Leitura obrigatória para tirar dúvidas sobre o compliance fiscal

O complexo sistema tributário brasileiro impacta de diversas formas as empresas. Assegurar a observância de todas as normas legais aplicáveis às atividades realizadas e ainda garantir um gerenciamento eficiente exigem de gestores e empreendedores certa dose de equilíbrio.

Os processos de compliance fiscal ajudam a controlar e gerenciar as informações e operações de maneira que nenhum dado deixe de ser declarado, otimizando a rotina tributária e contribuindo significativamente para a sua saúde financeira ao promover melhores resultados para seu negócio.

Neste texto vamos explicar o que são esses processos, como implantá-los e torná-los eficientes e quais resultados podem trazer para a sua empresa. Confira!

O que é e como funciona o compliance fiscal?

O termo compliance tem origem no verbo inglês “to comply”, que pode significar, entre outras coisas, “cumprir uma norma ou regra”.

Diretamente ligado à saúde financeira da empresa, o compliance fiscal é um conjunto de diretrizes, políticas ou disciplinas estabelecidas para suas atividades que são utilizadas para cumprir as normas estabelecidas pela legislação e evitar complicações penais e fiscais.

Por meio de seus processos é possível identificar as irregularidades e desvios relacionados às operações da empresa e tomar as medidas necessárias que os neutralize e evite futuras autuações e penalidades.

É por esse motivo que o mecanismo constitui-se de uma prática fundamental que confere competitividade no mercado e proporciona a sustentabilidade para a empresa.

Qual a importância e seus benefícios?

Já foram publicadas — desde a vigência da constituição de 1988 — mais de 300 mil leis tributárias. Se forem somados os demais atos administrativos normativos publicados pela Receita Federal e as Secretarias de Fazendas Estaduais e Municipais, ultrapassam três milhões de normas.

O compliance fiscal atua como um grande aliado dos gestores e empreendedores visando o monitoramento de todas as normas fiscais.

Ele auxilia diretamente na melhora dos processos de controle dos rigorosos prazos de entrega, que não podem ser esquecidos ou negligenciados pelas empresas, nas possíveis correções de erros cometidos anteriormente — nota fiscal com crédito indevido, NCM inexistentes, alíquotas erradas — no arquivamento de toda a movimentação fiscal em formato eletrônico, entre outros.

Quando um processo é focado na qualidade das informações e não apenas no cumprimento do prazo, há uma grande chance de que os erros acabem e, com eles, o retrabalho e as multas. É nesse cenário que o compliance fiscal atua efetivamente.

Existem muitos outros benefícios provenientes deste procedimento. Podemos citar:

  • aumento da credibilidade da empresa junto aos clientes, investidores, fornecedores etc.;
  • aumento da eficiência e da qualidade dos produtos ou serviços;
  • melhora em toda a estrutura de governança corporativa;
  • auxílio na atuação em mercados externos;
  • atuação preventiva (muitas empresas só adotam o compliance fiscal quando já foram punidas por alguma irregularidade).

Como implantá-lo em sua empresa?

O primeiro passo para iniciar os processos de compliance fiscal em sua empresa é realizar um mapeamento da situação geral e das operações, incluindo processos internos, metodologias de trabalho utilizadas, políticas de estoques, estratégias de gestão de pessoas, harmonização contábil, técnica de melhoria contínua etc.

A partir daí, elabora-se um planejamento específico que possibilite alcançar o objetivo proposto. Algumas ações para definir um planejamento eficiente e aplicar o compliance fiscal são:

  • investir em ferramentas de tecnologia para facilitar o procedimento;
  • analisar e/ou rever o enquadramento tributário da empresa;
  • mapear situações que podem ter consequências de natureza administrativa, fiscal e penal;
  • monitorar as obrigações tributárias, fiscais e previdenciárias, bem como suas respectivas datas de cumprimento;
  • armazenar arquivos eletrônicos (XML etc.) dos documentos fiscais em segurança;
  • realizar auditoria interna e independente;
  • fazer o cruzamento diário e mensal das escriturações fiscal e contábil;
  • monitorar as Certidões Negativas de Débito (CND);
  • estipular reservas de contingenciamento para processos administrativos e judiciais, entre outras.

