Guia Para Implementar Um Plano De Segurança De Dados Eficaz Para Notas Fiscais

As notas fiscais emitidas e recebidas pelas empresas guardam todas as informações sobre a movimentação do negócio, e são necessárias para apresentação junto aos órgãos do governo. Por isso, ter um plano de segurança de dados sólido é muito importante.

Caso o empreendedor não tenha o cuidado de guardar as notas fiscais no formato digital, poderá enfrentar problemas posteriores uma vez que elas sejam necessárias ou haja alguma fiscalização.

Para prevenir sua empresa de futuros problemas com o fisco, continue a leitura e veja como implementar um plano de segurança de dados eficaz para notas fiscais!

6 pontos de atenção com notas fiscais

Para uma gestão segura de documentos fiscais, é preciso primeiramente entender bem esse documento. Por isso, a seguir separamos o que a sua empresa precisa saber para proteger os dados das NFes.

1º. Atentar-se ao formato XML e suas particularidades

O arquivo em XML é o formato padrão para armazenar a Nota Fiscal Eletrônica. Desse modo, é preciso diferenciá-lo do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

O DANFE é aquele documento que chega juntamente com as mercadorias, de modo a auxiliar o acesso às informações fiscais relevantes sobre o produto.

Apesar de o DANFE ser um documento muito importante, ele não será fiscalizado a princípio. Assim, deve haver um zelo à Nota Fiscal Eletrônica em formato XML. Isso acontece pois é o XML que deve ser armazenado, visto que esse arquivo digital possui a assinatura eletrônica do emissor.

2º. Qual é a importância do DANFE?

O DANFE é um documento em formato mais simplificado que contém as informações relevantes relativas à NFe.

Desse modo, possuir o DANFE é importante para o consumidor e para o fornecedor. Do ponto de vista empresarial, esse documento ajuda na visualização rápida de informações, para o processo de escrituração contábil digital, bem como auxilia em obter informações importantes sobre a compra.

E há alguns casos em o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica é obrigatório, como quando o destinatário é pessoa física não contribuinte do ICMS ou nos casos em que a mercadoria retorna sem ter chegado ao destinatário.

3º. O XML precisa ser armazenado por 5 anos

As Notas Fiscais Eletrônicas precisam ser armazenadas pelo período de cinco anos, estando a empresa passível de multa caso não guarde corretamente o documento. E vale reforçar que o DANFE online não tem validade jurídica, apenas o XML da nota fiscal.

Atualmente, existem diversos métodos de armazenamento dos documentos. Mas a alternativa mais segura é armazená-los na nuvem, garantindo maior confiabilidade na segurança da informação e menos riscos.

Uma alternativa para facilitar a guarda desses documentos é utilizar plataformas que ofereçam bons serviços para armazenamento das notas fiscais, como a Arquivei.

4º. Importância do certificado digital e ressalva ao uso de conversores de PDF para XML

As notas fiscais são documentos válidos no ordenamento jurídico, principalmente em razão de terem sido emitidas por uma empresa devidamente registrada e assinadas através de um certificado digital.

Desse modo, o certificado digital se torna muito importante para a empresa que emite, mas também é indispensável para a empresa que recebe as notas fiscais, já que é solicitado na hora da consulta do XML completo.

Não é recomendado utilizar conversores de PDF para XML nos procedimentos relativos às notas fiscais, pois podem gerar documentos sem validade jurídica, já que não possuem a assinatura digital, um requisito essencial para a regularidade das notas.

5º. Importância da prevenção quanto à utilização irregular do CNPJ de sua empresa

Infelizmente, a utilização indevida de notas fiscais ocorre com frequência, sendo possível que essa infelicidade atinja qualquer empresa.

Há pessoas e organizações criminosas que produzem notas fiscais falsas com a intenção de sonegar impostos ou lavar dinheiro, por exemplo. E para isso, usam CNPJs de outras empresas, que nem sequer têm conhecimento da operação.

Desse modo, é preciso estar atento ao que é emitido em nome de sua empresa, para que o equívoco seja resolvido no início, antes de gerar qualquer consequência séria.

Portanto, mostra-se necessário monitorar as notas fiscais emitidas contra o CNPJ. A Arquivei é uma solução muito útil nesse sentido, pois ela consegue capturar na SEFAZ os documentos em que a sua empresa está informada como destinatária, e ainda permite a recusa de nota fiscal quando for necessário.

6º. Atentar-se aos diferentes tipos de notas fiscais

As notas fiscais podem ser classificadas em diferentes tipos, como a nota fiscal de exportação ou a nota fiscal de remessa.

