Simplificamos a nota fiscal eletrônica. Clique aqui e entenda!

A nota fiscal eletrônica foi implantada com o objetivo de facilitar a vida dos empresários, reduzir a burocracia e aumentar o controle por parte do Fisco, que passou a ter meios mais eficazes para controlar o processo de emissão.

Quem já está utilizando esse modelo de nota está satisfeito com os benefícios que ela oferece e com a segurança do procedimento de emissão. Porém, para aqueles que ainda não implantaram, a mudança parece complexa e o receio permanece.

Acontece que, em muitos casos, a utilização já é compulsória, e a tendência é que essa obrigatoriedade venha a existir em quase todos os casos e para todos os tipos de empresa.

Neste post, falaremos sobre o assunto para que as dúvidas deixem de existir. Confira:

O que é nota fiscal eletrônica (NF-e)?

Como você já sabe, a nota fiscal é o documento que comprova a realização de uma operação de compra e de venda de um produto ou de um serviço.

Ela descreve a transação realizada, indica as partes na operação, apresenta os tributos recolhidos e confere legitimidade para a relação comercial.

A nota fiscal eletrônica tem a mesma função. A diferença é que é emitida por meios eletrônicos e enviada ao contribuinte por e-mail.

O interessante disso é que a transação fica mais rápida e mais segura, e você ainda economiza com papel e com tinta de impressora.

Quem é obrigado a emitir?

Os protocolos ICMS 10/07 e 42/09, ambos do Ministério da Fazenda, possuem a lista completa das empresas que já são obrigadas a emitir a nota fiscal eletrônica.

Para saber se é o seu caso, confira com calma esses documentos e, em caso de dúvidas, entre em contato com profissionais especializados no assunto.

Convém ressaltar, ainda, que são obrigadas a emitir NF-e todas as empresas que:

  • servem à Administração Pública, ainda que indiretamente;

  • realizam transações de venda para clientes de outros estados;

  • possuem envolvimento com atividades relacionadas à importação ou à exportação.

Porém, mesmo que ainda não exista obrigatoriedade, é importante modernizar o trabalho e ceder à tecnologia.

Isso porque a tendência é que, em breve, todas as empresas sejam obrigadas a utilizar esse modelo de nota fiscal. Então, quanto mais tempo você demorar a começar, pior será.

Quais são os requisitos para emissão?

Para emitir a NF-e, a sua empresa precisa estar regular e não possuir nenhum débito junto à Fazenda Pública.

Além disso, será necessário realizar um cadastro junto à Secretaria da Fazenda do seu estado, obter um certificado digital e contratar um software de emissão.

Convém ressaltar que a conexão com a internet será necessária para o envio das informações à Secretaria da Fazenda. Contudo, caso você tenha algum problema, poderá atender o cliente normalmente e realizar a operação no sistema interno da empresa.

Feito isso, você terá um prazo para repassar as informações e regularizar a situação.

O que é certificado digital e como obter?

O certificado digital surgiu para conferir legalidade às transações eletrônicas. Trata-se de uma assinatura digital diretamente vinculada ao seu CPF ou ao CNPJ da sua empresa.

Com isso, ao conectar o pen drive ou o cartão no computador e digitar a senha de acesso, o documento estará assinado e, consequentemente, a operação será reconhecida.

O interessante disso é que você não precisará sair do trabalho para reconhecer assinatura em Cartório ou para passar procuração, por exemplo. Tudo poderá ser feito pelo computador, sem trânsito, sem perda de tempo e sem gastos adicionais.

Além disso, após assinado, o documento não poderá ser assinado novamente. Isso significa que você terá mais segurança para transmitir informações por meios on-line.

Qual a diferença entre NF-e e Danfe?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) contém as informações da NF-e de forma simplificada.

Nele são descritos os dados da operação, as informações de identificação das partes e o valor do tributo a ser pago.

Ele é essencial em todas as transações e em caso de vendas eletrônicas, por exemplo, ele vai junto com a mercadoria durante o transporte.

Apesar de ser obrigatório, ele não possui valor fiscal e para ser reconhecido é necessário que contenha uma chave de autenticação com 44 dígitos.

As chaves são geradas em todas as transações e por meio delas que os órgãos fiscalizadores conferem a autenticidade da operação.

Para emitir, você pode utilizar o mesmo sistema emissor da NF-e. Com isso, os riscos de erros e conflitos entre os documentos ficam bem menores. Sem contar a praticidade e a agilidade, afinal, não será necessário digitar todos os campos 2 vezes.

Para imprimir você tem que utilizar folha comum, em tamanho A4, e seguir os procedimentos indicados no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Fique atento aos procedimentos e às informações. Qualquer irregularidade pode gerar dores de cabeça e multas desnecessárias. Isso sem contar o risco de prejudicar a sua imagem perante o cliente, não é mesmo?

Atualmente, a fiscalização está intensa. Então, fique atento e não deixe nada passar despercebido. Confira, pergunte e tenha cautela com cada detalhe.

Quais os benefícios da nota fiscal eletrônica?

Além de reduzir as despesas com impressão e agilizar as operações, conforme mencionamos acima, a NF-e confere mais transparência aos processos fiscais e reduz o número de erros por parte dos empresários.

Da mesma forma, ela é um incentivo à adoção das tecnologias disponíveis no mercado e aumenta o controle por parte do Fisco, o que contribui para redução da sonegação fiscal e das fraudes ao sistema tributário.

Convém salientar, ainda, que em alguns casos ela ajuda para que o contribuinte vendedor consiga descontos no IPTU e no ICMS. Sobre esse assunto, é interessante que você se informe no seu município e no seu estado e converse com o seu contador.

Agora que você já tem essas informações sobre a nota fiscal eletrônica, comece a implantar o procedimento na sua empresa e a modernizar o trabalho da sua equipe. Com certeza valerá a pena!

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