Uma grande dificuldade encontrada dentro de toda empresa é manter o controle de notas fiscais. Além disso, os gestores vivem um desafio diário de tornar essa atividade menos cansativa e burocrática.

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Como o volume é grande, assim como a responsabilidade envolvendo todos os processos — desde a emissão até o controle e gerenciamento —, é preciso agir com cautela para não incorrer em erros e não gerar problemas futuros com os clientes ou com os órgãos fiscalizadores.

Contudo, com a adoção de algumas estratégias, é possível otimizar essa tarefa, melhorar os resultados e o principal: ter segurança em relação à gestão e conferência das notas fiscais.

Neste artigo, que preparamos pensando em você, gestor e gerente financeiro, vamos trazer diversas dicas práticas de como melhorar o controle de notas fiscais da sua empresa, garantindo mais segurança para as operações e qualidade nas informações armazenadas. Confira!

1. Organize suas Notas Fiscais Eletrônicas

Mulher preocupada com a conferência de NFe por falta de organização na empresa

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória no Brasil, e, assim como acontecia com as Notas Fiscais impressas, elas precisam ser armazenadas pelo tempo mínimo de 5 anos.

Caso haja uma fiscalização na sua empresa e algum documento fiscal falte, pode haver aplicação de multa, que pode chegar até mais de R$ 1.000,00 por Nota Fiscal não apresentada.

Portanto, é necessário criar o hábito de organizar as Notas Fiscais de modo que estas não sejam extraviadas em diversos e-mails ou perdidas por conta de alguma falha no sistema da empresa.

No quesito organização, os documentos fiscais podem ser catalogados de acordo com data de emissão ou de recebimento, empresa emitente ou empresa destinatária, de acordo com suas necessidades.

Para evitar riscos quanto à guarda dos documentos fiscais, há possibilidade de usar o armazenamento em nuvem, o que diminui riscos de perda de dados e documentos corrompidos.

Já existem softwares de gestão de documentos fiscais, como é o caso da ConexãoNF-e, que oferecem a possibilidade de guardar esses dados, além de organizarem todas as NF-es e CT-es, permitindo e facilitando o acesso às informações a qualquer momento.

2. Crie rotinas

Empresárias definindo a rotina de recebimento e conferência de notas fiscais

Para manter as Notas Fiscais eletrônicas em ordem, é essencial que você estabeleça uma rotina de trabalho e de conferência com a sua equipe. Defina a responsabilidade de cada um e trace o passo a passo necessário para a tarefa.

Você pode até criar um fluxograma dos processos envolvendo o setor responsável pela emissão e armazenamento de notas fiscais, assim, todos os envolvidos terão clareza com relação às suas responsabilidades.

Com uma rotina bem estabelecida, todos os profissionais da empresa conseguem ter acesso mais fácil e rápido a informações importantes como:

  • quem deve receber o produto;
  • quem vai conferir a nota com o pedido;
  • quem será o responsável pelo financeiro;
  • quem armazenará o arquivo.

Esse controle é importante para a identificação de falhas e, também, para o maior comprometimento de cada um em relação às tarefas designadas.

3. Confira se a nota recebida é autêntica

Homem conferindo se a nota fiscal de entrada é verdadeira

Esse passo é essencial e não pode ser esquecido! Por mais antiga e confiável que seja a sua relação com determinado fornecedor, sempre que você receber uma nota fiscal, acesse o site da Receita Federal, verifique se ela é autêntica e se todas as informações estão em conformidade.

O procedimento traz mais segurança para todas as partes envolvidas na relação e contribui para a redução de problemas com a fiscalização.

Além disso, é importante fazer a conferência se a Nota recebida pertence de fato à um produto adquirido por sua empresa, essa checagem deve ser feita alinhada ao setor de compras.

E não se esqueça: DANFE é apenas o documento auxiliar da NF-e! Fique atento ao receber um DANFE, se ele é de fato ligado a um XML recebido pela empresa, pois para o Fisco, o que importa é o arquivo XML.

Para economizar tempo com a conferência de notas fiscais sem abrir mão da segurança, trouxemos duas dicas para a sua rotina:

  1. A SEFAZ possui um validador de XML gratuito, ao receber um XML via e-mail você pode copiar e colar o código, e assim verificar a autenticidade da NFe.
  2. Você pode receber todas as notas fiscais de forma automática direto da SEFAZ, usando o software ConexãoNF-e. Como os dados são capturados direto da Secretaria da Fazenda via certificado digital, todos os documentos já vem validados.

