Muitos empresários não têm a percepção adequada sobre o que é auditoria externa e como ela pode ajudar no desenvolvimento de sua empresa.
Alguns gestores até apresentam um certo nível de resistência quanto a essas atividades, já que a maior parte acredita que uma auditoria não proporciona tanto benefícios práticos para o negócio.
No entanto, esse é um dos grandes equívocos da gestão empresarial e normalmente está atrelado à falta de conhecimento a respeito do assunto.
Na prática, a auditoria realizada por profissionais que não estão vinculados à empresa proporciona uma visão mais ampla sobre a organização empresária e suas inúmeras variáveis.
Pensando nisso, desenvolvemos este artigo com o objetivo de mostrar como funciona uma auditoria externa, a importância para o seu negócio, bem como apresentar algumas das principais vantagens que essa atividade pode proporcionar para a sua empresa. Acompanhe!
O que é uma auditoria?
Uma auditoria é um processo em que são desenvolvidas atividades de verificações de processos de trabalho, com a finalidade averiguar se eles vêm sendo executados da forma que são planejados ou estabelecidos por força de lei ou regimento interno.
A auditoria tem como objetivo conseguir aperfeiçoar e garantir a credibilidade e veracidade das informações geradas por meio dos procedimentos, os quais são executados pela administração da empresa em seu dia a dia. Além disso, ela traz mais segurança operacional, uma vez que ajuda a identificar eventuais desvios nos processos.
Ela busca a eficiência das operações. Em termos organizacionais e administrativos, ela visa a observância de processos fiscais e contábeis, garantindo a veracidade das informações geradas e escrituradas.
Além disso, a auditoria também pode verificar deficiências ou demais problemas nos processos realizados dentro da empresa. Dessa maneira, muito embora ela ainda não seja uma prática muito comum no meio empresarial, ela se mostra como sendo uma alternativa extremamente interessante para qualquer tipo de negócio.
Qual a diferença entre auditoria externa e interna?
Existem três tipos de auditoria, a primeira, que não trataremos neste artigo, é realizada pelos órgãos de fiscalização como a Receita Federal e Estadual e tem o escopo de verificar eventuais descumprimentos da lei.
As outras duas são executadas em âmbito empresarial interno e motivadas pelo interesse dos próprios gestores do negócio. Elas são classificadas como "auditoria interna" e "auditoria externa".
Auditoria interna
A auditoria interna é realizada por profissionais da própria empresa, que estabelecem os requisitos e analisam cautelosamente todos os registros contábeis e fiscais, bem como os documentos que geraram tais informações, com o objetivo de encontrar erros, fraudes ou falhas.
Muito embora ela seja importante para o negócio, é preciso atentar para o fato de que ela pode não trazer toda a eficácia necessária, tendo em vista que alguns profissionais da empresa podem ter um certo grau de interesse no resultado da auditoria.
Auditoria externa
A auditoria externa é feita por uma empresa terceirizada e especializada nesse tipo de tarefa, ou seja, na auditoria dos processos da empresa, demonstrações contábeis, entre outras atividades que podem ser auditadas.
O principal objetivo da auditoria externa é verificar todas as contas das demonstrações contábeis da empresa e averiguar se elas representam uma imagem verdadeira da organização que está sendo auditada, bem como verificar se os seus fundamentos e objetivos vêm sendo cumpridos.
Devido a essa análise aprofundada, os auditores também podem encontrar fraudes ou desvios, mesmo que essa não seja uma das finalidades da auditoria externa.
Portanto, a grande diferença entre auditoria externa e interna é que a segunda é mais eficaz na identificação de fraudes, tendo em vista ser realizada por terceiros que ocupam uma posição de neutralidade em relação aos procedimentos e ao resultado obtido.
Além disso, a auditoria externa também traz conhecimento de profissionais de fora da empresa, que podem agregar para o preparo de uma possível auditoria efetuada pelos órgãos fiscalizadores.
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Quais os benefícios da auditoria externa?
Inicialmente, você precisa saber que, em alguns casos específicos, como empresas que comercializam ações na bolsa de valores, sociedades de economia mista e empresas públicas, a auditoria externa poderá ser obrigatória, dependendo da forma como foram constituídas.
No entanto, se o seu negócio não está elencado nesse rol, saiba que a auditoria externa também poderá proporcionar grandes benefícios à gestão da sua empresa, entre os quais você descobrirá a seguir. Entenda!
Atestar registros contábeis
Um dos principais benefícios da auditoria externa está na avaliação e melhoramento dos registros contábeis. Os profissionais que executarão esse serviço podem fornecer dicas e ensinamentos valiosos para otimizar esses processos, de modo a evitar problemas e sanções fiscais.
Além disso, a auditoria pode identificar eventuais falhas nos procedimentos, contribuindo para que seja feita uma revisão e uma adaptação para melhores práticas.
