Como a integração de sistemas pode ajudar sua empresa a ter dados mais confiáveis

O uso de softwares para gerenciar dados e automatizar tarefas é a melhor forma de otimizar os processos de uma empresa. No entanto, problemas começam a surgir quando esses softwares não conversam entre si. Para resolver isso, existe a integração de sistemas.

Geralmente, departamentos diferentes precisam de programas específicos — seja para editar planilhas, controlar estoque, reconciliar contas ou fazer ordens de compra.

O resultado é que muitas ferramentas diferentes são usadas na organização. Quando elas não se integram umas às outras, fica bem mais difícil para funcionários e equipes trabalharem de forma eficiente para alcançar os objetivos do negócio.

A integração de sistemas poupa tempo e dinheiro, afinal, quando todos os softwares funcionam bem de forma conjunta, os dados fluem, as informações são confiáveis, os processos se tornam mais ágeis e a produtividade das pessoas aumenta.

Neste texto, você vai entender melhor o que é integração de sistemas, quais são os tipos, e os principais benefícios para a empresa. Boa leitura!

O que é integração de sistemas?

Integrar sistemas é reunir vários softwares independentes e colocá-los para trabalhar em conjunto, através de tecnologia que permita a troca de dados e/ou a centralização das informações.

Desse modo, pessoas de vários setores conseguem usufruir da velocidade e precisão de softwares específicos, e ainda assim ter todos os dados integrados e centralizados de forma segura, sem precisar cadastrar várias vezes a mesma informação em sistemas diferentes.

Pense em todos os subsistemas diferentes envolvidos na venda de uma única mercadoria:

• o setor de vendas faz a emissão da nota fiscal;
• a contabilidade acrescenta o valor da nota às receitas da empresa;
• o financeiro faz uso do registro para calcular impostos;
• o setor de estoque remove a mercadoria do registro;
• em algum momento, o setor de compras se prepara para repor a unidade vendida;
• o marketing toma nota para identificar os produtos mais bem-sucedidos e aqueles que fizeram parte da última campanha publicitária.

Nesse exemplo, sem a integração de sistemas, os dados de venda e estoque podem ficar perdidos ou incorretos, resultando na falta de reposição do estoque, vendas de produtos que não existem mais e uma estratégia incorreta de marketing.

Com a integração de sistemas, uma informação precisa ser gerada uma única vez — e será automaticamente transmitida para todos os outros departamentos.

Para entender melhor como esses sistemas se conversam, veja alguns exemplos comuns de integração:

• Software de captura e gestão de notas fiscais ⇄ ERP e sistema contábil
• Software de automação de vendas ⇄ CRM
• Plataforma de pagamentos ⇄ Software de gestão de contratos

Tipos de integração de sistemas

Os principais tipos de integração de sistemas são: via banco de dados unificado, através de alguma plataforma que faz a "tradução" dos dados, via API. Confira a seguir como cada tipo de integração funciona!

Banco de dados

Chamada de integração banco a banco, neste modelo os diferentes sistemas compartilham um mesmo banco de dados, e essas informações são extraídas e tratadas por um software.

Por exemplo: você pode ter três ferramentas integradas ao banco de dados principal, e através de um software dedicado aos dados dessa base, extrair informações importantes do seu negócio.

Nesse modelo de integração, é necessário ter um profissional conhecido como database administrator (DBA) que fará as configurações. Para isso, ele precisará ter acesso a todas as informações que estão dentro dos sistemas a serem integrados.

Compartilhamento de dados eletrônicos

No modelo de compartilhamento de dados eletrônicos, é preciso de um software intermediário responsável por "traduzir" as informações de um software para outro, de modo a garantir a fluidez nas trocas.

No compartilhamento de dados eletrônicos é necessário ter muita atenção na integração, pois são vários detalhes para levar em conta na tradução das informações.

API

A integração via API é a mais conhecida e utilizada entre todas. A API funciona como uma ponte, movimentando os dados em tempo real entre softwares que inicialmente não conversam.

Por exemplo: quando a ConexãoNF-e envia os XMLs de forma automática para o ERP, está usando uma API para transportar essas informações.

