Como recuperar nota fiscal perdida? É importante refletir sobre essa questão. Especialmente em um processo manual, não é difícil que algumas delas se percam devido ao grande volume de NFes que as empresas recebem ou emitem regularmente.
O ideal é que você tenha uma metodologia para o manuseio de notas fiscais de modo que elas não sejam perdidas ou extraviadas. Principalmente quando passarem por processos administrativos ou, até mesmo, quando são arquivadas.
Porém, depois do extravio, não há outra opção. A única alternativa é buscar recuperar a nota fiscal perdida. Mas como fazer isso?
Neste post, mostraremos como recuperar notas fiscais perdidas, além de algumas estratégias práticas para melhorar a gestão desses documentos.
Como recuperar nota fiscal perdida no site da SEFAZ?
Existem diferentes formas de recuperar uma nota fiscal perdida. Uma delas é o acesso por meio do site da Secretaria de Fazenda (SEFAZ).
Mas é válido destacar que, nesse caso, a recuperação é feita apenas uma nota por vez. Ou seja, se você precisar consultar vários documentos fiscais vai ter que repetir todas as etapas para cada arquivo.
Com isso em mente, é hora de aprender, na prática, como fazer a recuperação por meio do “Portal da Nota Fiscal Eletrônica''.
O processo para recuperar nota fiscal perdida não é difícil, mas fazer isso pelo Portal da NFe é trabalhoso e burocrático.
Confira o passo a passo:
- Acesse o portal da NF-e. Por meio desta página, será possível gerar o arquivo XML da NFe, e verificar as principais informações da nota fiscal.
- Depois, digite a chave de acesso da NFe. Essa é a sequência numérica de 44 dígitos, localizada no topo da DANFE abaixo do código de barras.
- O próximo passo é dizer ao site que quem está acessando não é um robô. Para isso, basta marcar a caixa com essa informação ou, se necessário, responder o captcha.
Após esses procedimentos, será apresentado um espelho da NF-e a ser recuperada. Nessa etapa, você conseguirá verificar o destinatário da Nota Fiscal eletrônica e alguns dados sobre a tributação, assim como a data de emissão e a situação do documento perante à SEFAZ.
Para baixar e armazenar o arquivo XML, será necessário observar mais alguns detalhes.
- Primeiramente, verifique se o programa que você utiliza para acessar a internet está habilitado para a navegação com cookies. Isso, geralmente, é mostrado na própria página. Basta aceitar essa opção.
- Em seguida, você poderá baixar o XML, e caso precise se manifestar, precisará informar o certificado digital A1 ou A3 em nome da empresa ou de seus procuradores.
O arquivo baixado é considerado original e oficial. Pode ser armazenado e apresentado em casos de fiscalizações ou auditorias fiscais feitas pelos órgãos responsáveis.
Porém, seguir todos esses passos consome muito tempo, e a recuperação dos XMLs completos só é válida para os últimos 30 dias. Por isso, o ideal é contar com ajuda especializada, como você verá a seguir.
Como recuperar nota fiscal perdida com software
Outro modo de recuperar nota fiscal perdida é utilizando ajuda especializada da ConexãoNF-e. A plataforma oferece soluções específicas para que a sua empresa possa fazer a gestão completa de todos os documentos fiscais.
Entre os serviços, é possível fazer a recuperação de NFes antigas a partir das chaves de acesso. Nesse caso, o processo precisa ser feito apenas uma vez, pois os XMLs ficam armazenados e disponíveis para consulta no Portal ConexãoNF-e.
Porém, é importante destacar que a plataforma atende somente as necessidades de pessoas jurídicas ou CPF que tenham inscrição estadual (exemplo: Produtor Rural).
Recupere NFe com a ConexãoNF-e
A ConexãoNF-e disponibiliza o serviço para recuperar notas fiscais antigas, e esse processo é feito a partir da chave de acesso dos documentos fiscais.
Para isso, é preciso seguir o passo a passo:
- Acesse o site da ConexãoNF-e e entre em contato via formulário de teste grátis, ou pelo chat no canto inferior direito da tela;
- Um consultor irá instruir sobre como passar a relação de chaves de acesso dos XMLs a serem recuperados.
Após recuperadas, as notas fiscais ficarão disponíveis para consulta e download no Portal ConexãoNF-e, e seus próximos documentos fiscais recebidos serão capturados direto da SEFAZ e das prefeituras.
Se os seus documentos são recentes, dos últimos 30 dias, a própria plataforma faz a recuperação do XML completo na SEFAZ usando apenas o certificado digital.
Qual é o prazo para recuperar uma nota fiscal?
Diferente do que muitos pensam, a nota fiscal não fica armazenada na SEFAZ “para sempre”. Na verdade, você consegue consultar o XML completo da NFe apenas dos últimos 30 dias, e o resumo da nota dos últimos 90 dias.