Auxiliar na tomada de decisões
Com uma melhor mensuração das atividades contábeis, consequentemente, os gestores terão informações mais precisas e detalhadas sobre a situação econômica do negócio, podendo tomar decisões mais confiáveis e acertadas.
Hoje, quanto mais eficiente for o processo de tomada de decisões, melhores serão os resultados atingidos pelo negócio.
Melhorar a confiabilidade da empresa perante os investidores
A empresa que investe em auditoria interna é bem-vista por investidores. Eles entendem que se um negócio se preocupa em atestar seus procedimentos por meio desse tipo de serviço, significa que a organização é cuidadosa com a informação contábil e deseja que ela seja divulgada com o máximo de qualidade e veracidade possível.
Dessa forma, os investidores têm mais tranquilidade ao aplicar o seu dinheiro, pois sabem que o processo de auditoria avalia quando há fraudes ou má gestão por parte dos administradores e proprietários.
Garantir o estrito cumprimento da legislação
Além de verificar procedimentos e rotinas contábeis e administrativas, a auditoria externa também verifica se a empresa cumpre com todas as determinações legais impostas a ela. Sabemos que a legislação brasileira é muito ampla e sofre mutações com uma grande frequência, principalmente a que rege as questões tributárias.
É comum encontrar empresas que estão atuando em desacordo com a legislação simplesmente por desconhecimento acerca de eventuais alterações nas normas. Isso pode refletir nas finanças do negócio, já que atuações ilegais costumam estar atreladas à imposição de multas pelo fisco e, até mesmo, processos administrativos.
Sendo assim, a auditoria externa pode funcionar como uma forma de revisão das questões legais aplicáveis a seu negócio, antes que uma fiscalização oficial detecte alguma falha na aplicação da lei e determine a aplicação de sanções financeiras para a empresa.
Evitar fraudes ou desvios
Como foi mencionado, o objetivo da auditoria externa não é identificar fraudes ou desvios de dinheiro ou patrimônio de uma empresa, no entanto, como esse serviço atua diretamente nas atividades contábeis, fiscais e financeiras de uma entidade é praticamente impossível não detectar esse tipo de problema, caso ele exista.
O cruzamento de informações realizadas pelos auditores consegue identificar esse tipo de problema com facilidade, por mais que o responsável pelos desvios tenha tomado diversos cuidados e precauções para não deixar rastros.
Com tantas tecnologias, como os softwares de gestão integrado, Nota Fiscal eletrônica (NFe) e outras ferramentas informatizadas, está cada vez mais fácil encontrar esse tipo de desvio ou fraude. Mais adiante, você vai entender melhor como a tecnologia pode auxiliar nesses processos.
Apontar falhas na administração
Por fim, a auditoria interna poderá encontrar alguns pontos falhos na administração, os quais geram alguns dos problemas mencionados ao longo deste artigo. Em alguns casos, os gargalos não estão na pessoa do gestor ou em sua imperícia ou displicência, mas, sim, em alguns dos processos realizados por ele.
Portanto, é importante contar com a análise crítica e analítica de profissionais desvinculados ao seu negócio. Dessa forma, você garante que a informação prestada por eles é confiável e livre de qualquer vício gerado por algum funcionário.
Como mencionamos, esse é, sem dúvida, um dos grandes diferenciais da auditoria externa em relação à auditoria interna. Como ela é realizada por terceiros imparciais, que podem verificar com clareza os atos praticados pelos responsáveis, será mais fácil identificar desvios, sejam eles intencionais ou não.
Como a tecnologia pode auxiliar em um processo de auditoria externa?
A tecnologia tem sido uma aliada em todos os processos de gestão das empresas. Além de contribuir para a segurança das informações, ela também ajuda na organização e planejamento do negócio.
Nesse sentido, ferramentas específicas voltadas para a coleta e agrupamento de dados agregam um diferencial nas auditorias externas, já que contribuem para a análise e cruzamento de informações geradas.
Algumas soluções importantes na gestão fiscal e tributária são:
- ERP: responsável por centralizar e organizar todas as informações da empresa, garantindo confiabilidade nos dados e melhorando a comunicação entre setores;
- Sistemas contábeis: soluções especializadas em rotinas contábeis, como conferência de impostos e auditoria de informações;
- Software de gestão de documentos: faz a captura automática dos documentos fiscais eletrônicos, direto da SEFAZ e prefeituras, e importa no ERP e sistema contábil.
Conclusão
Se você é empresário e quer melhorar os resultados da sua empresa, a escolha de uma auditoria externa pode contribuir para ajudar a compreender o funcionamento do seu negócio e eventuais pontos fracos que precisam ser melhorados.
Além de auxiliar na identificação de erros, as auditorias ajudam os gestores a traçar estratégias específicas, focadas para o crescimento da organização e a minimização de falhas ou desvios nos processos.
Conseguiu entender o que é auditoria externa e qual a sua importância para uma empresa? Complemente seu conhecimento lendo também sobre compliance fiscal, que é extremamente importante para evitar problemas fiscais e tributários nas empresas.
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