O uso de APIs também é muito difundido pela alta segurança de dados, afinal, não envolve o acesso direto a dados sensíveis como na integração banco a banco, e também não necessita de um software intermediário de tradução. São apenas conjuntos de rotinas de programação que conectam as plataformas.

Quais são os principais benefícios da integração de sistemas?

Redução de erros

Ter o trabalho de duplicar ou inserir a mesma informação em vários sistemas pode resultar em problemas, principalmente quando envolve sequências numéricas ou muitos campos de informação.

Ao reduzir a necessidade do cadastro de informações e por pessoas diferentes, a tecnologia e a integração de sistemas mitigam erros de digitação e retrabalhos.

Como os dados são usados para tomar decisões estratégicas, é necessário que eles sejam precisos e consistentes.

Melhora na produtividade

Com a automação de processos, os dados circulam de forma segura e ágil entre os setores envolvidos, eliminando a necessidade de cadastrar informações de forma manual, e facilitando o uso inteligente dessas informações.

Com isso, os profissionais ganham tempo para tarefas mais complexas e produtivas, além de contar com uma base de dados consistente para a tomada de decisões estratégicas.

Otimização de processos

A automatização possibilitada pela integração de sistemas significa que a gestão pode trabalhar mais na qualidade dos processos. Com isso, profissionais podem se concentrar mais em tarefas que farão a empresa crescer e evoluir — em vez de perder horas com rotinas burocráticas.

Mais qualidade nas decisões

A integração de sistemas tem se tornado cada vez mais atraente para as empresas por permitir analisar cada decisão e detectar todos os erros.

Com os dados centralizados em um só local, cada mudança tem efeito imediato e automático no sistema inteiro, eliminando a probabilidade de análises incorretas e fornecendo uma visão completa e com clareza da saúde da empresa.

Redução de custos

Reunir todas as informações em um só local resulta em grande economia de espaço para armazenamento de arquivos. No entanto, o maior benefício para a lucratividade resultará da automatização de tarefas e do foco renovado em análises mais bem-informadas, permitindo identificar oportunidades para cortar custos e reduzir gargalos todos os dias.

Como fazer a integração de sistemas?

Como mostramos antes, existem diferentes tipos de integração de sistemas:

• Banco a banco
• Compartilhamento de dados eletrônicos
• API

Porém, outro ponto a ser levantado na integração de sistemas é sobre a centralização desses dados.

Geralmente as empresas optam por centralizar as informações de backoffice, produção, compras e estoque em um só sistema de gestão empresarial, o ERP. Assim, todos os dados de outros softwares são integrados a esse sistema principal.

É importante dizer que o ERP não se limita apenas aos setores citados, na verdade, esse é um sistema muito robusto e abrangente, por isso escrevemos um artigo específico sobre ERP aqui.

Quando o assunto é marketing, vendas e atendimento ao cliente, geralmente a plataforma mais utilizada para tratar e centralizar informações é o software de CRM, que pode possuir vários dashboards e relatórios de resultados, ou ainda ser integrado a outro sistema, como BI.

Também existem empresas, geralmente menores, que não tem algum banco de dados ou sistema de gestão que centralize as informações. Nesse caso a integração de sistemas também é possível, conectando os softwares utilizados de forma direta, via API.

Como saber se um sistema pode ser integrado?

A chave para conduzir um projeto de integração é criar estratégias considerando todos os aspectos relevantes, como os dados, a segurança, a correspondência de mensagens entre os diferentes departamentos e as redes entre eles.

Se essa etapa não for cumprida de forma proativa, a integração corre o risco de ser feita apenas ponto a ponto, ou seja, entre cada departamento e as soluções, mas sem estabelecer conexões entre os diferentes segmentos da empresa.

Por isso, antes de contratar qualquer software, é importante estar atento se ele possui integração com os principais sistemas que a empresa já utiliza.

O que considerar na integração de sistemas?

A integração de sistemas é um processo de engenharia, e a cada fase deste processo, grandes quantidade de informações podem ser perdidas.

Por isso, é importante contar com ferramentas e soluções que possuem uma integração facilitada com outros sistemas, assim, não é necessário desenvolver uma integração do zero, ou pode ser usado um mecanismo mais simples e seguro de integração, como as APIs.