Gestão Fiscal: como trabalhar na era digital

É por meio de uma gestão fiscal que o empresário consegue lidar com suas obrigações legais de maneira adequada. Com ela, as exigências tributárias são cumpridas de acordo com o devido entendimento da legislação. Isso envolve algumas práticas, como o enquadramento tributário, a escrituração fiscal, o pagamento de impostos, entre outras.

Além disso, com uma gestão fiscal, é possível ter um controle mais preciso sobre as informações relativas ao empreendimento, permitindo, assim, a definição de novos objetivos mais realistas para a sequência das atividades.

Em tempos modernos, existem inúmeras possibilidades para que esse trabalho seja aperfeiçoado. Saiba mais sobre elas a seguir.

Os avanços tecnológicos e as exigências legais

Os avanços tecnológicos chegaram aos mais variados lugares, desde as grandes corporações e seus parques fabris automatizados até os corredores do governo e suas variadas instituições. A era digital, como é conhecido esse tempo em que vivemos, nos dá muitas facilidades, mas também nos traz grandes responsabilidades.

Quando falamos da administração de uma empresa, temos esses dois lados. Ao mesmo tempo em que facilita os processos e aumenta a produtividade, a tecnologia também pede atenção, especialmente quando nos lembramos das obrigações que precisam ser cumpridas.

Se antes a fiscalização já era atenta a todas as movimentações, com a adesão aos meios eletrônicos, ela se tornou ainda mais ágil e eficaz.

E tudo isso chegou à área tributária. Além de ter que lidar com uma legislação complexa e que muda constantemente, é preciso ter atenção em todos os processos — desde a emissão e o recebimento da nota fiscal até a guarda de todos os documentos fiscais.

A importância da gestão tributária

Qualquer empresa precisa lidar com suas obrigações legais, independentemente do porte e do regime tributário nos quais ela é enquadrada. São questões como os compromissos tributários, a necessidade de organizar demonstrações contábeis e de realizar emissões de notas fiscais.

Parece pouco? Mas, no dia a dia do empreendedor, isso pode tomar parte preciosa do seu tempo. Assim, sem uma política bem definida para fazer esse trabalho, os problemas tendem a se acumular.

Isso sem falar na dificuldade de entendimento dessas obrigações e dos impactos que a alta carga tributária costuma causar.

É nessa lógica que a gestão fiscal ganha importância. Com ela, você administra o seu negócio com parâmetros mais claros, consegue controlar melhor os processos e tem condições para aumentar o seu faturamento.

Quando ela é feita de maneira eficaz, traz como benefício o acesso às informações que sua empresa precisa para criar metas viáveis e realizar o planejamento financeiro. Assim, você aperfeiçoa o processo de recolhimento de tributos e garante que a empresa não terá problemas junto aos órgãos oficiais.

Com uma boa gestão de notas fiscais, por exemplo, é possível organizar o fluxo de receitas e despesas com critério. Isso vai além do cumprimento das obrigações legais, sendo uma ferramenta importante, também, para que você, enquanto gestor, tenha uma visão privilegiada da vida financeira da organização.

Uma gestão fiscal eficiente

Uma gestão fiscal eficiente garante que a empresa não enfrente problemas que surgem em função do não cumprimento de suas obrigações legais, evitando atrasos, multas e outras penalizações que podem comprometer sua saúde financeira.

Indo além disso, ela também oferece ferramentas para que o gestor tenha condições de fazer com que seu empreendimento cresça de maneira racional e ordenada.

A gestão fiscal começa com o registro dos números da empresa, que permitem que você tenha maiores informações a respeito do seu negócio. Assim, com um acompanhamento adequado dos processos, é possível ter parâmetros para lidar melhor com as obrigações, como as que envolvem questões tributárias.

Projetar o fluxo de caixa de maneira realista, considerando períodos — como três e seis meses, por exemplo — também é importante nesse processo, assim como a avaliação dos relatórios financeiros, que dá a você condições de conhecer os resultados de maneira mais criteriosa.