Com um sistema de recebimento automático de NFe como o da ConexãoNF-e, você pode, além de consultar os documentos emitidos contra seu CNPJ, realizar o manifesto do destinatário e a recusar a nota fiscal em poucos cliques se houver alguma irregularidade, evitando problemas com fiscalizações.

Temos um artigo especial sobre como verificar se uma Nota Fiscal é correta, confira!

4. Fique atento aos prazos para pagamento

Pessoa anotando na agenda os prazos de pagamento

Quando você já estiver com todo o procedimento relacionado ao recebimento das notas fiscais em ordem, será importante criar uma rotina para a conferência das datas de pagamento.

Verifique as datas de vencimento e crie um controle sequencial. Também é interessante definir um dia da semana para pagar todas as notas que tiverem vencimento na semana seguinte, por exemplo.

Caso seja difícil mantes esse controle de contas a pagar e a receber, organize processos e tente desenhar uma rotina dessas atividades, além disso, você pode usar softwares para auxiliar, e até mesmo alertas como no Google Calendar.

A organização prévia permite que as contas fiquem sempre em dia e que você não corra o risco de ter que arcar com o pagamento de juros e de multas, o que prejudica a gestão financeira e ainda impede a realização de investimentos.

5. Separe um tempo para baixar as notas fiscais eletrônicas

Contadora baixando as notas fiscais de forma automática

Ter o cuidado de baixar as notas fiscais eletrônicas é essencial para a sua organização e para a sua segurança. Essa atitude, além de otimizar o seu controle, reduz o risco de emissão de notas frias em seu CNPJ.

Você pode incluir essa prática no seu fluxograma de trabalho e estabelecer um colaborador para ser o responsável pela tarefa, já que esta é um hábito para fazer o fechamento contábil.

Neste ponto, é importante lembrar que não é possível fazer a baixa em lote dessas notas no site da SEFAZ, e este pode apresentar instabilidades. Para isso, existem softwares que fazem o recebimento e guarda de XML, sem enfrentar burocracias e otimizando tempo de trabalho.

Leia também: como consultar notas fiscais emitidas no meu CNPJ

6. Mantenha um bom relacionamento com fornecedores

Cliente e fornecedor alinhando expectativas em uma reunião

Seja com os clientes ou com os fornecedores, é essencial que você mantenha um relacionamento saudável e de confiança. Afinal, por mais capacitada e atenta que seja a sua equipe, ela ainda está sujeita a erros.

Com isso, caso você precise fazer alteração, correção ou cancelamento de alguma nota fiscal, esse vínculo será fundamental e poderá contribuir para que você não precise arcar com o pagamento de taxas abusivas e enfrentar toda a burocracia do governo.

7. Converse com o seu contador

Mulher tirando dúvidas com o contador da empresa via telefone

Sempre que surgirem dúvidas em relação à emissão ou armazenamento das notas fiscais, entre em contato com o seu contador e converse abertamente sobre a situação. Inclusive, peça a ele para manter você informado sobre as mudanças legais e os recursos tecnológicos que facilitam esse trabalho de gestão.

Esse vínculo é de extrema importância, porque, além de reduzir as suas chances de erros por desconhecimento, permite que você fique constantemente atualizado e desenvolva estratégias inovadoras para o seu negócio.

A expertise dos profissionais da área contábil é indispensável, tanto sob a perspectiva técnica e legal quanto sob a ótica estratégica. Os contadores têm muitas informações relevantes para oferecer às empresas, por isso, usufrua desse conhecimento sem moderação!

8. Treine e capacite sua equipe constantemente

Equipe fazendo treinamento online sobre organização, compliance e processos

Não basta saber a importância de fazer uma gestão adequada dos documentos, também é preciso entender o que diz a legislação, quais são os riscos e os benefícios do armazenamento, quais as melhores práticas e como fazer um controle alinhado com as necessidades e as demandas da empresa.

Por isso, é necessário investir em treinamentos e capacitações constantes. Você pode oferecer cursos, palestras e até mesmo solicitar ao seu contador para que ele ofereça palestras dentro da sua empresa, orientando e esclarecendo as dúvidas que surgem na rotina de trabalho.

