Os 8 segredos para fazer controle de notas fiscais com eficiência

Uma grande dificuldade encontrada dentro de toda empresa é manter o controle de notas fiscais, além de tornar essa atividade menos cansativa e burocrática.

Como o volume é grande e a responsabilidade é enorme, é preciso agir com cautela para não incorrer em erros e não gerar problemas futuros com os clientes ou com os órgãos fiscalizadores.

Contudo, com a adoção de algumas estratégias, é possível otimizar essa tarefa, melhorar os resultados e o principal: ter segurança em relação à gestão das notas.

No texto de hoje, daremos algumas dicas que vão ajudar você. Confira!

1. Organize as notas impressas em pastas catalogadas

Apesar de existir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é possível que a sua empresa tenha notas emitidas antes do surgimento desse modelo. Então, para que você possa arquivá-las com segurança, é interessante mantê-las organizadas em pastas-catálogo.

Isso é importante porque você conseguirá estabelecer uma sequência na organização dos documentos, o que proporciona uma grande facilidade para localizar determinada nota fiscal quando for preciso.

Uma estratégia interessante é estabelecer cores diferentes de pastas conforme o ano, ou usar marcadores que indiquem a categoria da nota, os dados do comprador etc.

Lembre-se que essa organização, por mais trabalhosa que seja, vai facilitar sua rotina, quando você precisar de algum documento. O acesso a ele será fácil, rápido e sem necessidade de mobilizar toda a equipe para procurá-lo.

2. Crie rotinas

Para manter as notas impressas ou eletrônicas em ordem, é essencial que você estabeleça uma rotina de trabalho com a sua equipe. Defina a responsabilidade de cada um e trace o passo a passo necessário para a tarefa.

Dessa forma, você terá acesso rápido a informações importantes, como:

  • quem deve receber o produto;
  • quem vai conferir a nota com o pedido;
  • quem será o responsável pelo financeiro;
  • quem providenciará o arquivo etc.

Esse controle é importante para a identificação de falhas e, também, para o maior comprometimento de cada um em relação às tarefas designadas.

3. Confira se a nota recebida é autêntica

Esse passo é essencial e não pode ser esquecido! Por mais antiga e confiável que seja a sua relação com determinado fornecedor, sempre que você receber uma nota fiscal, acesse o site da Receita Federal, verifique se ela é autêntica e se todas as informações estão em conformidade.

O procedimento é rápido, traz mais segurança para todas as partes envolvidas na relação e contribui para a redução de problemas com a fiscalização.

4. Fique atento aos prazos para pagamento

Quando você já estiver com todo o procedimento relacionado ao recebimento das notas fiscais em ordem, será importante criar uma rotina para a conferência das datas de pagamento.

Verifique as datas de vencimento e crie um controle sequencial. Também é interessante definir um dia da semana para pagar todas as notas que tiverem vencimento na semana seguinte, por exemplo.

Isso permite que as contas fiquem sempre em dia e que você não corra o risco de ter que arcar com o pagamento de juros e de multas, o que prejudica a gestão financeira e ainda impede a realização de investimentos.

5. Separe um tempo para baixar as notas fiscais eletrônicas

Ter o cuidado de baixar as notas fiscais eletrônicas — ainda que uma vez por mês — é essencial para a sua organização e para a sua segurança.

Essa atitude, além de otimizar o seu controle, reduz o risco de emissão de notas frias em seu CNPJ.

6. Mantenha um bom relacionamento

Seja com os clientes ou com os fornecedores, é essencial que você mantenha um relacionamento saudável e de confiança. Afinal, por mais capacitada e atenta que seja a sua equipe, ela está sujeita a erros.

Com isso, caso você precise fazer alteração, correção ou cancelamento de alguma nota fiscal, esse vínculo será essencial e poderá contribuir para que você não precise arcar com o pagamento de taxas abusivas e enfrentar toda a burocracia do governo.

7. Converse com o seu contador

Sempre que surgirem dúvidas em relação à emissão ou armazenamento das notas fiscais, entre em contato com o seu contador e converse abertamente sobre a situação.

Inclusive, peça a ele para manter você informado das mudanças legais e dos recursos tecnológicos que facilitam esse trabalho de gestão.

Esse vínculo é de extrema importância porque, além de reduzir as suas chances de erros por desconhecimento, permite que você fique constantemente atualizado e desenvolva estratégias inovadoras para o seu negócio.

8. Invista em um software de gestão

A tecnologia trouxe muitas vantagens para os empresários. Entre elas, está a possibilidade de automatizar o controle das notas fiscais eletrônicas por meio da utilização de softwares modernos e fáceis de utilizar.

O interessante é que neles você pode:

  • emitir e armazenar as notas;
  • controlar os prazos de vencimento;
  • criar lembretes sobre pagamentos;
  • acompanhar o status do documento etc.

Isso sem contar a segurança que eles proporcionam! Como todos os arquivos ficam na nuvem e o backup é automático, 24 horas por dia, em caso de invasão ao sistema, falha operacional ou exclusão de algum documento por engano, eles poderão ser recuperados.

Outra vantagem é que, como a atualização é imediata, todos que tiverem acesso ao programa poderão, imediatamente, visualizar as informações necessárias — o que traz agilidade e facilita o trabalho em equipe.

Convém ressaltar ainda que, com esse tipo de sistema, é possível trabalhar em qualquer lugar, desde que você tenha acesso ao computador. Isso traz mobilidade, melhora o atendimento ao cliente e aumenta satisfação e segurança dos funcionários, que poderão trabalhar de forma remota, caso seja necessário.

Por fim, e não menos importante, vale destacar que esses softwares possuem suporte técnico 24 horas e algumas empresas oferecem um período gratuito de teste. Com isso, você pode conhecer o funcionamento, ver se ele é adequado para o seu negócio e perceber todas as vantagens.

Se você seguir essas recomendações, o controle de notas fiscais ficará bem melhor. Essas medidas vão trazer mais tranquilidade para você e maior satisfação para os seus funcionários e clientes.

Quer saber mais sobre sistema para controle de notas fiscais e implantá-lo na sua empresa? Então entre em contato conosco e converse com profissionais que entendem do assunto!