O SAP
Desenvolvido pela empresa alemã SAP AG. o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) SAP, — Systems, Applications and Products in Data Processing, cuja tradução para o português é Sistemas, Aplicativos e Produtos em Processamento de Dados, é um dos sistemas de gestão empresarial mais utilizados.
O SAP desempenha um papel essencial nas organizações, de diversos portes e segmentos para a otimização e integração dos processos de negócios.
O sistema SAP oferece uma gama de módulos que abrangem as mais diversas áreas da empresa, como financeiro, contabilidade, tributário, recursos humanos, produção, vendas, logística, entre outros.
As principais vantagens são a centralização de dados e processos, facilitando a automação das tarefas, uma vez que todos os dados estão integrados, utilizando-se de regulamentos e padrões internacionais, o que torna a tomada de decisão mais segura, pois ela se baseará em informações atualizadas e precisas.
Um exemplo prático dessa integração, é a emissão de nota fiscal. Isso porque o processo envolve diversos setores que são atualizados automaticamente, conforme as seguintes etapas:
- no comercial, pois o pedido foi finalizado e concluiu-se a venda;
- no compras, com a baixa do item no estoque será possível programar novas compras;
- no financeiro, gerando o “contas a receber”;
- no tributário, atualizando os impostos daquela competência;
- na logística, providenciando a entrega desse material ou produto.
Todas essas etapas em tempo real.
O SAP apresentou ao longo dos anos, diversas melhorias em recursos, para otimizar as atividades de seus usuários. Além disso sua plataforma possui opções de customização, que podem ser desenvolvidas e adaptadas de acordo com as necessidades individuais de cada empresa, apresentando soluções baseadas nas nuvens e também locais, direto no servidor.
O SAP GRC NF-e
Uma das ferramentas mais utilizadas pelos usuários do SAP, é o SAP GRC NF-e (Governance, Risk and Compliance). Ele é um módulo utilizado no departamento fiscal que desempenha o papel da emissão e gestão de riscos e conformidade das notas fiscais eletrônicas.
Os componentes da suíte GRC são:
- O SAP GRC Inbound, que são os fluxos de entrada das informações na empresa, nele é possível realizar a conferência das notas de maneira ativa, no recebimento do XML e DANFE. Sendo possível validar na SEFAZ e verificar se os impostos e pedidos estão conforme o contratado e automatizar as entradas.
- O SAP GRC Outbound que são os fluxos de saída de informações, suas principais funcionalidades são a automatização do processo de emissão de notas eletrônicas e validação dos dados fiscais, auditoria e regras de conformidade tributária, geração de relatórios e análises, e integração com outros módulos do SAP.
Com isso, é possível executar esse processo de maneira mais rápida e eficaz, obtendo ganho em tempo, pois o sistema permite que a NF-e seja emitida em poucos cliques.
Além disso, é possível parametrizar o sistema, de acordo com o produto, serviço, segmento de quem vende e compra, cadastrando um código de imposto específico para cada situação.
Portanto, o módulo contribui minimizando os riscos e garantindo que as emissões estejam em conformidade com a Legislação Tributária vigente.
O GRC NF-e apresenta também diversos relatórios, tornando possível fazer um acompanhamento e gestão de riscos no departamento. E ainda é possível realizar integração com outros módulos, trazendo números precisos, para que a tomada de decisão baseada nesses dados seja eficiente.
Porém, para surpresa do mercado, recentemente foi anunciado que em aproximadamente um ano, o SAP GRC NF-e será descontinuado. Tal medida gerou preocupação em grande parte de seus usuários, pois para eles, será necessário manter a continuidade das suas atividades, de forma segura, minimizando os prejuízos que tal medida de interrupção poderá gerar.
Por isso é essencial entender os impactos que poderão ocorrer e, principalmente, entender as alternativas para que essas mudanças sejam solucionadas.
Por que a Descontinuidade do SAP GRC NF-e?
Mesmo com toda a evolução tecnológica atual, a complexidade da legislação tributária nacional impõem às empresas da área de T.I. desafios e demandas que se tornaram cada vez mais difíceis. Tornando-se muito difícil e custoso dar suporte a todas as mudanças e regulamentações fiscais, que mudam frequentemente, vide o caso da recente proposta de reforma tributária.
Portanto, todo sistema fiscal deve apresentar soluções de maneira rápida para estar de acordo com as principais exigências vigentes, evitando que tais situações possam configurar risco às suas operações e a de seus clientes.
Nesse cenário de complexidade de adaptação para acompanhar todas essas alterações, a empresa anunciou sua intenção de descontinuar do SAP GRC NF-e. Foi fixada a data para a interrupção do suporte em 31 de dezembro de 2025, porém cabe enfatizar, que tal medida será realizada apenas para o módulo NF-e inbound e outbound.
Impacto Empresarial da Descontinuidade
Atualmente, as empresas que utilizam o SAP GRC NF-e que dependem exclusivamente desse sistema para as principais operações fiscais, precisarão buscar outras alternativas no mercado, ou seus processos não poderão continuar rodando perfeitamente.
