Se há uma atividade que todo empreendedor sabe que precisa fazer, independente do porte da empresa, é planejar. Aliás, o primeiro passo para começar qualquer negócio é montar um planejamento estratégico. Nele, é preciso elencar todas as áreas de uma empresa, inclusive aquelas mais difíceis, como a fiscal.
Com a complexa legislação tributária brasileira, saber exatamente o que é obrigatório pagar ao governo, desde o momento da abertura da empresa e ao longo dos anos é fundamental para garantir a estabilidade e a sustentabilidade das operações.
Por isso, é imprescindível incluir o planejamento fiscal no planejamento estratégico logo no começo, para que seja possível iniciar escolhendo o regime tributário mais adequado e economizar desde a abertura da empresa.
Normalmente, este é um trabalho mais complexo, que precisa da ajuda de profissionais especializados, como os contadores. Porém, é importante que os empresários também estejam cientes de como as coisas funcionam. Pensando nisso, preparamos um material especial para ajudá-los. Continue a leitura e confira!
O que é planejamento fiscal
O planejamento fiscal é uma ação conjunta entre as áreas fiscal e tributária de uma empresa, com o objetivo de diminuir custos fiscais de forma lícita, ou seja, respeitando parâmetros legais. Uma de suas premissas é procurar o regime tributário que traz as menores tributações e os melhores incentivos fiscais.
Enquanto a àrea fiscal cuida do cumprimento das obrigações tributárias principal (obrigação de pagar o tributo devido) e acessória (ação ou omissão que propicia ou facilita a ação do Fisco), a área tributária é responsável pela estruturação, modelagem, planejamento, consultoria, assessoria e ações administrativas e judiciais.
Todas essas atribuições não são exclusividade de grandes empresas e multinacionais. Todo empreendimento, independente do tamanho, deve cumprir as obrigações fiscais, afinal, é lei e ela precisa ser cumprida. O que pode acontecer é que, dependendo da dinâmica dos negócios, o planejamento fiscal seja mais ou menos organizado.
Importância do planejamento fiscal
A importância de um planejamento fiscal adequado é tanta que para algumas empresas, inclusive, ele é lei. É isso mesmo. A Lei das S/A (Lei 6.404, de 1976) prevê a obrigatoriedade do planejamento por parte dos administradores de qualquer companhia, indicando que eles devem ter o cuidado e o empenho que todo empreendedor costuma empregar na administração dos seus próprios negócios.
O que, de certa forma, é bom, pois torna a atividade uma prática corriqueira nas empresas e estimula a profissionalização da administração no país, o que traz mais credibilidade e, por consequência, mais investimentos.
Seguir sempre os melhores caminhos para economizar recursos garante o crescimento do seu negócio. O mais importante é fazer tudo dentro da legalidade, o que significa que é necessário ficar atento, dentro da área fiscal, para as datas e os prazos, pois qualquer mudança após os vencimentos pode gerar uma punição.
Outro ponto importante é que o responsável pela área fiscal deve conhecer os princípios constitucionais tributários, as normas gerais de regência dos tributos, o Código Tributário Nacional, assim como a legislação vigente, e, ainda, a jurisprudência sobre situações relevantes em que as empresas possam se encontrar.
Por onde começar?
O planejamento fiscal começa no momento em que o empresário decide abrir a sua empresa e precisa escolher o regime de tributação que menos gera custos fiscais para seu negócio.
No Brasil, hoje, há três caminhos: o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real. Cada um deles tem um cálculo diferenciado para a arrecadação de impostos, tributos e taxas, portanto, essa escolha é muito importante para a empresa.
Para decidir o regime que trará mais vantagens, o empreendedor pode começar levantando algumas informações como:
- a receita bruta ou expectativa de faturamento;
- previsão de despesas operacionais;
- margem de lucro;
- o valor das despesas com empregados.
Com esses dados, é possível fazer uma simulação de valores para os diferentes regimes e avaliar como a empresa se comportará em cada um deles. Dentro do planejamento, chamamos este trabalho de otimização fiscal.
Otimização fiscal
A otimização fiscal é uma ferramenta que ajuda a diminuir os encargos respeitando rigorosamente a lei. É importante ressaltar, no entanto, que este tipo de estratégia deve ser desenvolvida por profissionais especializados no assunto, que têm uma visão atualizada da legislação, da jurisprudência e das oportunidades mercadológicas regionais e nacionais. Não é qualquer um que pode tentar diminuir ou excluir um tributo. Lembre-se que as penalidades são rigorosas.
Como falamos, hoje, há no Brasil três tipos de regime: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Os dois primeiros são considerados uma otimização do Lucro Real, pois conseguem abater despesas com alguns impostos. Confira mais detalhes a seguir:
Lucro Real
No Lucro Real, como o próprio nome diz, a tributação (cobrança de todos os impostos) ocorre sobre o lucro total, independente do valor deste lucro ou de outros fatores, como números de funcionários.
Porém, estudando os lucros e as despesas geradas, viu-se que é possível diminuir o custo tributário total da empresa aderindo a outro regime tributário ou, ainda, usando benefícios fiscais regionais e setoriais.
