Quem lida com o dia a dia de empresas sabe… existe uma grande quantidade de documentos fiscais que precisam ser devidamente catalogados e organizados a fim de otimizar a gestão.
Mas arquivar dados importantes sobre uma empresa é mais do que uma estratégia de administração – é também uma vantagem competitiva sobre concorrentes de mercado.
Um obstáculo para essa organização, no entanto, é o volume de informações.
Departamentos fiscais podem, facilmente, acumular pilhas e pilhas de papéis em apenas algumas semanas.
Uma alternativa para resolver esse problema é o armazenamento de documentos em nuvem.
Nessa modalidade o arquivamento dos dados é feito de forma totalmente online, o que contribui, entre outros pontos, para o aprimoramento de espaços e acessibilidade dos dados.
Neste artigo vamos falar sobre o tema e mostrar a sua importância. Além disso, falaremos sobre como funcionam esses sistemas de armazenamento de documentos em nuvem e falar das suas vantagens.
Se você quer ter uma gestão de sucesso, continue a leitura!
O que é armazenamento na nuvem?
O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite que os dados da empresa sejam arquivados a partir de um sistema online.
É possível guardar dados de diferentes naturezas, desde tributários, até pagamentos, recebimentos, entradas, saídas, etc.
Esses tipos de sistema tem sido muito usados por organizações de vários perfis e tamanhos, visto que para os pequenos e médio empreendimentos nem sempre é possível dispor de grandes locais para o arquivamento de dados.
Enquanto isso, para as grandes organizações, o volume de informações é enorme, o que pode gerar, inclusive, a perda de documentos.
Como funciona o processo?
O armazenamento na nuvem de dados funciona a partir de softwares ou sistemas, que são alimentados com as informações e salvam na internet.
Ou seja, o armazenamento não será feito de modo físico, mas em um ambiente virtual, popularmente conhecido como “nuvem”.
Nele é possível organizar os dados com praticidade e fácil acesso. Tudo o que for armazenado em nuvem permite acesso pelo computador, tablet, smartphone e outros dispositivos móveis.
Em um mercado cada vez mais competitivo, é essencial que as empresas busquem por métodos de aperfeiçoar processos, facilitar o trabalho e obtenção de informações e, a partir disso, aprimorar constantemente os resultados atingidos.
Nesse contexto, a tecnologia é uma poderosa aliada, capaz de dinamizar a rotina administrativa, aumentar a produtividade e garantir a qualidade do produto/serviço oferecido.
Portanto, para garantir esses benefícios, é ideal que sua empresa opte por usar sistemas em nuvem, desde os básicos para organização de arquivos, ou sistemas de recebimento de notas fiscais (como a ConexãoNF-e, por exemplo).
Armazenamento da nuvem x armazenamento tradicional
Como você pode imaginar, o armazenamento na nuvem e o armazenamento tradicional têm grandes diferenças. E a maior delas está na acessibilidade.
Enquanto em dispositivos tradicionais, como os HDs e SSDs as informações são depositadas fisicamente em um espaço, na nuvem elas são armazenadas em servidores.
Isso quer dizer que elas podem ser acessadas de qualquer dispositivo móvel autorizado com acesso à internet.
Além disso, o armazenamento de documentos em nuvem também pode ser mais simples de organizar, uma vez que serviços como estes oferecem funções de compressão que aumentam a capacidade de indexação.
Isso se traduz em pesquisas mais rápidas para o usuário
Quais as principais vantagens desse tipo de armazenamento?
O armazenamento em nuvens apresenta benefícios para uma empresa, por isso é importante que o gestor conheça bem esses pontos antes de escolher o sistema mais adequado à realidade da sua rotina e potencial.
Maior segurança
Muitas empresas organizam seus arquivos em documentos impressos, no computador, pendrive, HDs externos, entre outros métodos.
No entanto, esse tipo de armazenamento oferece uma série de riscos de perda causados por acidentes, extravios, queima de documentos e desgaste pelo tempo.
Além disso, documentos fiscais como NF-e e CT-e só são válidos em suas versões digitais, portanto o armazenamento físico não é mais uma opção.
Panes e falhas no sistema e até mesmo furtos podem comprometer de forma irreversível documentos importantes.
Com o uso de servidores online esse tipo de problema não ocorre, uma vez que todos os dados são guardados neles, que são atualizados constantemente.
São realizados backups constantes, a fim de garantir que nada se perca.
Um sistema como o da ConexãoNF-e faz backup dos documentos fiscais da empresa automaticamente e garante seu armazenamento pelo período determinado pela lei, que é de 5 anos.
Esse processo garante o cumprimento das normas do Fisco, evitando multas e penalizações para a empresa.
Redução de custos
O uso de um sistema com armazenamento em nuvem é bem mais econômico quando comparado a outros métodos que envolvem compra e instalação de pesados servidores e/ou sistemas, licenciamentos, manutenção, etc.