Tais soluções precisarão continuar garantindo que todos os recursos que otimizam os processos inbound e outbound, e que estavam parametrizados e operando, permaneçam operando. As atividades de emissão de notas fiscais da empresa que fossem executadas perfeitamente, em conformidade com todas as normas e regulamentações, mas sob dependência da solução da SAP, precisarão permanecer a contento.
O principal risco e impacto para os atuais usuários será no processo de emissão das notas fiscais, que devem buscar novas soluções (softwares) para preservar a conformidade com as regras fiscais dessas operações. Erros na emissão de notas fiscais podem acarretar muitos transtornos que vão, para muito além de possíveis cancelamentos e correções na emissão.
Os erros podem incorrer em falhas nos processos comerciais, atrasos em entregas, aumento dos riscos de erros nas apurações tributárias, que podem prejudicar a imagem da empresa perante os clientes, fisco e órgãos regulamentadores.
Outro ponto importante a se considerar são os possíveis prejuízos em decorrência de multas tributárias, custos jurídicos, administrativos, e de retrabalho, além de outros incorridos em decorrência das possíveis fiscalizações.
Alternativas e Soluções para substituição do SAP GRC NF-e
Com o advento da descontinuação do SAP GRC NF-e, as empresas necessitam de uma nova alternativa para a execução de suas atividades fiscais, e o mercado oferece muitas opções para a substituição. Porém a melhor escolha será feita após análise criteriosa, de acordo com as necessidades e perfis de cada empresa.
De imediato, a SAP disponibilizou o SAP NF-e Cloud (Document and Reporting Compliance), que faz integração direta com a SEFAZ, contudo apresenta somente algumas funções básicas de consulta, downloads, manifestos, entre outras. E, mesmo sendo uma solução da SAP, será necessário contatar o suporte e fazer a solicitação desse módulo, após a descontinuidade do SAP GRC NF-e, pois não ocorrerá de maneira automática.
O que é o SAP NF-e Cloud / Document and Reporting Compliance?
Para substituir o GRC NF-e, a SAP lançou a solução Document and Reporting Compliance, que ficou mais conhecida como SAP NF-e Cloud. Ela tem como objetivo automatizar a mensageria de documentos fiscais no ERP, fazendo integração direta com a SEFAZ.
Apesar do nome, a plataforma realiza apenas funções básicas de consulta, download e manifesto de documentos fiscais, e tem como principal diferencial competitivo ser uma solução nativa SAP.
Quando o GRC NF-e for descontinuado, os clientes não serão “movidos” para a ferramenta SAP NF-e Cloud. Na verdade, é preciso entrar em contato com a fabricante e adquirir a solução como produto novo.
Por conta disso, muitas empresas estudam outras alternativas ao GRC NF-e, inclusive mais avançadas do que a Document and Reporting Compliance.
Vantagens e desvantagens do SAP NF-e Cloud
A principal vantagem do SAP NF-e Cloud é ser uma solução da própria SAP, e para algumas empresas isso traz uma sensação maior de confiança na solução.
Outro ponto positivo é que ela tem funcionalidades parecidas com o GRC NF-e, já que também se integra com a SEFAZ para operações inbound e outbound de documentos fiscais eletrônicos, e ainda com o diferencial de ser um SaaS.
Por outro lado, a principal desvantagem é a limitação da solução. O SAP NF-e Cloud possui apenas funções básicas de captura, download e manifesto de documentos fiscais eletrônicos, o que deixa a solução atrás de outros SaaS de gestão de XML integrado ao SAP.
Existem hoje soluções muito avançadas integradas ao SAP, como por exemplo, a LIA da Arquivei, que automatiza quase 100% dos processos fiscais e financeiros no SAP ECC e S/4HANA, com base em parâmetros e cenários personalizados.
Outras alternativas
Existem outras soluções mais eficazes e que fazem integração com esse ERP, dentre elas a mais completa até o momento é a LIA da Arquivei, que possibilita a automação quase total dos processos no S/4HANA e SAP ECC, lançamentos fiscais, diversos tipos de validações como cadastro de serviços, produtos, clientes, fornecedores e impostos, geração de contas a pagar de forma automática, possibilitando, também, a parametrização de regras para lançamento de documentos no sistema, minimizando erros.
Além disso tudo, a ferramenta da Arquivei apresenta um cockpit gerencial do panorama e etapas da escrituração. Você pode ler mais sobre ela ao final deste material!
Desafios na Migração e Adaptação
Toda migração e implantação gera um desafio para as empresas, pois elas não podem paralisar suas operações. Afinal, mesmo que temporárias, as interrupções podem impactar de modo negativo os resultados.
É necessária uma análise criteriosa para a escolha da melhor ferramenta para essa substituição do SAP GRC NF-e, e um planejamento e cronogramas adequados para a mudança.
