Você sabe quais são os desafios do eSocial? Desde o ano de 2016, todas as empresas estão obrigadas a enviar essa obrigação ao Governo Federal, e o grande problema disso é que esse processo acabou deixando mais aparente possíveis fragilidades da empresa, em se tratando do cumprimento estrito da Lei.
Portanto, a cultura interna de um estabelecimento precisou ser mudada, principalmente, quanto a ajustes realizados no âmbito do setor de RH e até mesmo no financeiro. O nosso objetivo com este artigo é apresentar os principais desafios do eSocial, bem como as soluções existentes para auxiliar o empresário. Acompanhe!
A unificação das informações
Com o eSocial, as informações trabalhistas de todos os departamentos da empresa são enviadas ao Governo antes da apuração dos tributos e fechamento da folha de pagamento. Portanto, para que esse processo funcione de forma eficiente, é necessário que todos os setores de uma organização trabalhem com certo sincronismo de fornecimento de dados dos colaboradores.
Os dados que estiverem incompatíveis com a realidade, ou deixarem alguma dúvida, mesmo que o erro tenha sido cometido acidentalmente, podem gerar complicações com órgãos trabalhistas.
A solução para essa questão, sem dúvidas, é a tecnologia. Contar com o apoio de um sistema integrado que reúna os dados de todos os funcionários alocados em uma única base de dados organizada e segmentada fará toda a diferença. Assim, as chances de cometer erros na hora de transmitir o arquivo do eSocial podem ser consideravelmente reduzidas.
A transparência dos processos da empresa
Como mencionamos, um dos principais desafios do eSocial é a transparência de informações trabalhistas, que, antigamente, eram restritas apenas às empresas em seus departamentos de RH.
Porém, o novo sistema obriga a empresa a ser mais transparente, e todas as informações prestadas precisam ter coerência com os fatos reais ocorridos no âmbito organizacional. O eSocial, por exemplo, não recebe as informações de horários de entrada, saída e pausas do funcionário, no entanto, todos os horários que ele cumpre são encaminhados por meio do sistema.
Portanto, quando há a incompatibilidade das informações, a empresa poderá sofrer com possíveis malhas fiscais e, ainda, desencadear autuações e multas trabalhistas que costumam colocar em risco toda a saúde e gestão financeira de um negócio.
Por isso, é extremamente importante que você tenha uma excelente organização de documentos. Dessa forma, caso seja necessário comprovar algum fato constante no eSocial enviado, será mais fácil encontrar os dados necessários.
A complexidade do sistema tributário nacional
Não é segredo para ninguém que o Brasil é o país da burocracia fiscal. Nós temos uma legislação extremamente complexa e que muda com uma frequência absurda. O grande problema é que juntamente à criação de novos tributos, também surgem novas obrigações acessórias que se não forem cumpridas no prazo determinado, podem gerar multas, sanções e bloqueios.
O eSocial é uma dessas obrigações. Com o seu surgimento, as empresas tiveram que reorganizar toda a sua forma de atuação administrativa com o objetivo de atender à nova demanda de trabalho que o sistema exige.
Além disso, o eSocial é uma grande fonte de informações trabalhistas e fiscais para o Governo, que ficará cada vez mais atento ao cumprimento das obrigações principais (pagamento de tributos, proventos de funcionários, etc.) e acessórias.
Nesse caso, é fundamental a participação de um consultor na área trabalhista, uma vez que ele saberá exatamente os pontos falhos da sua empresa e poderá, em conjunto à alta administração, tomar as medidas necessárias para adequar a sua empresa às novas exigências do Governo.
A grande mudança na rotina das empresas
De fato, os procedimentos trabalhistas para fechamento de folha de pagamento, emissão de guias e envio de informações ao Governo Federal nunca foram simples de serem realizados. Entretanto, todos os profissionais envolvidos no processo já estavam acostumados com a rotina de trabalho.
Por mais que o eSocial seja um sistema mais simples que os anteriores, ele demandará uma nova rotina de organização administrativa nas empresas e isso, sem dúvida, é um dos grandes desafios do eSocial para os negócios.
Afinal, nós, seres humanos, somos programados para nos acostumarmos com rotinas predefinidas e quando surgem novos processos de trabalho, toda a organização pode sofrer por um certo tempo, enquanto tudo não se ajeita e novos hábitos e rotinas são programadas na mente dos colaboradores.
Além disso, essa nova obrigação impactará, mesmo que indiretamente, em outros departamentos da empresa, obrigando-os a se adequarem à nova realidade imposta pelo sistema do eSocial.
Nesse ponto, também é importante destacar a utilização de um sistema de gestão que tenha um layout mais amigável e de fácil navegação. Isso facilitará a adaptação dos colaboradores e o tempo despendido em treinamentos será menor e, consequentemente, menos custoso para a empresa.
A inconsistência de dados: um dos maiores desafios do eSocial
Como você pode perceber, o eSocial é um sistema que visa integrar as informações trabalhistas geradas na empresa, enviá-las ao Governo e provar a compatibilidade dos dados contidos na obrigação com os fatos que efetivamente ocorreram.
Entretanto, esse último item tem sido o principal dos desafios do eSocial para as empresas, afinal, segundo dados da KMPG, além de grande parte das empresas não conseguirem apresentar um relatório de inconsistência zerado, o grau de erros tem sido consideravelmente grande.
O levantamento mostrou que cerca de 21,14% das declarações enviadas estão com inconsistência no número do CPF do trabalhador. Outros dados que são encaminhados erroneamente são o número do NIS com 13,70% de inconsistências; data de nascimento, 15,96%; e, até mesmo, o nome do colaborador que soma 0,86%.
Esses números deixam claro que as empresas, por mais que o sistema tenha surgido há um bom tempo, ainda não estão aptas a realizar todos os procedimentos exigidos pela Legislação, principalmente no que se refere a questão da compatibilidade de dados enviados com os reais.
Portanto, destacamos novamente a importância de contar com profissionais e sistemas especializados e específicos para lidar com o eSocial. Apesar de esse tipo de apoio ter um certo custo, o preço investido é pequeno se comparado ao tamanho da dor de cabeça e prejuízo que você terá ao não cumprir com o que a legislação brasileira exige por meio do eSocial.
Apesar de serem muitos os desafios do eSocial para as empresas, não podemos deixar de destacar que o sistema é um grande avanço, tanto para o Governo, que terá mais controle sobre os pagamentos dos tributos trabalhistas, quanto para a empresa, que terá mais agilidade e mais facilidade para cumprir a Lei.
Gostou deste artigo? Que tal continuar aprendendo sobre a gestão do seu negócio? Então confira nosso artigo contendo dicas para melhorar a organização de arquivos na sua empresa.