Este regime tributário é obrigatório para empresas que tem renda bruta superior a R$78 milhões por ano, e também, é o modelo mais burocrático entre todos.
Simples Nacional
No Simples Nacional, o maior atrativo é a aplicação unificada dos tributos, que facilitam o cálculo e, de maneira geral, diminuem o custo dos impostos. Este regime abrange três níveis de lucratividade:
- O microempreendedor individual (MEI) que tem receita bruta anual de até R$81 mil;
- As microempresas que tenham receita bruta anual de até R$360 mil;
- As empresas de pequeno porte que tenham receita bruta anual entre R$360 mil e R$4,8 milhões.
Além do critério de faturamento, é preciso confirmar se não há alguma regra que impeça a opção pelo Simples, como a existência de pessoa jurídica como sócia da empresa e o desenvolvimento de determinadas atividades.
É sempre bom lembrar que a opção pelo Simples Nacional é anual e a alteração do regime de tributação não pode ser feita no decorrer do ano. Caso a empresa verifique a necessidade de alteração, isso deve ser feito no início do ano fiscal (após a declaração do Imposto de Renda).
Lucro Presumido
O Lucro Presumido é indicado para empresas que tenham receita bruta anual menor que R$78 milhões. E mesmo assim ainda é preciso ver se não há restrições na legislação, como para instituições financeiras.
Neste regime, ao invés da tributação ser feita em cima do lucro total, ela é contabilizada em cima de uma margem de lucro presumido – obtido pela aplicação de alíquota, que varia em função da atividade da empresa, sobre a receita bruta auferida.
Dentro do seu planejamento fiscal, peça ao seu contador – a pessoa mais indicada para este trabalho – para fazer esses cálculos antes de decidir sobre o regime tributário. A sua empresa pode economizar bastante com uma escolha acertada.
Benefícios fiscais, regionais e setoriais
Os benefícios fiscais regionais são mais conhecidos como incentivos fiscais. Eles estão previstos na Constituição Federal e foram criados com o objetivo de reduzir as desigualdades ao dar mais oportunidade de desenvolvimento social e econômico às regiões.
Eles podem ser concedidos pela União, pelos estados e municípios, de acordo com cada legislação, na forma de redução de impostos. Um exemplo clássico é a Zona Franca de Manaus, criada para desenvolver a economia daquela região. Lá, por exemplo, as indústrias têm redução do Imposto de Renda Pessoa Jurídica em até 75%, isenção do Imposto sobre Produto Industrializado (IPI) e restituição parcial ou total do ICMS.
Os benefícios setoriais, também previstos em lei, são aqueles em que as empresas conseguem um abatimento do Imposto de Renda (ou de outra tributação) ao investir e estimular tanto atividades desenvolvidas pela própria empresa quanto atividades de terceiros.
Quais são as áreas e os documentos envolvidos neste trabalho
Normalmente, a responsabilidade de planejar e executar as ações fiscais fica com o setor fiscal. Porém, é preciso lembrar que não é só esta área dentro da empresa que gera documentos relacionados a essas atividades. Por exemplo, se há um setor de vendas e outro de compras, os dois vão gerar a documentação que precisa passar pela gestão fiscal.
No planejamento devem constar todas as áreas envolvidas. Desta forma, é possível criar um modelo de trabalho no qual todos saberão o que e como fazer. Se os funcionários estiverem orientados a realizar o trabalho de uma forma cooperativa e colaborativa, as chances de errar e causar ônus para a empresa é muito menor.
Além disso, o uso da tecnologia nos processos fiscais é muito recomendado, como por exemplo, na centralização de dados de diversos setores por um ERP. Deste modo, nenhuma informação é perdida.
Agora que sabemos a importância desta área, vamos entender quais são os documentos e as obrigações sob sua responsabilidade:
- Gestão dos documentos fiscais (notas fiscais e afins):
Mais do que preencher esses documentos, a área fiscal deve corrigir erros de interpretação e execução no cumprimento das rotinas fiscais. Para conhecer melhor quais são os documentos fiscais, clique aqui.
- Apuração de impostos (Simples, ISS, ICMS, ICMS-ST, PIS, Cofins, IRPJ, CSLL etc.):
Calcular os tributos de acordo com o faturamento e as receitas geradas durante o mês, conforme a base de cálculo e a alíquota de cada um.
- Apuração de impostos retidos na fonte (IRRF, INSS, ISS, PIS/Cofins/CSLL etc.):
Analisar a possibilidade de haver retenção de impostos e emitir os documentos referentes a eles (guia ou darf de recolhimento) quando a empresa contrata um serviço. No caso de prestar um serviço, a função é orientar sobre a anotação na nota fiscal ou recibo sobre eventuais retenções.
- Escrituração de Livros Fiscais (Livro de Entradas, Livro de Saídas, Livro de Registro de Apuração de ICMS, entre outros)
Manter a escrituração fiscal em dia e, ao final de cada exercício, manter a guarda dos livros para apresentação quando necessário.