Planejar cautelosamente as estratégias de mudança, incluindo os custos, cronogramas de implantação e treinamentos, é fundamental. Como há um tempo hábil para essa descontinuidade, a empresa que iniciar esse processo migratório com antecedência, poderá parametrizar melhor essa integração do SAP com a nova plataforma. Realizando todos os testes é possível entender as anomalias para que possam surgir e ser sanadas e, ainda, realizando treinamentos com todos os usuários, é possível torná-los aptos a operar a nova ferramenta em tempo oportuno.
Todos esses pontos, são essenciais para uma migração tranquila, mitigando erros e transtornos, por meio de uma equipe previamente preparada, tornando os desafios superáveis a tempo dessa descontinuação, sem prejuízos às atividades da empresa.
Aspectos Legais e Fiscais
Em geral, as transições causam alguns impactos, e não podemos deixar de destacar os riscos legais e fiscais, que precisam ser analisados cuidadosamente, garantindo que estejam de acordo com as leis que os regulamentam.
Dentre os aspectos legais, deve-se certificar que as leis tributárias estão em conformidade com a legislação municipal, estadual e federal, e em acordo com a segmentação de mercado. É importante também revisar contratos com terceiros que possam estar relacionados a impostos, porque essa transição não pode violar esses contratos, podendo gerar multas.
Outro aspecto a considerar em relação aos contratos, é que estes devem estar de acordo com as novas exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) garantindo a proteção e privacidade de informações financeiras de clientes e colaboradores.
Todas as alterações efetuadas neste processo de transição, devem ser documentadas e armazenadas, mantendo os registros completos das etapas desse processo, evitando problemas em casos de auditoria ou fiscalização.
Em relação aos aspectos fiscais, é necessário garantir que essas mudanças não afetarão as classificações tributárias, assim como as alíquotas de produtos e serviços. Certifique-se também, que a nova plataforma esteja realizando todos os cálculos de impostos corretamente, de acordo com os a regulamentação de cada operação, assim como os créditos e deduções fiscais que podem ser aplicados.
É válido ainda, verificar se o sistema possui relatórios fiscais detalhados e precisos para o cumprimento das obrigações tributárias.
Por fim, é importante reiterar a importância de dedicar recursos aos treinamentos de equipe e principalmente aos testes e validações, garantindo que o sistema esteja operando perfeitamente após a migração. Orienta-se continuar monitorando os dados após essa transição, para garantir que tudo esteja em perfeita funcionalidade e preparado para uma futura auditoria fiscal.
Conclusão e Recomendações
O processo de descontinuidade do SAP GRC NF-e representa um desafio para as organizações que utilizam-se dessa ferramenta para exercer suas atividades fiscais, com isso elas devem avaliar a situação atual e os impactos que tais mudanças podem trazer aos negócios. Buscando dentre as alternativas disponíveis no mercado, por isso, é importante entender qual melhor se adequa às suas necessidades operacionais, e analisá-las e provisioná-las com antecedência Assim a migração ocorrerá de maneira fluída, com toda a equipe treinada e preparada. De modo que as atividades continuem sendo executadas com excelência, minimizando qualquer transtorno ou risco à empresa.
A principal recomendação é analisar suas necessidades e avaliar o que melhor atenderá suas demandas. Se necessário consulte especialistas na área tributária que possam atuar conjuntamente com os desenvolvedores do sistema, de modo a garantir que esteja atuando conforme as regulamentações fiscais adequadas.
Esteja sempre em contato com o suporte do sistema, buscando todas as soluções alternativas para a resolução dos empasses, e elabore um plano de contingência para eventuais interrupções durante a transição, por isso é importante fazer essa migração com antecedência, garantindo que a empresa tenha êxito em todas as suas execuções.
Alternativa ao SAP NF-e Cloud: LIA Arquivei
Citada anteriormente, a LIA da Arquivei é hoje a solução mais completa de gestão de XML integrado ao SAP. Com a LIA, além das funções básicas de captura, consulta, download e manifesto de documentos fiscais, também é possível automatizar rotinas fiscais avançadas no SAP ECC e S/4HANA.
A LIA garante o fluxo inbound de NF-e, NFS-e e CT-e direto da SEFAZ e de mais de 1.000 prefeituras, e o tratamento personalizado destes documentos no ERP, de acordo com regras e parâmetros que se adaptam ao cenário fiscal da sua empresa.
Alguns exemplos de possibilidades que a LIA traz são:
- Automatização do lançamento físico (MIGO) e fiscal (MIRO);
- Vinculação de notas fiscais com pedido de compra;
- Validações diversas como cadastro de produtos, serviços, fornecedores e impostos;
- Geração automática de contas a pagar;
- Automação do lançamento de documentos no SAP a partir de regras e parâmetros;
- Cockpit gerencial do panorama das etapas da escrituração, com responsáveis e SLAs; e mais.
Ficou interessado na solução? Entre em contato com os nossos consultores e veja uma apresentação completa da plataforma!
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