mobilização para se organizar e planejar, e depois colocar em prática um plano de ação efetivo.Para promover um home office efetivo e com todos os arquivos em dia, acompanhe os tópicos seguintes!
Planejamento e organização: a base de tudo
Em um primeiro momento, é preciso definir com precisão todos os setores que podem entrar em home office, como: administrativo, RH, marketing, contabilidade, fiscal, entre outros.
Agora, vamos organizar as necessidades básicas de trabalho para os colaboradores de cada setor, isso inclui:
- O colaborador tem um computador ou notebook que possa trabalhar em casa?
- Este computador tem acesso à internet, consigo me conectar à ele?
Caso o funcionário não disponha de um computador em sua casa, mas utilize um notebook na empresa, vale liberar a máquina para ele continuar seu trabalho normalmente. Se isso não for possível ou este colaborador também não tenha acesso à internet, pode ser necessário liberar férias, de modo que não o coloque em risco.
Estando tudo certo com a questão de computador e internet, é preciso segmentar as necessidades de cada setor, se estes funcionários tem acesso aos dados e ferramentas que necessitam para trabalhar. Para isso, pode-se fazer alguns movimentos estratégicos, como:
Organizar todos os documentos e arquivos necessários em nuvem
Antes de iniciar as atividades em Home Office, se certifique de que tudo o que precisa está na nuvem, deste modo não haverá faltas de arquivos quando estiver trabalhando de casa. Cada equipe pode — e deve — ter uma pasta compartilhada própria, onde ficarão todos os dados que necessitam.
Verificar os softwares que utilizam
Os softwares utilizados pela empresa estão na nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar? A importância de contar com a tecnologia em nuvem nunca se tornou tão evidente: a partir dela, é possível se conectar com tudo o que é preciso a partir de qualquer dispositivo ligado à internet.
Se o seu supermercado ou farmácia ainda não utiliza a tecnologia em nuvem, é hora de começar a se adaptar ao cenário. Elenque os principais setores da companhia e procure soluções à altura, de modo que não haja desperdício de pessoal ou extravio de informações.
Utilizar os principais softwares em nuvem para empresas
São vários os softwares em nuvem disponibilizados pelo mercado, para atender as demandas que surgem com a sobrecarga de trabalho. A seguir, elencamos algumas ferramentas confiáveis e em nuvem que vão ajudar sua empresa:
fSense: o fSense permite acompanhar a tela de seus funcionários enquanto estão em Home Office, gerando relatórios acerca da produtividade e horas trabalhadas.
Tangerino: com o Tangerino, seus funcionários podem registrar ponto nos lugares que você selecionar, com o próprio dispositivo móvel deles. Ainda é possível acompanhar horas extras e outros eventos em relatórios! O Tangerino possui teste grátis por 14 dias.
Slack: comunicação é fundamental quando se fala em Home Office, e depender apenas de e-mails ou whats app pode ser um tiro no pé. No Slack é possível se conectar com todos os funcionários, com chats simples, que permitem envio de mensagens diretas ou a criação de canais, por setores, e ainda fazer chamadas.
G Suite: o próprio Google possui várias ferramentas que possibilitam criação de planilhas e documentos, que podem ser compartilhados e editados em conjunto, em tempo real, e também ferramentas de chamadas como o Hangouts.
Oracle: uma empresa com vários setores geralmente faz uso de ERPs. O Oracle é um ERP em nuvem que contém várias soluções em finanças, compras, colaboração de RH, entre outros.
ConexãoNF-e: a gestão de Documentos Fiscais não pode ser esquecida, já que isso implica diretamente com o Fisco. Para receber automaticamente NF-es, NFS-es e CT-es, além de armazenar NF-es, NFC-es e CT-es emitidos, conte com a solução especialista da ConexãoNF-e. São várias funcionalidades para os setores contábil e fiscal, e para ajudar na recuperação das empresas, a ConexãoNF-e está disponibilizando 20 dias de teste grátis.
Tudo pronto e organizado, agora é só colocar em prática
Depois de avaliar as melhores soluções para sua empresa neste momento, é preciso colocar em prática o projeto de migrar temporariamente ao Home Office. Tenha uma organização em sua rotina de trabalho, possuir um lugar isolado para trabalhar em casa é altamente recomendável.
Confira se tudo está funcionando corretamente, através de chamadas e chats em conjunto, verifique se todos estão trabalhando no horário devido e controle seus documentos fiscais eletrônicos para evitar multas e prejuízos.
Por que adotar um sistema de recebimento de Documentos Fiscais é indispensável nesse momento?
Em qualquer circunstância, depender do recebimento de Notas Fiscais por parte do fornecedor é perigoso à gestão da sua empresa. Isso porque alguma nota pode ser esquecida ou extraviada, e até mesmo há risco de fraudes contra o CNPJ.
Tudo isso pode incorrer em pesadas multas para a empresa, e cuidar das Notas Fiscais emitidas e recebidas pode ser caótico em tempos de alta demanda.
Com ferramentas de baixo custo, como a da ConexãoNF-e, são eliminados estes problemas com o Fisco, acerca de recebimento e armazenamento de NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e e CT-e OS.
Além disso, a gestão centralizada de Documentos Fiscais em nuvem permite o acesso em qualquer local e dispositivo, sempre contando com a segurança em dados no uso de Certificado Digital. Veja algumas soluções da ferramenta:
- Recebimento automático de NF-e, NFS-e, CT-e e CT-e OS direto da SEFAZ e prefeituras;
- Armazenamento de NF-e, NFC-e e CT-e emitidos pela empresa;
- Gestão centralizada de documentos fiscais, armazenados por 5 anos conforme a lei;
- Geração de relatórios personalizados para apuração de impostos;
- Uso de filtros e marcadores inteligentes para criar fluxos de trabalho;
- Possibilita realizar Manifesto do Destinatário em NF-e e Desacordo do CT-e, inclusive em lote;
- Integração com outros softwares e ERPs, inclusive na Importação de XML;
- entre outras funcionalidades.
Além disso, é possível testar ConexãoNF-e gratuitamente por 3 dias, como um auxílio às empresas que precisam recuperar seus Documentos Fiscais dos últimos 90 dias e agilizar sua rotina:
Thiago Roberto
CBO na ConexãoNF-e
Graduado em Sistemas de Informação pela Universidade Católica de Santa Catarina, especialista em plataformas de gestão de documentos fiscais. Participa como palestrante em eventos de tecnologia fiscal e vendas, como JEDI do Joinvalle e Gatilho da Softville, e atua como mentor de startups incubadas na Softville, ajudando empreendedores a transformarem seus negócios através de processos, metodologias e tecnologias.
