Leitor de XML da NFe: 7 itens para avaliar antes de comprar

Um bom leitor de XML de Nota Fiscal eletrônica (NF-e) faz parte do dia a dia de qualquer empresa que emite ou recebe esse tipo de documento, certo? Errado. Muitas pessoas ainda digitam cada um dos 44 caracteres da chave da NFe.

Pensando nisso, resolvemos elaborar um post para ajudar quem está querendo comprar um Leitor de XML da NF-e, e nunca mais digitar e revisar 44 números a cada novo documento.

São 7 itens básicos que devem ser observados antes de encomendar seu “brinquedo”. Além disso, vamos apresentar algumas informações essenciais sobre o arquivo XML e a sua chave de acesso. Interessado? Então, continue lendo e confira!

O arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

Bom, antes de falar dos 7 itens básicos para serem analisados para adquirir um leitor de XML, vamos apresentar o conceito desse arquivo que surgiu em parceria com a Nota Fiscal eletrônica (NF-e).

Em se tratando de conceitos técnicos, o XML é o termo utilizado para designar as palavras “eXtensible Markup Language” que, traduzidas para o português, significam linguagem de marcações.

Basicamente, é um formato de arquivo utilizado para que os sistemas ou softwares reconheçam o conteúdo e traduzam os dados existentes no XML em informações uteis para os usuários. Na prática, o arquivo XML funciona como a versão digital da Nota Fiscal eletrônica.

Assim, diferentemente do famoso Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) — o qual mencionaremos mais à frente neste artigo — o XML não acompanha as mercadorias, quando são transportadas.

No arquivo são encontrados dados essenciais, como número, data de emissão, razão social, CNPJ e demais informações do emitente e do cliente, sobre o produto vendido, as questões tributárias envolvidas e os códigos diversos como o CEST, bem como os dados do transportador, as faturas geradas com suas respectivas datas de vencimento.

Para isso, ele obedece um padrão de parametrização nacional de escrituração fiscal. Ou seja, seja qual for a unidade da federação onde a empresa emissora do documento está situada, a estrutura do XML será a mesma.

Ele é emitido em conjunto com o DANFE e fica disponível para consulta do emitente, receptor ou terceiro interessado no procedimento, como órgãos de fiscalização e auditoria.

A formação da chave de acesso da NF-e

Como mencionamos no início deste artigo, o leitor de XML fará o reconhecimento dos 44 dígitos que compõem a chave de acesso da nota fiscal e, posteriormente, lançar-lho automaticamente no seu sistema, dispensando a exaustiva e repetitiva tarefa de digitar-lhos manualmente.

No entanto, você sabe quais as informações que compõem esses 44 dígitos da Nota Fiscal eletrônica? Ou como o sistema identifica, por meio de números, todos os dados que compõem esse documento?

Bom, os numerais existentes na chave de acesso correspondem a uma série de códigos que identificam cada uma das informações existentes na NF-e, conforme descrito abaixo:

  • os 2 primeiros dígitos referem-se ao código do estado onde a empresa emissora é situada;
  • em seguida, temos o ano e o mês de emissão do documento fiscal, composto por 4 números;
  • o terceiro código é o CNPJ completo da empresa, que totaliza 14 dígitos (sem pontos ou traços);
  • após essa informação, temos o código que designa o modelo da nota fiscal (01, 55, etc) composto por 2 dígitos;
  • depois, a série do documento fiscal, de 3 números;
  • o sexto grupo de códigos é formado pelo número sequencial da nota fiscal;
  • depois disso, há o código que indica a forma de emissão do documento fiscal com apenas 1 dígito;
  • por último, temos a numeração que compõe a chave de acesso, com 8 dígitos, bem como o dígito verificador composto por apenas 1 numeral.

Geralmente, esses números são divididos em grupo de 4 dígitos, para facilitar a leitura e digitação manual da chave de acesso da Nota Fiscal eletrônica nos sistemas.

Até porque o leitor de XML é uma ferramenta que surge para solucionar os problemas com a digitação desses números. E, como se trata de uma sequência muito grande, é comum haver erros no momento de inserir esses dados no sistema.

Quando isso ocorre, a nota fiscal não é importada para a sua base de dados, obrigando-o a repetir o processo até que a sequência esteja correta. E esse procedimento gera grandes atrasos e retrabalhos por parte do setor fiscal. Torna-se crucial, portanto, a utilização dessa ferramenta para as empresas que emitem ou recebem NF-e.

Enfim, agora que você já conhece os dados importantes sobre o arquivo XML e a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica, confira as 7 itens essenciais que você deve avaliar antes de adquirir um leitor de XML!

Itens essenciais a serem avaliados antes da aquisição de um leitor de XML

1. O leitor XML deve reconhecer o código de barras 128 C (Code 128)

O código de barras da chave da NF-e utiliza o padrão 128 C (Code 128) para representar os 44 caracteres. Logo, se o leitor escolhido não conseguir interpretar os códigos de barra com esse padrão, ele não servirá para seu propósito que é evitar a digitação da chave de acesso.

2. Deve possuir alertas de leitura com sucesso

A mágica acontece quando você aponta o seu Leitor de XML da NF-e para um código de barras e, em uma fração de segundos, os 44 números da chave existentes no documento fiscal surgem na sua tela.

