Escrita fiscal 100% – Qual o segredo?

Tivemos uma explosão de consultas sobre o que diz a legislação a respeito falta de escrita fiscal de uma NFe. Então nada melhor do que escrever um post e compartilhar a informação com vocês.
As dificuldades financeiras do governo federal tem causado impacto direto no número de empresas auditadas pelos fiscais da Receita Federal, além disso, também o rigor das auditorias vem deixando os gestores administrativos de cabelo em pé.
O que mais tem chamado a atenção são as multas pela falta de escrituração fiscal de NFe.

Como isso pode afetar minha empresa?
Será que minha empresa está livre de uma multa?

O que diz a Lei 10297/96?

Art. 54. Deixar de registrar, na escrita fiscal, documento relativo à entrada de mercadorias destinadas à comercialização, industrialização, uso ou consumo, ou de bens destinados ao ativo imobilizado, ou aquele relativo à contratação de prestação de serviço:
MULTA de 20% (vinte por cento) do valor da mercadoria ou serviço.
Parágrafo único. A multa prevista neste artigo somente será aplicada se o documento não tiver sido contabilizado.

O que é escrita fiscal?

No meio empresarial brasileiro, escrituração é o nome que a legislação escolheu para expressar o ato de se efetuarem os lançamentos em contas — geralmente para fins contábeis — posteriormente compilados em livros e fichas. Assim, além de escrituração contábil, também são comuns as expressões “escrituração mercantil ou comercial” e “escrituração tributária ou fiscal”. [Fonte Wikipedia]

Escrita fiscal 100% – Qual o segredo?

A atividade de escrituração não é segredo para nenhuma pessoa que atua no setor administrativo. Se a gestão contábil e fiscal é feita internamente, então é o sistema de ERP que recebe as informações da NFe. Se a gestão contábil e fiscal é feita através de uma contabilidade terceirizada então ela é que fica responsável por realizar o registro conforme os documentos (arquivos XML) que você encaminha.
Se o processo de escrituração não é segredo, então como o número de multas tem aumentado tanto?
A resposta é simples: O problema está na origem da informação. E é aí que está o segredo.
Se, por exemplo, você depende do e-mail enviado por seu fornecedor contendo o XML da NFe ou da DANFe recebida na portaria para realizar a escrituração da nota fiscal, sua empresa corre sérios riscos de ser multa!
Existem hackers fiscais que realizam operações se aproveitando da fragilidade de empresas que não possuem segurança no processo envolvendo a recepção e escritura fiscal de notas fiscais.
Não espere que sua empresa seja multada apenas em casos de fiscalização pela Receita Federal, agora isso ocorre cruzando os dados entre os seus arquivos de SPED e os arquivos de SPED dos seus fornecedores e parceiros, caso haja inconsistência nos registros, o resultado provável é a aplicação de multas.
As empresas que possuem uma administração de sucesso já descobriram aplicativos como a ConexãoNF-e e conseguiram resolver suas pendências fiscais além de ganhar produtividade no processo de recebimento e escrituração.

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Bônus

Se sua empresa conta com apoio de uma contabilidade terceirizada, que garante a escrituração fiscal, não deixe de conferir como os arquivos fiscais (XML de NFe e CTe) da sua empresa estão sendo armazenados, pois não guardar corretamente 100% dos arquivos XML também é causa recorrente de multas aplicadas pela SEFAZ. Tem um artigo especial falando disso aqui.