Aplicando o compliance fiscal é possível ter resultados sustentáveis e riscos reduzidos, garantindo — de forma eficiente e lícita —, menor exposição ao Fisco, que cada vez mais otimiza os mecanismos de fiscalização de sonegação.

Como realizar um compliance fiscal eficiente?

Treine sua equipe

É fundamental educar os colaboradores a respeito das políticas internas da empresa, bem como das leis inerentes à sua atividade, mostrando como essas se aplicam diretamente às suas responsabilidades do cotidiano.

Por isso, é preciso estabelecer um programa de treinamento de conformidade que deve ser realizado por todos, inclusive, pelos líderes da empresa, uma vez que são os exemplos para as equipes.

Simplifique para que todos compreendam

Um processo de compliance eficiente deve ser de fácil compreensão. A comunicação é essencial em todos os processos de alinhamento de valores e objetivos da empresa.

A linguagem deve ser acessível, o conteúdo pode ser disponibilizado no site da empresa ou enviado periodicamente por e-mail.

Faça do compliance fiscal um diferencial competitivo

Após introduzi-lo como um valor, a empresa pode utilizá-lo como diferencial competitivo. É importante realizar a manutenção do plano de conformidade para que o processo esteja sempre em melhoria, pois o mercado, assim como a legislação, vem contemplando as empresas com boas práticas de compliance fiscal.

Isso precisa aparecer no site da empresa, na assinatura de e-mail dos colaboradores, nas redes sociais etc. A responsabilidade e o compromisso com a transparência e a legalidade devem ser uma bandeira levantada sobre a marca da empresa.

Gestores e empreendedores precisam estar cientes de que a confiança — em um mundo de consumidores e investidores cada vez mais críticos e atentos aos riscos — é a base de bons negócios.

Como a automatização contribui para o compliance fiscal?

Como dito anteriormente, a legislação fiscal possui uma grande complexidade que dificulta o trabalho das empresas para manterem-se em conformidade com a lei. É por este motivo que elas devem investir em ferramentas que ajudem nesse processo, como sistema ERP e outros.

Esta sistematização é essencial para evidenciar qualquer erro ou desvio em relação à operação da empresa, evitando erros humanos e minimizando as preocupações dos gestores e empreendedores, pois o próprio sistema realiza os cálculos e lembra as datas de vencimentos.

Muitos softwares ERP integram os dados e processos da empresa em um único sistema, dividindo-os por módulos que contemplam também a área fiscal e contábil. Eles ajudam a gerir as informações, mas não são suficientes, pois não possuem um procedimento de parametrização específico para a gestão fiscal e tributária exigida pela legislação brasileira.

Assim, as empresas precisam procurar uma solução complementar que atenda à área fiscal e contábil com segurança e precisão, apresente facilidade de integração de todos os dados e adequação às suas necessidades. Tais soluções auxiliam em tarefas simples, como:

  • parametrização das regras fiscais, que contribui para o cumprimento no prazo e a exatidão das obrigações fiscais (emissão de nota fiscal, apurações de impostos, SPED Fiscal, SPED Contábil, EFD Contribuições etc.);
  • integração com outros softwares;
  • geração de relatórios gerenciais, entre outros.

A adoção de uma tecnologia específica para a gestão fiscal e contábil contribui para a redução de custos e para esses procedimentos de conformidade legal. Por isso, o controle oferecido pela automatização e pelo compliance é tão importante.

E você, já realiza o compliance fiscal em sua empresa? Ainda tem dúvidas sobre esse tema? Deixe seu comentário e conte-nos sua experiência.