Outra vantagem relevante é a possibilidade de encontrar soluções na medida para as demandas existentes e adaptar a compra do software a essas necessidades.
Para documentos gerais, o armazenamento em nuvem ainda poupa a empresa da necessidade de grandes espaços com armários e gavetas, contendo pastas e demais documentos importantes.
Com isso os custos de construção, compra de móveis, funcionário para coordenar, organizar e fazer a manutenção também são inexistentes (hábitos comuns antes da nota fiscal eletrônica ser implantada).
Mesmo no caso dos documentos eletrônicos, que não são arquivados em espaços físicos, ainda assim precisam de servidores internos com grande capacidade, o que não ocorre com os sistemas de armazenamento em nuvem.
Disponibilidade de plataformas
Os programas de armazenamento na nuvem funcionam em diferentes sistemas operacionais; portanto, independentemente de a empresa utilizar Windows ou Linux, é possível se adaptar e ainda assim garantir segurança e confiabilidade do arquivamento dos dados na nuvem.
Na prática isso representa uma significativa flexibilidade, que possibilita economia de recursos que seriam direcionados para a adaptação de sistemas operacionais ao padrão utilizado na empresa.
Com o tempo, a tendência é que essa contenção nos gastos seja revertida em investimentos e demais melhorias.
Flexibilidade de acessos
O sistema de armazenamento na nuvem permite acesso de diferentes locais e horários.
Como ele funciona totalmente online, apenas com um login e senha é possível saber dados, informações e números em tempo real e de modo simples.
Outro ponto importante é a possibilidade de segmentação de áreas; sendo assim, cada departamento pode ter acesso somente ao que for pertinente para a realização de seu trabalho com eficiência.
Por que armazenar documentos importantes na nuvem?
Melhorar o desempenho da equipe e dos processos administrativos é um fator de sucesso das grandes empresas, que se destacam e se consolidam como líderes de seus mercados.
Nesse sentido, o armazenamento na nuvem é um modo eficiente de obter informações relevantes na hora de tomar decisões que podem impactar o rumo dos negócios desenvolvidos.
Se manter no mercado, no entanto, não é uma tarefa simples, sendo preciso consciência, estratégia e também recursos, que podem ser implantados para tornar a rotina mais organizada e eficaz.
Empresas que utilizam da tecnologia levam grande vantagem em relação à concorrência e esse diferencial certamente será percebido e reconhecido pelos consumidores, que passarão a ver a sua empresa como referência.
Quanto mais conhecimento e segurança os líderes e diretores tiverem, maiores são as chances deles serem capazes de tomar decisões conscientes, com resultados de curto, médio e longo prazo.
Com um bom planejamento e uma solução consistente de armazenamento em nuvem, é possível implantar uma boa gestão.
Como manter a segurança dos documentos em nuvem?
Para manter a segurança de documentos na nuvem é importante contar com um sistema de captura automática, como o da ConexãoNF-e.
Somos responsáveis por fazer a captura dos documentos fiscais da SEFAZ, garantindo o recebimento de todas as Notas e CT-es da empresa, e guarda automática dos arquivos digitais pelo período determinado pela lei, com fácil acesso e localização
Entre os documentos mais importantes de uma organização estão as Notas Fiscais e Conhecimentos de Transporte Eletrônico. Por lei, esses documentos devem ser armazenados por 5 anos, sob penalização de multas.
O armazenamento exigido é na versão digital, no entanto, é comum que haja uma série de dificuldades com a organização dos mesmo, como nomeação dos arquivos e a organização por datas, o que implica na localização do registro.
Sendo assim, um software que faz a captura automática pode ajudar com a organização!
Como escolher o melhor software de armazenamento de documentos na nuvem?
Escolher um software de armazenamento de documentos em nuvem é muito importante, já que esta é uma ferramenta que ajudará na organização da vida fiscal da sua empresa, evitando dores de cabeça.
Para escolher uma boa ferramenta, no entanto, é importante levar em consideração fatores como o espaço desejado, funcionalidades extras e facilidade no uso da plataforma.
Faça uma pesquisa de mercado, muitas ferramentas têm um período gratuito de testes e você pode usá-lo para ver qual mais se adequa às suas necessidades.
A ConexãoNF-e é uma empresa com ampla experiência no ramo de armazenamento de documentos na nuvem, tendo soluções pioneiras como o DocBox, uma plataforma de gerenciamento de arquivos importantes para sua empresa.
Por conta da nossa expertise, preparamos um guia de escolha do software de gestão de documentos fiscais. Esperamos que ajude na decisão!
Conclusão
Gostou do conteúdo? Neste artigo mostramos a importância do armazenamento em nuvens e como ele pode contribuir para uma administração comprometida com o sucesso dos objetivos definidos.
Quanto mais informação e visão de mercado os gestores desenvolverem, melhores serão os resultados alcançados.
Confira também quais são as regras e dicas de armazenamento de NF-e neste post!
Ou aproveite e comece agora um teste grátis da ConexãoNF-e:
