Siga à risca a legislação fiscal e evite penalidades

As notas fiscais (NFe) estão presentes na vida de todo mundo e de várias formas diferentes, seja para comprovar um grande investimento feito por uma companhia ou para discriminar os itens que você comprou na última vez que foi ao supermercado. Elas são documentos fiscais muito importantes, pois têm a missão de registrar os principais dados de compras e vendas de produtos e serviços e, com base neles, facilitar o recolhimento de impostos.

E é justamente por serem tão importantes assim que é fundamental para as empresas contarem com uma gestão de arquivos fiscais (XML) eficiente, para estarem sempre em dia com a legislação, seja na hora de gerar a nota fiscal ou armazenar adequadamente. A nota fiscal eletrônica, a tão conhecida NFe, foi implantada no país como uma forma de tornar a emissão, o gerenciamento e o arquivamento desses documentos algo mais prático para as empresas. Por outro lado, essa facilidade passou a exigir também mais cuidado dos estabelecimentos ao lidar com esses procedimentos, já que a NFe facilitou também a fiscalização por parte do governo.

Para empresas que são obrigadas a emitir NFe, mas ainda não estão fazendo isso, a multa é de 50% do valor da operação, e para o destinatário, 35% do mesmo valor. Sim, o cliente também se torna responsável pela má conduta do fornecedor, pois deve exigir sempre a emissão da nota. Porém, mais do que ser apenas gerada, a NFe precisa ser enviada ao consumidor – deixar de fazer isso rende multa de 50% do valor da venda.

É preciso verificar também se não há diferenças entre os dados informados no Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – uma representação gráfica da NFe que deve acompanhar o trânsito de mercadorias) e na própria NFe, pois caso isso aconteça, a empresa terá que desembolsar o equivalente a 100% do valor da operação como punição.

É necessário ficar atento ainda ao prazo para o envio do Sped Fiscal, arquivo digital que reúne todos os documentos fiscais e informações que o governo precisa saber sobre os empreendimentos. Descumprir essa obrigatoriedade, além de render multa, impede a empresa de participar de licitações e demais concorrências públicas.

Vale lembrar também que, a partir de 2015, as empresas são obrigadas a discriminar na nota fiscal os tributos incidentes na operação, seja ela referente a vendas de mercadorias ou prestação de serviços. Quem ainda não estiver fazendo isso está sujeito a penalidades como multa, apreensão e proibição de fabricação de produtos e suspensão temporária de atividades, por exemplo.

Outra obrigação das empresas é fazer a custódia das notas fiscais eletrônicas por, pelo menos, cinco anos. Este é o período que a Receita Federal tem para fiscalizar as obrigações relacionadas a esses documentos. Eles devem ser armazenados na forma eletrônica em formato XML (arquivo gerado quando a empresa emite um documento fiscal eletrônico), pois de acordo com a legislação, notas impressas não são mais válidas. Se os documentos não forem apresentados quando solicitados, em uma fiscalização, por exemplo, a pena é de detenção de seis meses a dois anos e multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido.

Ou seja, vale a pena ficar de olho e dar uma atenção especial à gestão fiscal da sua empresa, não acha?