Sim — isso é verdade. Mas, com o uso, você vai verá que mais importante do que isso é o BIP! ou a luz verde que se acende quando a leitura ocorre com sucesso. Acredite, a falta de um sinal sonoro ou visual (como é o caso do BIP ou da luz) te deixarão de cabelo em pé com o passar do tempo. Não abra mão disso!

3. O leitor de XML deve possuir facilidades de mobilidade

Sempre que tiver a opção de escolher algo sem fio, escolha (isso serve pra praticamente tudo)! É claro que a opção sem fio — normalmente, via Wireless — é um pouco mais cara. Contudo, procurando um pouco pelas lojas perceberá que a diferença de preço entre os leitores com, ou sem, fio não é tão grande.

4. Interface de comunicação via USB

Quando procurar por um leitor de XML da NF-e, é provável que você encontre uma super promoção de leitor com ótimas características, mas com um detalhe: a interface de comunicação com seu computador será via PS2 / Teclado ou Serial (aqueles plugues antigos, existentes em poucos computadores atualmente).

Nos computadores atuais, é muito mais fácil encontrar uma saída USB do que uma PS2 ou Serial, então, já que você está buscando um novo Leitor de XML da NF-e, busque um que tenha uma interface atualizada.

Se no seu computador não há entrada USB, você obviamente não tem alternativa. Mas, se há, compre um que tenha interface PS2 /teclado ou Serial.

5. Leitor de XML resistente à queda

Isso pode parecer algo padrão, mas não é. Existem equipamentos que não são preparados para quedas, e que podem se estragar com pequenos descuidos.

Portanto, assim como a opção sem fio, que não altera muito o preço do Leitor de XML, a resistência à queda segue a mesma linha — acaba não encarecendo demais o preço, fazendo com que valha a pena escolher por um equipamento mais resistente.

6. Opte por um equipamento que tenha suporte

Se você encontrar um Leitor de XML da NFe que combine um suporte que deixa o equipamento em uma posição de leitura e tem embarcada a função “leitura automática”, essa pode ser uma escolha interessante para quem trabalha em escritórios e não precisa se locomover muito.

Isso porque tal tipo de equipamento te permite a disposição um Leitor de XML que é ativado sempre que você aproxima um código de barras para leitura.

E, se você encontrar um desses que possui suporte, leitura automática e é sem fio, por um preço legal, compartilhe com a gente!

7. Velocidade da leitura importa

A grande parte dos equipamentos que você encontrará oferecem uma velocidade de 100 à 200 leituras por segundo.

Quanto a isso, para falar de um jeito simples, quanto maior a velocidade, melhor é a acuracidade e a confirmação da sua captura do código de barras. Ou seja, você terá que fazer menos esforço entre o ato de apontar e esperar a captura do código de barras da NFe.

Uma dica profissional

De nada adianta você usar um super Leitor de XML da NFe se ainda precisar ficar decifrando o captcha, certo? E é aqui que entra a dica profissional: se você é daqueles que ainda depende do site da SEFAZ para viver, experimente um aplicativo que automatiza o processo de captura, validação e guarda dos arquivos fiscais (XML de NFe e CTe).

Assim você usa o seu Leitor de XML apenas para conferir e encontrar (dentro do aplicativo) qual documento precisa.

O DANFE e a substituição pelo arquivo XML

Como mencionamos, o DANFE é apenas um documento auxiliar que traduz as informações contidas no arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica.

Nele você encontrará, além da chave de acesso, outras informações cruciais, que servirão aos envolvidos no processo de compra e venda de algum bem para administração da empresa, bem como aos órgãos de fiscalização tributária.

Sendo assim, ele jamais poderá substituir o arquivo XML da nota fiscal, sendo esse último o documento hábil para comprovar a existência e a validade de uma NF-e perante o seu cliente, bem como os órgãos de fiscalização e arrecadação tributária.

A importância de armazenar os arquivos XML

Por fim, agora que você já sabe que o arquivo XML é o documento que comprova a existência de uma nota fiscal, vamos apresentar a importância de armazenar esses documentos em um local adequado.

Os órgãos de fiscalização e arrecadação tributária exigem esse documento em suas auditorias, e a empresa que não os apresentar pode ser multada. Nesse caso, o valor da sansão sofrida pode variar, mas, muitas vezes, costuma ser maior que R$ 1.000,00 por arquivo XML não enviado.

Além disso, algumas empresas podem exigir esse documento para a comprovação de validade da nota fiscal enviada a elas. Não raro vemos que notas fiscais canceladas são lançadas, normalmente, pelos departamentos fiscais das empresas, podendo gerar sansões graves para elas.

Assim, quando está de posse do arquivo XML, a empresa pode verificar a validade e a situação do documento no portal da nota fiscal eletrônica.

E é importante ressaltar que o DANFE da NF-e emitido ou recebido também devem ser arquivados, para facilitar a consulta aos dados constantes das notas fiscais. No entanto, como vimos, o arquivo XML merece uma atenção maior por parte dos gestores e responsáveis pelos departamentos fiscais das empresas.

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