Como consultar a NFe completa de maneira SEGURA?

Se na sua empresa, você ainda não usa um aplicativo para automatizar o recebimento dos arquivos XML de nota fiscal NFe, então é provável que de vez em quando o e-mail enviado por seu fornecedor se perca no meio do caminho e você fique a ver navios

Ao procurar na web, você certamente se deparou com diversos sites que oferecem esse tipo de serviço, porém apenas parte deles permite que a consulta de NFe completa seja feita de maneira segura e garantida.

Utilizar “qualquer site” para realizar consulta de NFe e recuperar arquivos XML é um grande risco, a consulta precisa ser realizada de maneira correta, uma vez que esse é um tema muito importante para sua empresa.

Elaboramos esse guia para auxiliar a consulta de NFe completa, seguindo a forma correta e segura. Confira!

Processo de consulta de NFe completa no portal nacional

Quando a empresa emissora da nota fiscal eletrônica (NFe) recebe a autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para imprimir o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) — representação gráfica da nota fiscal — é necessário enviar esse documento com a mercadoria a ser transportada.

O DANFE não tem a mesma validade jurídica da NFe, porém, serve para que o destinatário da mercadoria (comprador) possa consultar sua NFe com a chave de acesso impressa nesse documento.

Consulta online com chave de acesso

A consulta online — ou ainda o download — de NFe pode ser feita no portal nacional da NFE ou no site da SEFAZ por qualquer destinatário pessoa jurídica que possua um certificado digital válido de PJ, com o seu CNPJ correspondente.

O contribuinte deve informar os seguintes dados:

  • CNPJ do destinatário;
  • certificado digital (correspondente ao CNPJ);
  • número da chave de acesso da NFe, contido no DANFE.

O Manual de Orientação do Contribuinte explica que a NFe é um documento de existência exclusivamente online, emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, no campo de incidência do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Além disso, para ter validade jurídica, a NFe precisa ser assegurada por duas condições obrigatórias:

1.a assinatura digital do emitente, garantida pelo certificado digital;

2.a autorização de uso fornecida pela administração tributária (SEFAZ) do domicílio do contribuinte.

Assim sendo, para realizar a consulta NFe completa no ambiente virtual da SEFAZ (web services) são necessários:

  • a validação do certificado digital;
  • a chave de acesso.

Acesso à NFE no ambiente virtual

Oficialmente, o site que oferece a consulta e o download de NFe é o Portal nacional da  NFe. Nele, além de encontrar o espaço para conferir a NFe, também é possível encontrar inúmeros materiais relacionados aos demais serviços, como por exemplo, perguntas frequentes, manuais e maiores informações sobre a legislação.

Para acessar o ambiente virtual do banco de dados das NFes armazenadas no ambiente nacional, é preciso digitar corretamente a chave de acesso que possui 44 dígitos e é preenchida à direita da página, na parte superior do DANFE. Mas, caso você não o tenha, a recomendação é entrar em contato com o fornecedor o mais rápido possível, solicitando o arquivo XML ou os dados da NFe emitida.

O arquivo XML e o DANFE possuem a chave de acesso que permite confirmar a existência efetiva da NFe, por meio de uma simples consulta no portal. O DANFE também apresenta um código de barras para facilitar a leitura da chave de acesso.

Depois de acessar o Portal NFe e ter identificado a chave de acesso, então agora basta preencher os dados corretamente, como indica o formulário e clicar no botão “Continuar”.

Com os dados adequadamente informados, você tem acesso à NFe completa, tanto para consultar como para fazer download. A tela fica distribuída entre dados básicos de cabeçalho — que são os primeiros que aparecem —, próximo ao rodapé encontram-se os registros de status, indicando se a NFe está autorizada, denegada, cancelada, rejeitada ou algum outro tipo de situação relevante.

Tenha atenção para consultar os dados detalhados, pois eles estão separados em abas, onde a primeira que é exibida é a NFe, seguida das abas Emitente, Destinatário, Produtos e Serviços, Totais, Transporte, Cobrança e Informações adicionais.

Prazo para consulta de NFe

Os arquivos para consulta completa das informações das NFes somente ficam disponíveis no portal nacional pelo prazo de 180 (cento e oitenta) dias contados, a partir da sua recepção e autorização de uso pela SEFAZ.

Após esse período, o arquivo é substituído pela sua versão resumida, ou seja, ficarão disponíveis informações parciais como: número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação.

Por isso, manter o armazenamento adequado e o controle eficaz de NFe é fundamental, pois caso você precise confirmar ou comprovar alguma informação referente a qualquer nota após os 180 dias, como irá proceder?

