Que o tema NFe é algo batido, isso ninguém pode negar. A vida de empresas de todos os tamanhos é afetada diariamente pelas notas fiscais eletrônicas, seja para o bem ou para o mal. Mas acredite, ainda há pontos que são ignorados ou pouco aproveitados que podem fazer a diferença na operação diária.
Você deve estar pensando agora que é impossível um assunto tão popular ainda esconder alguma coisa, mas esse artigo é vai te fazer mudar de ideia. Veja esses esses 5 pontos que nem sempre são lembrados quando estamos falando de NFe.
1 - Guardar o Danfe impresso é perda de tempo não é necessário
Desde a implantação da nota fiscal eletrônica, o papel perdeu seu posto de ator principal e passou à coadjuvante. O nome "Danfe" é uma sigla que indica Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. A palavra "Auxiliar" deixa claro que ele deve servir de apoio para a operação, mas não pode ser confundido com a nota fiscal, segundo o Fisco, a nota fiscal eletrônica é o arquivo XML autorizado e validado pela SEFAZ e esse sim deve ser bem guardado (mesmo que fora da empresa) para ser apresentado sempre que solicitado pelo Fisco. Se a sua empresa ainda mantem um processo de guarda de Danfe, é provável que seja possível melhorar algumas coisas e reduzir custos operacionais.
2 – É necessário guardar o arquivo XML por 5 anos
Assim como na antiga Nota Fiscal impressa, o arquivo XML de NFe precisa ser armazenado pelo tempo mínimo previsto pela lei, que é de 5 anos. Caso haja extravio ou perda dessas Notas Fiscais, a empresa pode ser autuada e pagar uma multa de até R$1.000,00 por documento faltante.
Já existem softwares como o da ConexãoNF-e que fazem a guarda automática desses arquivos pelo tempo previsto por lei, até mesmo na nuvem, sem precisar utilizar o armazenamento do servidor da empresa.
3 - O Manifesto do Destinatário Eletrônico (MDe) pode salvar sua empresa de uma multa
O sistema de Manifesto do Destinatário Eletrônico (MDe) não é uma novidade para quem já lida com o tema NFe (entenda o que é e como funciona a Manifestação de Destinatário (MDe)), porém, por não ser uma obrigatoriedade para a grande maioria das empresas, ele fica esquecido e parece ser mais um item que vem para atrapalhar o dia-a-dia do analista fiscal, mas não é bem assim. Sua empresa já foi surpreendida com notas fiscais que foram canceladas após elas já estarem lançadas e escrituradas? Se sim, saiba que isso pode ser evitado com o MDe. Se ao receber a nota fiscal, você realizar o procedimento para indicar "Confirmação da operação" o seu fornecedor será impedido de cancelar a NFe. Você terá a chave para liberar o cancelamento ou não. Para abrir esse cadeado precisará indicar "Operação não realizada" com descrição do motivo. Nunca mais seu SPED terá problemas com status da NFe.
4 - Seus clientes podem fazer o Manifesto do Destinatário eletrônico (MDe) incorretamente
Talvez você não tenha se dado conta ainda, mas da mesma forma que sua empresa pode realizar o Manifesto do Destinatário Eletrônico (MDe) sem ser obrigada, também seus clientes podem fazer sobre as NFe emitidas pela sua empresa e se eles estiverem indicando uma manifestação negativa? Por exemplo "Operação não realizada" ou "Desconhecimento da operação". Não vamos nos ater aos motivos para que ele faça isso, mas é certo que pode fazer. Por isso é muito importante que as pessoas da sua empresa possuam uma forma de consultar como está o MDe das notas fiscais emitidas.
5 - A transportadora também é obrigada a guardar a NFe
Como parte envolvida na transação a transportadora também é obrigada por lei a guardar o arquivo XML da NFe, da mesma forma que é feita pelo emitente e pelo destinatário, inclusive pelo mesmo período e apresentar ao Fisco sempre que necessário. Esse item também cabe aos distribuidores que fazem parte de uma operação triangular de nota fiscal.
A ConexãoNF-e como opção para solução
Se você busca por segurança e redução dos custos operacionais, então a melhor opção é automatizar o processo que envolve a recepção, validação e guarda das NFe com um aplicativo que faz isso tudo para você.
Como opção o aplicativo da ConexãoNF-e oferece cobertura para todos os pontos abordados aqui, vejamos:
Guardar o Danfe impresso é perda de tempo não é necessário (√ check): Você terá disponível o Danfe online sempre que precisar, inclusive acessando ele através do celular ou tablet.
É necessário guardar o arquivo XML por 5 anos (√ check): A ferramenta da ConexãoNF-e faz a guarda dos arquivos XML pelo tempo solicitado pela lei, ordenando-os por data e possuindo marcadores especiais, para facilitar em uma possível fiscalização, além de possuir integração com ERP.
O Manifesto do Destinatário Eletrônico (MDe) pode salvar sua empresa de uma multa (√ check): O aplicativo tem a opção de "Confirmar o recebimento" sempre que o documento for lançado no ERP ou escriturado, desta forma evita que seja cancelado sem solicitação prévia.
Seus clientes podem fazer o Manifesto do Destinatário eletrônico (MDe) incorretamente (√ check): O aplicativo alerta quando seu cliente realizar um manifesto negativo, permitindo que você tome providências cabíveis (contato direto).
A transportadora também é obrigada a guardar a NFe (√ check): O aplicativo captura o XML sempre que sua empresa for envolvida na transação, isso evita que estelionatários realizem faturamentos indevidos contra seu CNPJ sem que você fique sabendo.
