Melhorar a produtividade na gestão financeira é um dos grandes objetivos dos gestores e dos empresários em geral. Acontece que a demanda de serviço é alta e o número de documentos é maior ainda — sem contar a necessidade de atender bem o cliente e de investir em ações que visem a consolidação da empresa no mercado.
São tantas obrigações e tantas preocupações que a sensação é de que manter tudo em ordem é impossível. Porém, isso não é verdade! Neste artigo listamos 10 passos para você otimizar a gestão financeira do seu negócio e aumentar sua produtividade. Confira!
1. Organize a rotina
O primeiro passo é organizar sua rotina. É necessário estabelecer um procedimento único para o atendimento, a guarda de documentos, o registro das informações e todos os outros processos.
É essencial também que todos saibam o que fazer, como fazer e quando fazer, e a organização de procedimentos auxilia justamente neste ponto.
A rotina organizada contribui para que todas as tarefas sejam executadas no tempo certo e para que os documentos necessários sejam localizados com mais facilidade. Isso também evita perda de informações e esquecimento.
2. Defina obrigações e estabeleça prazos
Com a rotina organizada é importante que você defina quem ficará responsável por cada um dos serviços realizados na empresa. Ter uma pessoa certa para cada tarefa é essencial para reduzir o número de erros e para que exista um controle mais eficiente sobre os documentos.
Além disso, é fundamental definir prazos para a apresentação de relatórios e de resultados, quando for o caso. Isso evita a protelação do serviço e preserva a pontualidade.
3. Controle o seu estoque
Com a definição do profissional responsável para essa tarefa, estabeleça com ele um critério de organização e controle. Assim você poderá acompanhar sempre o estoque dos produtos que oferece ou dos materiais que utiliza para prestar os serviços contratados.
Isso é importante para que você possa planejar novas compras com antecedência, o que permite que você tenha mais controle sobre os gastos e a possibilidade de realizar pesquisas de preço — ou de pensar em estratégias para a substituição do produto, caso não queira continuar com ele.
Mas lembre-se que o controle de estoque não é uma tarefa apenas do setor financeiro, portanto, é importante que sua empresa esteja em compliance e conte com um ERP para centralizar todas as informações.
4. Gerencie o fluxo de caixa
Controle atentamente a entrada e a saída de valores do caixa da sua empresa e faça os registros diariamente para que nada passe despercebido, pois só assim será possível conhecer a realidade financeira da sua empresa.
Convém ressaltar que, para que o seu fluxo de caixa fique exato e para que você possa revisá-lo em caso de inconsistência, é importante que você organize e arquive todos os documentos fiscais ou não fiscais, eletrônicos ou físicos, que tiverem relação com as informações registradas na sua planilha de controle.
Pense em estratégias para a organização e defina um dia da semana para conferir se fez a guarda de toda a documentação necessária.
5. Contrate um sistema de gestão financeira
Atualmente, com a ajuda da tecnologia, gerir a parte financeira de uma empresa é mais simples. Existem softwares que além de gerar relatórios periódicos, permitem que você agende compromissos de contas a pagar, confira rapidamente seus resultados, automatize as contas e muito mais.
Além disso, eles podem ser integrados com o escritório de contabilidade que você tiver contratado — o que agiliza o serviço, já que não será necessário enviar documentos mensais ao contador. Tudo o que for registrado no sistema poderá ser acessado por ele imediatamente, desde que ele tenha uma senha de acesso.
O interessante é que isso não compromete a segurança da informação, principalmente porque um dos serviços oferecidos por esses softwares é o armazenamento diário de informações, com backup dos dados na nuvem.
6. Faça um planejamento estratégico
Definir ações, pensar em investimentos e em formas de economia é sempre importante. Além disso, é essencial ter metas a serem alcançadas e traçar estratégias de ação. Isso estimula o trabalho e contribui para que a empresa cresça de forma saudável e equilibrada.
7. Separe despesas pessoais das empresariais
Para ter uma gestão financeira produtiva e eficiente, você precisa separar completamente os gastos pessoais dos gastos da empresa. Defina um valor mensal de retirada e não pegue nenhum valor do caixa para pagar as suas contas, por menores que elas sejam.
Isso é essencial para que você tenha um conhecimento profundo e correto sobre os seus lucros, suas despesas e suas possibilidades de crescimento. A confusão dos valores — mesmo que seja mínima — impede o balanço e o fechamento correto do caixa.
8. Faça reuniões frequentes
Marque reuniões periódicas com a sua equipe para que vocês possam discutir a gestão financeira da empresa e estudar estratégias para otimizar o serviço e alinhar as estratégias de ação.
Além disso, compartilhar o conhecimento de tudo o que está acontecendo, e deixar seus colaboradores compartilharem suas opiniões e problemas com o trabalho, confere mais confiança e bem estar no setor.
9. Capacite a sua equipe
Ofereça cursos e palestras voltadas para a gestão financeira de uma empresa, organize grupos de estudo e contribua para que os seus funcionários estejam sempre atualizados e acompanhando as inovações.
Fazendo isso você só tem a ganhar. Afinal, uma equipe qualificada poderá oferecer um serviço diferenciado e de primeira qualidade.
10. Reconheça os erros (e recomece quando necessário!)
A gestão financeira pode ser realizada de várias formas. Então, é possível que você comece de um jeito e depois sinta a necessidade de mudar alguma coisa — ou de recomeçar. Nesse caso, não tenha medo de assumir a situação para os seus funcionários.
Convoque uma reunião, converse, reconheça que o que estão fazendo não está bom e estabeleça novas metas e novas ações. Com o diálogo aberto e com a mente disposta a aprender cada vez mais, certamente ficará mais fácil organizar a empresa.
Viu só? Produtividade na gestão financeira não é tão complicada quanto parece. Se você utilizar os recursos certos terá benefícios rápidos e o principal: a sua equipe terá mais tempo para se dedicar ao que realmente importa! Gostou do texto? Então siga nossas páginas nas redes sociais e fique por dentro de todas as postagens! Estamos no Facebook e no Linkedin.
