Os erros fiscais — fatalmente cometidos pelos colaboradores responsáveis pelas questões tributárias das empresas — são fatores que prejudicam muito o andamento de um negócio. Quando eles ocorrem, além de causar sanções administrativas e bloqueios de certidões de regularidade fiscal, geram despesas com multas que geralmente são muito altas.
Nesse contexto, saber como evitar as falhas e os erros, sejam eles humanos ou processuais, tornou-se uma busca constante nas empresas. O nosso objetivo com este artigo é mostrar algumas práticas simples que podem ajudar a reduzir esses problemas no âmbito empresarial. Confira!
A importância de uma boa gestão fiscal
Uma gestão fiscal eficiente impactará diretamente na apuração dos impostos pagos pela sua empresa e em outras obrigações tributárias acessórias, como no envio de declarações e demonstrativos. Sendo assim, muito além de evitar o cometimento de erros, esse processo proporcionará segurança para sua empresa, uma vez que ela sempre estará em dia com todas as questões fiscais.
Sabemos que a legislação fiscal brasileira é muito complexa e muda com muita frequência. Sendo assim, contar com uma boa gestão fiscal funciona basicamente como um escudo contra possíveis sanções, multas ou bloqueios decorrentes de erros de aplicação ou execução dos procedimentos fiscais exigidos pela Lei.
Os riscos dos erros fiscais nas empresas
Basicamente, quando há erro em questões fiscais, a empresa é punida com multas ou forçada a recolher um valor remanescente acrescido dos juros. Como efeito acessório, os órgãos tributantes bloqueiam as certidões de regularidade fiscal da empresa, que, no caso, se torna devedora.
Para mostrar como funcionam alguns riscos, vamos ilustrar com alguns exemplos simples. No primeiro caso, citaremos uma obrigação acessória que é o envio da Escrituração Fiscal Digital (EFD) para gerar a apuração de contribuições como o PIS e a COFINS.
Tal demonstrativo é elaborado no ambiente do Sistema Público de Escrituração Fiscal (SPED) e deve ser enviado mensalmente à Receita Federal, independentemente se a empresa emitiu o fato gerador dessas obrigações tributárias, ou seja, a Nota Fiscal.
Assim, caso a empresa não transmita o referido arquivo — assinado por meio de certificado digital — na data exigida, será aplicada uma multa que pode chegar a R$ 1.500,00 por mês ou por fração do período não enviado.
Outra situação é com relação às empresas que aproveitam o benefício da apropriação de crédito tributário em suas operações de compra e venda de mercadorias. Caso o valor fiscal seja aproveitado de forma equivocada — nesse caso, à maior — o órgão responsável pelo recolhimento poderá cobrar o saldo remanescente acrescido de juros e multa.
Outro erro que coloca a empresa em riscos de sofrer sanções fiscais é a falha no armazenamento de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e). Muitos gestores não sabem que o principal documento que deve ser guardado pelo tempo exigido na Lei é o arquivo XML e não somente o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
A falta de um único arquivo XML pode gerar sanções graves, como o pagamento de multa que chega até R$ 1.000,00 por documento, caso ele seja solicitado e a empresa não o entregue em tempo hábil ao órgão que o solicitou.
As 5 dicas para evitar erros fiscais
Agora, vamos apresentar para você 5 dicas simples que você pode começar a aplicar em seu negócio com o objetivo de reduzir os erros fiscais e prevenir a maioria das sanções aplicadas às empresas que descumprem a legislação tributária brasileira.
1. Realizar o planejamento tributário
O primeiro passo para uma gestão fiscal eficiente e sem erros é o planejamento tributário. Por meio desse processo, uma série de questões importantes, como a modalidade de tributação, são definidas. Assim, uma empresa que falha em planejar suas questões fiscais estará sujeita a uma série de problemas futuros, os quais mencionamos neste post.
2. Utilizar um software de gestão fiscal integrado
O objetivo de um software de gestão fiscal integrado é unir todas as informações que têm impacto nas questões tributárias de uma empresa em um único local. Dessa forma, quando uma nota fiscal é lançada, por exemplo, os demais setores são acionados e têm suas devidas informações modificadas, ou seja, o estoque aumentaria, o financeiro geraria o contas a pagar e assim por diante.
Além disso, esse tipo de sistema permite que as informações sejam lançadas uma única vez e aproveitadas por outros colaboradores ou departamentos que manuseiam os dados fiscais, a fim de executar ações relacionadas à apuração e ao pagamento de impostos.
Geralmente, esses softwares também realizam a geração dos arquivos das obrigações fiscais, como o envio do SPED EFD-Contribuições, que mencionamos neste artigo, além de possibilitar a integração de todas essas informações com o sistema que a sua contabilidade utiliza. Isso reduz ainda mais a possibilidade de erros.
3. Criar procedimentos padrões para rotinas fiscais
Outra dica importante é criar procedimentos padrões para as rotinas fiscais que os colaboradores executam. Dessa forma, ao realizar uma atividade, o responsável a vai executá-la sempre da forma que foi estabelecida, evitando o cometimento de erros.
Ainda sobre essa questão, será possível mensurar se alguma etapa do procedimento está sendo feita de forma incorreta. Sendo assim, basta modificar e adequar o processo para que tudo funcione da maneira desejada.
4. Contar com o auxílio de um profissional
Não há como discutir assuntos fiscais sem mencionar na profissão do contador. Esse profissional é quem mais conhece do assunto, sendo assim é importantíssimo contar com a sua colaboração em todas as etapas do processo.
Ele auxiliará na apuração dos impostos, informará os prazos para recolhimento dos impostos, na fixação do regime de tributação e no correto preenchimento e envio de obrigações acessórias.
5. Realizar auditorias internas
Com o auxílio do seu contador, você pode realizar periodicamente algumas auditorias internas com o objetivo de encontrar falhas em processos fiscais. Podem ser analisadas questões como lançamento e controle de notas fiscais, alimentação e baixa do estoque, apropriação de créditos e apuração de impostos, bem como o correto preenchimento das obrigações fiscais acessórias.
Assim é possível verificar eventuais problemas ou erros e corrigi-los antes que um fiscal ou auditor faça esse trabalho, prevenindo multas e demais sanções. Realizar essa atividade também é importante para reduzir o pagamento de multas aplicadas por erros cometidos.
A legislação fiscal permite reduções de até 90% nas multas decorrentes da falta de envio das obrigações, caso o contribuinte, espontaneamente, faça o recolhimento dos valores e informe ao órgão tributante responsável pelo imposto.
Gostou deste artigo sobre os erros fiscais e o que fazer para evitá-los? Que tal continuar aprendendo sobre o assunto? Separamos um artigo contendo 11 segredos para fazer o controle de notas fiscais com eficiência. Confira!