Isso evidencia a importância de armazenar seus documentos fiscais. Assim como reforça também a importância de contar com uma plataforma completa de gestão de XML. Com um parceiro especializado, seu time não precisa se preocupar com esses prazos, e o processo de recuperação é mais eficiente.
Leia também: Como consultar notas fiscais emitidas no meu CNPJ
Como evitar o extravio de documentos fiscais eletrônicos?
É verdade que o simples fato de utilizar documentos eletrônicos dificulta que ocorram situações de perda. Entretanto, ainda assim, se não houver os cuidados ideais, há risco de extravio dos arquivos.
Só para exemplificar, dentre as ameaças, é possível citar: equipamento eletrônico com mau funcionamento e ataques cibernéticos.
Então, como evitar o extravio de notas fiscais eletrônicas em seu negócio? Veja 5 dicas:
⇨ Definição de responsabilidades: estipule quem são as pessoas responsáveis por fazer a gestão das notas e as atribuições de cada envolvido. Desse modo, haverá um melhor controle sobre os processos acerca dos documentos fiscais;
⇨ Armazenamento em nuvem: dê preferência a armazenar os arquivos no ambiente online. Assim, se surgir qualquer tipo de problema em um equipamento físico não haverá perda da nota fiscal, sendo possível realizar um backup rapidamente;
⇨ Automatização de processos: invista em tecnologia e automatize a gestão de NFe. Dessa forma, você não vai precisar se preocupar com a perda de notas. O programa automaticamente vai salvar os arquivos em nuvem, sendo possível a consulta e o download a qualquer momento por meio do sistema.
⇨ Boa organização: em alguns casos, a perda da NFe, na verdade, é uma dificuldade em localizar onde o item foi salvo. Por isso, automatizar esse processo é fundamental. Com o uso da tecnologia, a rastreabilidade e a segurança das informações ajudam na organização e eficiência do setor.
Seguindo essas sugestões você evita o extravio de documentos fiscais eletrônicos na sua empresa.
Benefícios de um software de gestão de XML
Usando um software de gestão de XML você pode melhorar a organização de suas notas fiscais e evitar que elas sejam perdidas ou extraviadas.
Conheça 3 benefícios de implementar esse sistema:
1- Segurança e prevenção à multas
Muitas pessoas ainda guardam apenas o papel impresso da nota fiscal – e isso é um erro grave para as empresas. Esse papel é o DANFE, que serve apenas como um documento auxiliar da NFe.
Por lei, as empresas que recebem e emitem nota fiscal devem armazenar o XML da NFe, ou seja, o arquivo digital do documento.
Ele tem validade jurídica para fiscalizações, portanto, é essencial fazer sua guarda de modo correto e organizado.
A maioria dos aplicativos de gestão fiscal, além de fazerem a captura direto da SEFAZ, também armazenam os documentos em segurança e na nuvem. O que previne multas, autuações e garante a segurança dos dados.
2- Melhoria do compliance fiscal
O ideal é levar em conta todas as facilidades que essa solução pode trazer para a sua empresa, além de apenas baixar os documentos. Como já citamos, uma das soluções mais completas do mercado é a da ConexãoNF-e, veja o motivo:
- Receba NFe, NFSe, CTe e CTe OS direto da SEFAZ e prefeituras;
- Armazene documentos fiscais recebidos e emitidos, conforme a lei;
- Baixe XML, DANFE online e DACTE em lote;
- Realize o Manifesto do Destinatário em NFe e o Desacordo do CTe;
- Utilize filtros e marcadores inteligentes;
- Importe XML automaticamente no ERP.
Com funcionalidades que facilitam a rotina, fica muito mais fácil seguir a cultura de compliance da empresa, já que as informações tem fácil acesso e tudo pode ser controlado.
3- Agilidade em processos
Outro ponto de destaque de utilizar a tecnologia é a agilidade que ela proporciona, afinal. O processo manual de consulta não pode ser feito em lote e acaba gastando muito tempo dos profissionais nessa tarefa repetitiva.
Com uma solução especializada é possível garantir mais de 80% de agilidade nos processos com documentos fiscais.
Ou seja, você diminui consideravelmente o tempo gasto com burocracias ao automatizar tarefas e eliminar problemas com retrabalhos.
Conclusão
Em resumo, existem duas formas de recuperar nota fiscal perdida:
- Executando o processo manualmente no site da SEFAZ;
- Utilizando um software de gestão de notas, como o ConexãoNF-e.
No primeiro caso, vale destacar que a recuperação exige o preenchimento da chave de acesso e só pode ser consultado um documento por vez.
Para evitar o extravio dos documentos fiscais eletrônicos, invista em um sistema de automatização de envio e recebimento. Assim, o software armazena automaticamente em nuvem e você pode consultar as notas fiscais sempre que necessário.
Então, que tal experimentar na prática as vantagens de um software de gestão de notas fiscais? Faça um teste grátis da ConexãoNF-e!