- SPED Fiscal:
Estar atualizado em relação ao SPED Fiscal, obrigatório para a maioria dos segmentos empresariais, e sua legislação.
- Preenchimento e entrega de obrigações acessórias (GIA, DIPJ, DASN, DCTF, DACON, DIMOB, DIRF, Sintegra, DES etc.):
Fazer a gestão das obrigações, que se não forem entregues corretamente, podem gerar multas para a empresa.
Para finalizar, é importante entender que, ao calcular, registrar e entregar toda a documentação em dia e fazer os pagamentos relacionados a ela, a empresa está evitando multas e punições que podem levar os negócios à falência e o nome dos envolvidos para a Justiça.
Por que é importante fazer a gestão fiscal de forma eficiente
Mais do que deixar a empresa em conformidade com o que pede o governo e evitar preocupações desnecessárias, o planejamento fiscal é um grande aliado das empresas, no sentido de orientá-las a desembolsar apenas o valor necessário de impostos e ajudá-las a visualizarem melhor sua situação financeira, facilitando a tomada de decisões.
Não é novidade para ninguém que o Brasil é um país cheio de impostos, taxas e contribuições. Essa característica, muitas vezes, pode atrapalhar o desenvolvimento de empresas de todos os portes e segmentos por envolver o cumprimento de muitas obrigações. Por isso, é extremamente importante que o empreendimento invista em uma boa gestão fiscal.
Pode-se dizer que a gestão fiscal trabalha de forma preventiva a evitar autuações, administrando as informações para a empresa estar sempre em dia com a legislação e, na medida do possível, buscando as melhores soluções para a saúde financeira da organização.
Para se ter uma ideia, 85% das empresas brasileiras são micro e pequenas, e 16,32% delas fecham suas portas no primeiro ano de atividades. As que aguentam um pouco mais e encerram no período de dois a cinco anos somam 44,95%. E qual é o principal motivo para isso? A complexidade tributária e a burocracia, que representam 16,51% das causas de fechamento.
Como fazer uma boa gestão fiscal
A virtualização dos documentos fiscais eletrônicos garantiu mais agilidade e organização nos processos. Agora, cabe às empresas seguir boas práticas para manter tudo em dia.
De acordo com o Ministério da Fazenda, todas as instituições que efetuam operações tributáveis são obrigadas a emitir documentos fiscais, como por exemplo a NF-e e a NFS-e. Esses arquivos legais e muitos outros necessários para a declaração de impostos devem ser guardados por no mínimo 5 anos.
Portanto, é indispensável contar com o apoio de especialistas fiscais e das tecnologias que fazem a gestão dos documentos. Existem softwares que podem ser integrados aos ERPs e que garantem eficiência nas rotinas de recebimento, armazenagem e validação de documentos.
Além disso, como grande parte desses sistemas é atualizada de forma automática, oferecem a tranquilidade de se estar sempre em dia com a legislação e a possibilidade de focar maiores esforços em outras atividades estratégicas e de desenvolvimento do negócio.
Penalidades
Dentro da legislação tributária, há várias penalidades previstas para erros e falhas no cumprimento das obrigações fiscais. Entre elas, podemos destacar:
- Multa de 50% do valor da operação para empresas que são obrigadas a emitir NF-e e ainda não estão fazendo;
- Multa de 35% do valor da operação para o consumidor que não exigir a nota fiscal;
- Gerar a NF-e e deixar de enviá-la ao consumidor também gera multa, desta vez de 50% do valor da venda;
- Diferenças entre os dados do Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - uma representação gráfica da NF-e que deve acompanhar o trânsito de mercadorias) e da NF-e podem gerar multas de até 100% o valor da operação comercial;
- Obrigatoriedade de guardar os documentos por até cinco anos. Caso sejam solicitados em uma fiscalização e a empresa não apresentá-los, ela pode receber uma multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido e o responsável pela empresa pode ser detido de seis meses a dois anos.
Seguir a lei é sempre a melhor escolha. Tenha isso em mente.
E para saber mais sobre a legislação, clique aqui e conheça as leis direto na fonte.
Conclusão
Se você chegou até aqui e percebeu que as questões fiscais da sua empresa devem ser revistas, ainda é tempo de retomá-las, não é mesmo? Como diz o ditado popular: comece pelo começo. O primeiro passo talvez seja buscar um profissional especializado, ou até mesmo buscar um escritório de assessoria contábil.
Sente com este profissional e explique tudo o que você aprendeu até agora e também tire as dúvidas que forem surgindo. A principal delas, para ter a certeza de iniciar no caminho certo, é saber se a sua empresa está encaixada no regime tributário correto. A partir daí, é só ir elencando o que é mais importante e colocando no papel.
E se a sua empresa já segue um planejamento fiscal bem estruturado, você percebeu que não vale a pena dar margem para ela se desviar desse caminho, certo? Afinal, o objetivo é manter seu negócio próspero sem correr riscos.
E agora que você entendeu a importância do planejamento fiscal, conheça a ConexãoNF-e! Somos especialistas em gestão de documentos fiscais eletrônicos, mais precisamente NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e e CT-e OS.
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