Quer saber como cancelar nota fiscal eletrônica? Veja o passo a passo!

Conhecer o processo de como cancelar nota fiscal eletrônica é tão importante quanto saber as formas de emissão desse tipo de documento. Sabemos que elas impactam diretamente diversas questões de uma empresa, como a área tributária, financeira, gestão de estoque, entre outras.

Portanto, quando ocorrem erros em sua emissão, é imprescindível que o documento fiscal seja cancelado, para não gerar obrigações para outros departamentos da empresa ou até mesmo custos tributários.

Antes do advento da NF-e, esse procedimento era bem simples, no entanto, o projeto que instituiu esse documento fiscal eletrônico inseriu algumas regras para o seu cancelamento. É exatamente sobre isso que vamos tratar no artigo de hoje. Acompanhe!

O que é Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?

A NF-e é um documento fiscal eletrônico que visa documentar a circulação de mercadorias entre as partes de uma relação de compra e venda. Sendo assim, é um elemento obrigatório tanto para uma empresa que vende um produto, quanto para quem compra, devendo ser devidamente escriturada pelos dois pólos da transação.

Porém, como a sua emissão se trata de uma operação manual, é perfeitamente possível que se cometam erros, seja pelo colaborador ou falhas no próprio sistema emissor de documentos fiscais.

Diante desses fatores, foi preciso criar mecanismos para que uma NF-e com erros não gere os devidos efeitos sobre uma empresa. Nesse contexto, temos alguns conceitos que diferem do efetivo cancelamento e que você precisa conhecer. São eles:

• inutilização: para quando há uma quebra da ordem dos documentos fiscais;
• devolução: muito comum quando um cliente não quer mais um produto por motivos diversos;
• carta de correção eletrônica: utilizada quando o documento fiscal original precisa ser modificado. No entanto, não podem existir correções que alterem a base de cálculo do tributo, como: quantidade, unidade, valor, alíquota etc.
• nota fiscal de estorno: pode ser emitida quando o prazo legal para o cancelamento já se esgotou. No entanto, a mercadoria não pode ter sido movimentada.
• complemento: como o próprio nome sugere, serve para complementar alguma informação que não foi inserida na NF-e original.

Quais são os principais motivos de cancelamento de NF-e?

Apesar de a NF-e ser uma forma mais prática e simples de emissão de documentos fiscais, os erros e falhas podem ocorrer, portanto, é importante conhecer os principais motivos que levam ao cancelamento de notas fiscais e, assim, criar formas de evitá-los.

Um dos erros mais comuns é o de digitação. Pode ser que o colaborador insira um número a mais ou produtos desnecessários, realize o cadastro dos itens de forma equivocada, atribuindo ou removendo benefícios fiscais indevidamente ou acrescentando alguma informação sobre a unidade de medida, códigos como CST e CFOP incorretamente.

Erros manuais são mais fáceis de evitar quando é utilizado um software emissor de documentos fiscais. Elaboramos um artigo sobre como escolher o melhor emissor para o seu negócio, confira!

Qual é o prazo para cancelamento de uma NF-e?

Além de saber como evitar as falhas na emissão de notas fiscais, é importante saber identificá-los de imediato, pois existe um prazo para que uma NF-e possa ser cancelada. É possível realizar esse procedimento em no máximo 24 horas após a sua emissão.

No entanto, com relação a esse prazo, alguns estados estabelecem um tempo diferenciado, uma vez que cabe a cada ente federativo legislar sobre questões de documentos fiscais, respeitando os princípios e preceitos constitucionais. Confira a seguir os prazos de cancelamento de NF-e de todos os estados brasileiros:

• 2 horas: Mato Grosso.
• 24 horas: Acre, Alagoas, Amapá, Amazonas, Bahia, Ceará, Distrito Federal, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Pará, Paraíba, Pernambuco, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Roraima, Santa Catarina, São Paulo, Sergipe e Tocantins.
• 168 horas (7 dias): Paraná e Rio Grande do Sul.
• 720 horas (30 dias): Rondônia.
• 1440 horas (60 dias): Piauí.

Em alguns estados, existe também o cancelamento extemporâneo da nota fiscal, ou seja, um prazo além do cancelamento. Como a legislação muda com frequência, e os prazos também podem mudar, o mais recomendado é ter auxílio de um contador para lidar com estas questões fiscais.

Leia também: Veja quais são os tipos de nota fiscal em contingência

O que fazer quando se perde o prazo?

Há casos em que é possível utilizar algumas das possibilidades que mencionamos anteriormente, por exemplo: se o erro for no cadastro, você pode emitir uma carta de correção eletrônica, ou se a mercadoria ainda não saiu do estabelecimento, poderá ser emitido um estorno.

Mesmo que você tenha perdido o prazo e não seja possível utilizar alguns dos mecanismos mencionados neste artigo, existe outra possibilidade para cancelar uma NF-e, no entanto, haverá um custo financeiro.

Portanto, prepare-se para uma série de burocracias. Você terá que realizar uma denúncia espontânea ao órgão competente (Receita Estadual), que gerará uma multa de 1,5% do valor total do documento fiscal, no entanto, ainda nesse caso, o prazo é de 31 dias após a emissão da NF-e.

Assim que o processo for aprovado, o órgão liberará um período adicional para que o documento fiscal seja cancelado, procedimento que deverá ser executado no próprio software de gestão e emissão que você utiliza.

Também é importante mencionar que as notas fiscais canceladas não devem ser excluídas do livro fiscal. Elas continuam compondo esse documento, dando sequência à numeração anterior, mas sem gerar efeitos tributários, financeiros ou movimentações no estoque de mercadorias.

Como cancelar nota fiscal eletrônica?

Entendidos os conceitos, prazos e principais limitações legais e operacionais do processo de cancelamento de uma NF-e, vamos mostrar como realizar esse procedimento, que é bem simples e intuitivo.

1. No seu próprio software de emissão de NF-e, você encontrará uma opção para realizar o cancelamento — geralmente, no mesmo conjunto de ações em que você emite o documento fiscal. Caso tenha dificuldades para encontrar, consulte o suporte do seu sistema.
2. Pesquise o documento fiscal e selecione aquele que precisa ser cancelado. O sistema fará o credenciamento e assinatura por meio de um certificado digital e enviará o arquivo XML para análise automática da Receita Federal.
3. Se tudo estiver de acordo com a legislação e dentro do prazo previsto, o seu documento fiscal será cancelado, e o DANFE será marcado com uma inscrição indicando tal situação. Dessa forma, todos os desdobramentos, como base de cálculo para incidência tributária, movimentação de estoque, entre outros, poderão ser desconsiderados.

Caso a NFe tenha um CTe ou MDFe vinculado, irá ocorrer a Rejeição 690, portanto, é preciso cancelar primeiro os documentos que estão vinculados na nota fiscal.

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