Ainda, os documentos podem ser classificados de acordo com os diferentes status em que estão na Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

É importante que a empresa domine os diferentes tipos de notas fiscais, de modo a cumprir bem as exigências governamentais e prevenir problemas futuros.

Como ter segurança com as notas fiscais

Agora que você já conhece os principais fatores aos quais precisa ter atenção, vamos mostrar como, na prática, garantir um plano de segurança com as notas fiscais.

Fazer a captura automática dos documentos

É preciso estar atento às novas regras e regulamentações da área fiscal para evitar problemas.

O NSU, número sequencial único, é uma identificação emitida pelo sistema Portal NFe sempre que o usuário consulta uma Nota Fiscal Eletrônica.

Se uma empresa não faz consulta na SEFAZ com certificado em mais de 60 dias, ela para de gerar esse número sequencial único. Assim, quando a empresa for fazer uma busca, pode haver falhas, com períodos sem notas fiscais. 

Para que não haja problemas nesse sentido é importante obter a captura dos documentos de forma automática, o que pode ocorrer a partir de um software eficiente, como ocorre com a Arquivei, que está sempre buscando os documentos na SEFAZ, mantendo tudo atualizado.

Estar com o certificado digital em dia também é fundamental. Sem ele, o software não consegue se conectar à SEFAZ.

Além disso, a captura auxilia também no controle e organização dos documentos, favorecendo uma boa gestão documental pela empresa.

Disponibilizar um profissional para que acompanhe o que é recebido e faça os respectivos manifestos

O manifesto eletrônico é um instrumento que possibilita à empresa atestar ou não sua participação em determinada transação comercial que mencionou o seu CNPJ.

Essa possibilidade trouxe grande valia ao empreendedor, pois previne que ele venha a enfrentar problemas futuros pela utilização indevida de seus dados.

Desse modo, é importante que a empresa coloque um funcionário para acompanhar os recebimentos e fazer o relativo manifesto, informando se a operação realmente envolve a empresa ou não.

O software da Arquivei pode ajudar no processo, tendo em vista que todos os documentos ficam disponíveis de forma fácil e prática para consulta, e é possível realizar o manifesto em poucos segundos através da plataforma, já que ela é conectada à SEFAZ.

Dar atenção ao armazenamento seguro de documentos

É importante que os documentos sejam armazenados com a maior segurança possível. O armazenamento em nuvem ajuda bastante na confiabilidade da guarda documental.

A captura dos documentos, conforme mencionado acima, também é um processo capaz de agregar valor nesse sentido de segurança.

Automatização

A automatização, além de prevenir erros, ajuda na padronização e armazenamento seguro dos documentos fiscais. Ela é útil até mesmo para evitar problemas futuros de escrituração e impostos.

Sem automatização, cada funcionário precisaria esperar os XMLs por email ou os DANFEs com as mercadorias, digitar a chave de acesso, consultar a validade jurídica na SEFAZ, baixar o XML validado ou usar um validador do documento e armazená-los de forma segura e fácil de encontrar depois. Isso daria um trabalhão, não é mesmo?

Além disso, o funcionário precisaria consultar todos os documentos no fechamento de mês, conferir impostos, itens, valores, fornecedores, e ainda verificar se não falta nenhuma nota fiscal.

E tem mais: precisaria digitar a chave de acesso e todas as informações no ERP e no sistema contábil da empresa para fazer o lançamento no sistema e escriturar.

Diante de tudo isso, percebemos que empresas com grandes volumes de documentos possuem muitos riscos fiscais e de dados. Mas isso acontece se não automatizarem seus processos, mesmo que hoje o Fisco também tenha muito mais acesso às informações e meios para cobrar sobre isso.

Como a Arquivei pode ajudar

A Arquivei é uma plataforma moderna e atenta às novas exigências do mercado fiscal.

Ela auxilia na segurança dos documentos, uma vez que automatiza todo o processo de gestão de documentos fiscais eletrônicos, conferindo celeridade e eficiência à rotina empresarial.Além disso, com a ferramenta, é possível centralizar tanto os documentos recebidos como os emitidos.

Os documentos fiscais ficam armazenados em nuvem, com acesso controlado por usuário, guardando ainda o histórico das ações realizadas e a identificação do usuário que manuseou o documento fiscal, inclusive é possível aliar ao ERP em virtude da integração disponibilizada pela Arquivei.

Portanto, vê-se que a Arquivei é um software extremamente útil e capaz de melhorar a rotina do empresário.