A Nota Fiscal é um documento importante para todas as empresas e prestadores de serviços.
Ela serve como um comprovante de que houve uma transação monetária e permite que as ações da pessoa jurídica sejam feitas dentro da regularidade.
Além de sua versão física, que acompanha produtos comprados em lojas, existe também a versão eletrônica, um recurso que agiliza o acesso aos documentos e permite a livre circulação de informações.
Para te ajudar a entender como fazer a consulta de NFe on-line, a ConexãoNF-e preparou este guia completo sobre o assunto.
Nos próximos tópicos, você aprenderá o que é a consulta da NFe on-line e como fazer esse processo de diferentes maneiras. Vamos começar?
O que é a consulta da NFe on-line?
A consulta de NFe on-line nada mais é do que a checagem de informações de uma nota fiscal eletrônica por meio da internet.
A consulta on-line de uma NFe no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) pode ser feita por qualquer pessoa jurídica que possua um certificado digital válido de PJ com o seu CNPJ.
Notas fiscais são a comprovação de transações de qualquer empresa e, portanto, são documentos essenciais e presentes no cotidiano de toda empresa ou prestador de serviço.
Sabendo disso, é provável que você já tenha precisado consultar NFe completa e de modo seguro, e ficou com dúvidas sobre como proceder.
Utilizar “qualquer site” para realizar uma consulta de NFe e recuperar os arquivos XML não é uma opção, pois quando não há procedência e referências, há grandes riscos de expor seus dados à riscos.
Quando a consulta da NFe deve ser feita?
A consulta da validade de uma NFe é obrigatória por parte do destinatário e deve ser feita em um prazo de até 180 dias após a recepção da nota pela Sefaz.
Depois deste prazo, apenas algumas informações parciais – como o número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação – ficarão disponíveis.
Leia também: como saber quem emitiu NFe para minha empresa.
A importância da consulta da NFe on-line
Fazer uma consulta de NFe on-line é importante para saber se a nota está autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Caso não esteja, a empresa receptora desta nota fiscal pode ter problemas sérios em caso de investigação.
Este é um cuidado ainda mais importante para empresas que têm estoque e precisam comprovar a procedência dos produtos.
Qualquer irregularidade com a procedência de uma nota fiscal pode ficar armazenada nas bases de dados da Sefaz, gerando problemas para o empresário.
Sendo assim, percebe-se que ainda que a consulta de NFe online seja um processo simples, ela pode prevenir muitas dores de cabeça a curto, médio e longo prazo.
Processo de consultar NFe completa no portal nacional
Para consultar a NFe completa no Portal Nacional, é preciso ter em mãos a chave de acesso da nota fiscal.
Quando a empresa emissora da nota fiscal eletrônica (NFe) recebe a autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para imprimir o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) — representação gráfica da nota fiscal — é necessário enviar esse documento com a mercadoria a ser transportada.
O DANFE não tem a mesma validade jurídica da NFe, porém, serve para que o destinatário da mercadoria (comprador) possa consultar sua NFe com a chave de acesso impressa deste documento.
Consulta online de NFe com chave de acesso: o que é preciso
A consulta online — ou ainda o download — de NFe pode ser feita no portal nacional da NFE ou no site da SEFAZ por qualquer destinatário pessoa jurídica que possua um certificado digital válido de PJ, com o seu CNPJ correspondente.
O Manual de Orientação do Contribuinte explica que a NFe é um documento de existência exclusivamente online, emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, no campo de incidência do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
A consulta também pode ser feita de modo automatizado, sem precisar da chave de acesso da NF.
Vamos mostrar as duas opções neste artigo, continue acompanhando.
Acesso à nota fiscal no Portal Nacional da NFe
Oficialmente, o site que oferece a consulta e download gratuito de NFe é o Portal Nacional da NFe.
Nele, além de encontrar o espaço para conferir a nota fiscal, também é possível consultar materiais relacionados aos demais serviços, como perguntas frequentes e manuais.