O importante é, além de oferecer os treinamentos, garantir que o conhecimento seja colocado em prática e que se crie uma cultura de organização e controle de processos.

Leia também: O que é conferência cega

9. Conheça os prazos de armazenamento

Pessoas trabalhando no computador

A guarda dos documentos fiscais é responsabilidade da empresa, independente de falhas no sistema. Para tanto, é preciso saber que o prazo de armazenamento dos arquivos XML de NF-e é de 5 anos.

Durante esse intervalo de tempo, pode haver uma fiscalização e não apresentar algum documento XML incorre em multas, como já foi dito acima. É importante lembrar sempre que o arquivo XML é o que importa na fiscalização, DANFE e DACTE não tem validade fiscal para isso.

Segundo o próprio Portal da NFe, a responsabilidade da guarda de documentos é tanto do emitente, quanto do destinatário, e a SEFAZ não faz a guarda destes documentos, ou seja, após 90 dias não é possível recuperar notas fiscais no site do governo.

10. Automatize a captura, gestão e conferência de NFe

Homem vendo um dashboard da automação de notas fiscais

A automação é um processo que agrega maior agilidade para a rotina de trabalho, além de impactar significativamente a produtividade e a redução do índice de falhas humanas, muito comuns no setor contábil, mas que podem ser financeiramente danosas para as organizações.

Ao optar pela automação, você também poderá ter uma visão mais ampla das contas, conseguindo criar estratégias de controle mais otimizadas e que beneficiem de forma significativa a gestão do negócio como um todo.

Utilizando a tecnologia a favor da empresa, é possível reduzir custos, melhorar desempenhos e ainda simplificar todo o trabalho que envolve o controle e a emissão de relatórios pelo setor financeiro.

Leia também: 5 benefícios de integrar o ERP com um software fiscal

11. Invista em um software de gestão de notas fiscais

Homem usando um software de gestão de XML

A tecnologia trouxe muitas vantagens para os empresários. Entre elas, está a possibilidade de automatizar o controle das notas fiscais eletrônicas por meio da utilização de softwares modernos e fáceis de utilizar.

Hoje, é possível automatizar muitos processos dentro das empresas, o que permite que as equipes sejam direcionadas para trabalhos mais estratégicos e deixem o trabalho burocrático para os computadores e a inteligência artificial.

Atualmente, existem softwares especializados no recebimento e controle de Notas Fiscais, como o da ConexãoNF-e, onde você conta com vários recursos para:

  • Receber NF-e e CT-e automaticamente da SEFAZ;
  • Receber NFS-e de mais de 5.000 prefeituras;
  • Armazenar documentos recebidos e emitidos na nuvem por 5 anos;
  • Integrar o software ao ERP da empresa para lançar as NF-es;
  • Realizar o MD-e;
  • Imprimir DANFE, DACTE e DANFSE;
  • Gerar relatórios personalizados; e muito mais.

Outra vantagem é que, como a atualização é imediata, todos que tiverem acesso ao programa poderão, imediatamente, visualizar as informações necessárias — o que traz agilidade e facilita o trabalho em equipe.

Convém ressaltar ainda que, com esse tipo de sistema, é possível trabalhar de qualquer lugar, desde que você tenha acesso ao computador. Isso traz mobilidade, melhora o atendimento ao cliente e aumenta satisfação e a segurança dos funcionários, que poderão trabalhar de forma remota, caso seja necessário.

Vale lembrar que o software da ConexãoNF-e possui teste grátis por 3 dias, sem compromisso e sem pedir cartão de crédito, para conhecer melhor a plataforma e saber se ela é adequada ao seu negócio. Além disso, é oferecido todo o suporte necessário para a implementação do software e treinamento.

Conclusão

Se você seguir essas recomendações, o controle de notas fiscais ficará muito mais otimizado. Essas medidas vão trazer mais tranquilidade para você e maior satisfação para os seus funcionários e clientes.

Além disso, sua empresa vai ganhar em segurança, organização produtividade, qualidade dos processos, disponibilidade de informações e qualidade na gestão.

Como é feito o controle de notas fiscais na sua empresa? Você já usou algum software de controle?

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