São ações assim que permitem a realização de um planejamento e a previsão dos próximos orçamentos da empresa.

A tecnologia como auxilio nesse processo

A tecnologia pode auxiliar nesse processo por meio da automatização. Quando você usa recursos tecnológicos para lidar com os mais variados procedimentos da sua organização, consegue otimizar tempo e diminuir os erros. Isso diz respeito tanto a questões contábeis quanto financeiras de uma empresa.

Com a automatização de procedimentos burocráticos, tanto você quanto sua equipe podem se concentrar em atividades mais estratégicas para os interesses da companhia.

Sabe aqueles erros comumente cometidos quando os funcionários estão cansados ou quando falta a devida experiência para lidar com determinado procedimento? Então, é justamente nesse tipo de intervenção que a automatização pode fazer a diferença, eliminando as falhas humanas e tornando os processos mais ágeis.

Até mais importante do que isso, com sistemas informatizados, ela permite a estruturação de dados e informações relativas ao empreendimento — algo que tende a facilitar as tomadas de decisões futuras, uma vez que dá ao gestor condições de agir de maneira mais criteriosa no corte de gastos ou na realização de investimentos.

Automatização dos processos

Comece planejando essa automação. Considere todos os eventos que compõem a organização para ter como optar por alternativas que o mercado oferece, em função de suas necessidades.

Avalie questões, como a realidade em que a organização se encontra, o seu porte, a disponibilidade financeira e o tempo necessário para que um eventual investimento tenha retorno.

Feito isso, você já pode atuar de maneira realista em relação às possibilidades. Passe, então, para a fase de mapeamento das operações. Procure identificar os processos que apresentam maior potencial de aprimoramento e aqueles que dão sinais de que precisam passar por mudanças, por trazerem resultados abaixo dos esperados.

Com base na experiência de sua equipe — em especial os envolvidos nas atividades de cada departamento — você pode identificar de maneira mais exata os pontos que apresentam maior necessidade de ajuste.

Nesse caso, é fundamental criar um processo interno, em que a própria equipe dá informações a respeito de eventuais mudanças.

Em seguida, comece a atuar nas etapas mais simples: são as tarefas que sua equipe considera mais repetitivas e burocráticas e que podem perfeitamente ser realizadas de maneira automatizada. Somente então avance para etapas mais complexas, que exigirão uma adaptação maior.

Não deixe de monitorar os processos enquanto a automatização é implementada. Verificando o desenvolvimento da companhia em função dos novos recursos, você consegue identificar a lógica por trás dos benefícios de cada ferramenta e cresce profissionalmente.

Por isso, trabalhe com indicadores de desempenho. Assim, você mensura os resultados e os compara com etapas anteriores ao início do processo de automatização. Escolha as métricas que julgar mais convenientes para a realidade do seu negócio, tornando possível a melhoria do desempenho da companhia.

Por fim, registre tudo o que estiver sendo feito, documentando as etapas, os valores investidos, os principais obstáculos e os avanços trazidos pela automatização. Dessa maneira, você encontra parâmetros para avaliar se as mudanças estão dentro das suas expectativas ou se é preciso mudar.

Necessidade de aprofundamento

Só de ler tudo isso, já bateu aquele nervosismo?

Fique calmo. Preparamos um e-book sobre esse assunto para ajudá-lo. Com esse material, você entenderá a importância de fazer a gestão fiscal, quais sãos as principais obrigações da empresa em relação a ela e quais erros devem ser evitados — afinal, ninguém quer receber multas pesadas por não cumprir as regras, não é verdade?

No e-book você também encontra as informações sobre as duas modalidades de nota fiscal eletrônica, de produto (NF-e) e serviço (NFS-e), desde suas finalidades até como fazer a emissão.

Além disso, ele traz o que você precisa saber sobre os três documentos fiscais que têm relação direta com a negociação de produtos e serviços: a Manifestação do Destinatário Eletrônico (MD-e), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

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