Orientações da SEFAZ para garantir a validade da NFe

De acordo com as orientações da SEFAZ, a validade e a autorização de uso da NFe são garantidas através das seguintes etapas:

Quando a empresa emissora de NFe gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado eletronicamente por meio de certificado digital, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Esse arquivo eletrônico (XML), que corresponderá à NFe, será então transmitido para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte, que fará uma validação prévia do arquivo e emitirá um protocolo de recebimento, ou seja, a autorização de uso, sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Controle manual x controle eletrônico da NFe

Controle manual de NFe

Mesmo diante de toda revolução digital, ainda há quem acredite que vale a pena realizar o controle de notas fiscais eletrônicas manualmente, tendo que correr atrás de fornecedores para obter o arquivo XML ou ficar esperando pela chegada dos DANFEs junto com as mercadorias.

E ainda ter que digitar a chave de acesso de 44 dígitos de cada NFe, uma a uma, fazer o download do XML e armazená-lo em seu próprio computador.

Além de ser um trabalho oneroso e ineficaz que exige atenção redobrada, você corre o risco de perder algum arquivo e ter de pagar multas altíssimas. A perda de um só arquivo pode acarretar multa de até R$ 1.000,00.

Controle eletrônico de NFe

Para simplificar a localização de informações — para as áreas da empresa que precisam ter acesso constante às transações realizadas —, verificação de erros ou qualquer outra ocorrência, comprovar a autenticidade de um documento fiscal, é fundamental automatizar a gestão desses documentos, evitando erros e maiores prejuízos.

Lembre-se que o arquivo XML, conforme a legislação, deve ser armazenado — tanto pelo emissor como pelo destinatário — por 5 anos, para uma possível fiscalização ou ainda para troca de um produto entre outros.

Existem no mercado ferramentas capazes de automatizar os processos, gerar relatórios e armazenar pelo tempo necessário de maneira segura e totalmente integrada à SEFAZ as NFes e outros documentos fiscais permitindo o monitoramento e gerenciamento online.

Dessa forma, os documentos ficam reunidos para você em um único lugar, podendo ser acessados em qualquer lugar, a qualquer hora e de qualquer dispositivo fixo ou móvel.

Como você pode perceber, automatizar a gestão de NFes de sua empresa é o melhor caminho para manter um controle eficaz, atender a legislação, evitando erros e otimizando os procedimentos internos, possibilitando assim, um maior investimento de tempo em assuntos estratégicos para o crescimento e desenvolvimento do seu negócio.

Cancelamento de NF-e

A legislação permite o cancelamento da nota fiscal eletrônica no prazo regulamentar de 24 horas, contadas a partir da autorização de uso, desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, a mercadoria ainda não tenha saído do estabelecimento.

O Pedido de Cancelamento de NFe deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada e da mesma forma que a emissão de uma NFe de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ.

Riscos ao não consultar uma NFe

Quando a empresa não consulta uma NFe, não tem como saber se a nota está autorizada ou não pela SEFAZ. A NFe pode ser rejeitada caso contenha alguma irregularidade, e dessa forma o arquivo XML da nota não fica armazenado no banco de dados do ambiente nacional.

Se a nota fiscal eletrônica não for autorizada pela SEFAZ, ela não tem validade jurídica, e isso acarreta um risco enorme não só para a escrituração fiscal e contábil, mas também para as mercadorias em estoque. Em caso de fiscalização, por exemplo, a empresa não tem como provar a procedência das mercadorias.

Igualmente importante, é verificar a veracidade dos documentos recebidos quanto ao correto cálculo dos impostos pela empresa emitente. Dessa forma, sua empresa pode se precaver e evitar muitos aborrecimentos com problemas e prejuízos tributários e financeiros que podem comprometer o resultado esperado.

Risco maior acontece quando a NFe é denegada — quando há irregularidade fiscal no emitente ou no destinatário da NFe —, pois ela fica arquivada no banco de dados da SEFAZ, que pode interpretar que sua empresa está agindo de má fé e, logo, transgredindo a lei.

Contudo, tais riscos e prejuízos podem ser evitados, ou ainda, completamente abolidos com a adoção de ferramentas de automação para o processamento, controle e gestão de NFes online.

Portanto, ressaltamos quão importante é realizar uma consulta de NFe completa na internet, pois ela garante que o destinatário da mercadoria ou serviço tenha mais segurança na operação que está sendo realizada. A consulta é um mecanismo que verifica e atesta se a operação foi devidamente declarada ao Fisco.

Agora que já sabe como consultar de maneira completa uma NFe e sabe a importância de um controle eficaz por meio da automatização, que tal entrar em contato com a Conexão NFe e conhecer seu conjunto de soluções de software para gestão de NFe? Estamos prontos para ajudá-lo!