Confira o passo a passo de como consultar uma NFe pelo número da nota no Portal Nacional:
- Primeiro, você deve acessar o Portal Nacional da NFe, e ir em Serviços → Consultar NFe;
- Agora, basta digitar a chave de acesso que está impressa no DANFE, e resolver um captcha;
- Para a consulta completa e download da nota fiscal, é preciso informar o Certificado Digital da empresa.
A tela fica distribuída entre dados básicos de cabeçalho — que são os primeiros que aparecem —, próximo ao rodapé encontram-se os registros de status, indicando se a NFe está autorizada, denegada, cancelada, rejeitada ou algum outro tipo de situação relevante.
Tenha atenção para consultar os dados detalhados, pois eles estão separados em abas, onde a primeira que é exibida é a NFe, seguida das abas Emitente, Destinatário, Produtos e Serviços, Totais, Transporte, Cobrança e Informações adicionais.
Consulta de nota fiscal sem chave de acesso
O documento oficial da NFe é em XML, e é este arquivo que deve ser armazenado e apresentado se ocorrer alguma fiscalização.
Portanto, apenas guardar o DANFE não é uma opção.
Mais a frente você verá que existe um prazo limite para a consulta de NFe, portanto, é essencial consultar e baixar o XML o mais rápido possível, e não é raro os casos em que o DANFE acaba sendo extraviado, ou demora muito para chegar no estabelecimento com a mercadoria.
Uma alternativa para baixar a nota fiscal sem precisar da chave de acesso, é consultar no software da ConexãoNF-e, pois ele faz a consulta direto na SEFAZ e disponibiliza os documentos por ordem de chegada.
Confira o passo a passo de como consultar nota fiscal de forma automatizada:
- Comece um teste grátis no site da ConexãoNF-e e insira o Certificado Digital;
- As notas dos últimos 30 dias irão aparecer por ordem de chegada, direto da SEFAZ;
- Não é preciso digitar a chave de acesso, pois sua NFe estará ali. Se precisar, pode usar filtros de pesquisa.
Para baixar uma nota fiscal, basta selecionar e clicar em “baixar XML” no topo da página. Também é possível baixar o DANFE, fazer o manifesto do destinatário e informar marcadores personalizados.
Se precisar baixar todas as NFes do mês todo para o fechamento de mês, basta ir em “Fechamento” no próprio Portal da ConexãoNF-e, e realizar o processo em poucos segundos.
Para utilizar o software da ConexãoNF-e, clique aqui.
Prazo para consulta de NFe
Os arquivos para consulta completa das informações das notas fiscais somente ficam disponíveis no portal nacional pelo prazo de 180 (cento e oitenta) dias, contados a partir da sua recepção e autorização de uso pela SEFAZ.
Após esse período, o arquivo é substituído pela sua versão resumida, ou seja, ficarão disponíveis informações parciais como: número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação.
Por isso, manter o armazenamento adequado e o controle eficaz de NFe é fundamental, pois caso você precise confirmar ou comprovar alguma informação referente a qualquer nota após os 180 dias, como irá proceder?
Leia também: como arquivar NFe de forma segura.
Orientações da SEFAZ para garantir a validade da NFe
De acordo com as orientações da SEFAZ, a validade e a autorização de uso da NFe são garantidas através das seguintes etapas:
Quando a empresa emissora de NFe gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado eletronicamente por meio de certificado digital, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Esse arquivo eletrônico (XML), que corresponderá à NFe, será então transmitido para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte, que fará uma validação prévia do arquivo e emitirá um protocolo de recebimento, ou seja, a autorização de uso, sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
O destinatário da nota pode garantir o recebimento do XML autêntico de duas formas: usando o validador XML da SEFAZ, ou utilizando um software que se conecta direto com a Secretaria da Fazenda, como o da ConexãoNF-e.
Controle manual x controle eletrônico da NFe
Controle manual de NFe
Agora que você já sabe como conferir as informações de uma NFe, entenda as diferenças entre o controle manual e o controle eletrônico da consulta de NFe:
Controle manual de NFe
Mesmo diante de toda revolução digital, ainda há quem acredite que vale a pena realizar o controle de notas fiscais eletrônicas manualmente, tendo que correr atrás de fornecedores para obter o arquivo XML ou ficar esperando pela chegada dos DANFEs junto com as mercadorias.
E ainda ter que digitar a chave de acesso de 44 dígitos de cada NFe, uma a uma, fazer o download do XML e armazená-lo em seu próprio computador.
Além de ser um trabalho oneroso e ineficaz que exige atenção redobrada, você corre o risco de perder algum arquivo e ter de pagar multas altíssimas.
A perda de um só arquivo pode acarretar multa de até R$1.000,00.
Controle eletrônico de NFe
Para simplificar a localização de informações — para as áreas da empresa que precisam ter acesso constante às transações realizadas —, verificação de erros ou qualquer outra ocorrência, comprovar a autenticidade de um documento fiscal, é fundamental automatizar a gestão desses documentos, evitando erros e maiores prejuízos.
Lembre-se que o arquivo XML, conforme a legislação, deve ser armazenado — tanto pelo emissor como pelo destinatário — por 5 anos, para uma possível fiscalização.
Existem no mercado ferramentas capazes de automatizar os processos, gerar relatórios e armazenar pelo tempo necessário de maneira segura e totalmente integrada à SEFAZ, permitindo o monitoramento e gerenciamento de NFe de entrada e outros documentos fiscais.
A ConexãoNF-e é uma das soluções mais completas neste quesito, e você ainda pode testar grátis.
Dessa forma, os documentos ficam reunidos para você em um único lugar, podendo ser acessados em qualquer lugar, a qualquer hora e de qualquer dispositivo fixo ou móvel.
Como você pode perceber, automatizar a gestão de NFes de sua empresa é o melhor caminho para manter um controle eficaz, atender a legislação, evitando erros e otimizando os procedimentos internos, possibilitando assim, um maior investimento de tempo em assuntos estratégicos para o crescimento e desenvolvimento do seu negócio.
Cancelamento de NF-e
A legislação permite o cancelamento da nota fiscal eletrônica no prazo regulamentar de 24 horas, contado a partir da autorização de uso, desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, a mercadoria ainda não tenha saído do estabelecimento.
Porém este prazo pode variar para cada UF, como você confere aqui.
O Pedido de Cancelamento de NFe deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada e da mesma forma que a emissão de uma NFe de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ.
Riscos ao não consultar uma NFe
Quando a empresa não consulta uma NFe, não tem como saber se a nota está autorizada ou não pela SEFAZ.
A NFe pode ser rejeitada caso contenha alguma irregularidade, e dessa forma o arquivo XML da nota não fica armazenado no banco de dados do ambiente nacional.
Se a nota fiscal eletrônica não for autorizada pela SEFAZ, ela não tem validade jurídica, e isso acarreta um risco enorme não só para a escrituração fiscal e contábil, mas também para as mercadorias em estoque.
Em caso de fiscalização, por exemplo, a empresa não tem como provar a procedência das mercadorias.
Igualmente importante, é verificar a veracidade dos documentos recebidos quanto ao correto cálculo dos impostos pela empresa emitente.
Dessa forma, sua empresa pode se precaver e evitar muitos aborrecimentos com problemas com notas fiscais e prejuízos tributários e financeiros que podem comprometer o resultado esperado.
Risco maior acontece quando a NFe é denegada — quando há irregularidade fiscal no emitente ou no destinatário da NFe —, pois ela fica armazenada no banco de dados da SEFAZ, que pode interpretar que sua empresa está agindo de má fé e, logo, transgredindo a lei.
Contudo, tais riscos e prejuízos podem ser evitados, ou ainda, completamente abolidos com a adoção de ferramentas de automação para o processamento, controle e gestão de NFes online.
Portanto, ressaltamos quão importante é realizar uma consulta de NFe completa na internet, pois ela garante que o destinatário da mercadoria ou serviço tenha mais segurança na operação que está sendo realizada.
A consulta é um mecanismo que verifica e atesta se a operação foi devidamente declarada ao Fisco.
Agora que já sabe como consultar de maneira completa uma NFe e sabe a importância de um controle eficaz por meio da automatização, que tal entrar em contato com a ConexãoNF-e e conhecer seu conjunto de soluções de software para gestão de NFe? Estamos prontos para ajudá-lo!
Comece um teste grátis agora:
