Nesses últimos meses tivemos contato com muitas empresas que contam com uma contabilidade terceirizada e uma situação em especial tem chamado muito a atenção. Tanto que decidimos escrever sobre ela.
Quem nos acompanha sabe que já escrevemos outras tantas vezes a respeito da necessidade da guarda dos arquivos XML de NFe e CTe e empresas que terceirizam o serviço do contador acreditam já ter resolvido esse item, porém não é isso que vem acontecendo.
Se você conta com apoio de uma contabilidade terceirizada pode ser que parte importante das obrigações da sua empresa tem sido ignorada até hoje.
Quer saber como estamos identificando isso?
Diálogo que acontece em 90% dos casos onde as empresas possuem uma contabilidade terceirizada
ConexãoNF-e: Hoje sua empresa detém 100% dos arquivo XML de NFe e CTe, tanto emitidos quanto recebidos nesses últimos 5 anos?
Empresa: Quem faz isso pra nós é a nossa contabilidade.
ConexãoNF-e: Ótimo, mas algum dia você já conferiu isso?
Empresa: Não, nunca precisamos, mas todos os meses eu envio um e-mail pra eles contendo os arquivos XML que recebo e emito.
ConexãoNF-e: Você tem um contato facilitado com sua contabilidade?
Empresa: Sim, sempre que preciso ligo pra eles e me ajudam. Inclusive quando tenho dúvidas com algum imposto ou CFOP.
ConexãoNF-e: Se você não se incomodar, o que acha de fazer um teste em relação à esse serviço de guarda de XMLs?
Empresa: Claro. Vamos lá...
ConexãoNF-e: Ligue para eles dizendo que está recebendo a visita de um Fiscal da Receita Federal e que está precisando dos seus arquivos XML de NFe e CTe dos últimos 18 meses.
Realizando ligação... Espanto... Desligando telefone. Voltando ao normal...
Empresa: Acredita que eles não guardam meus arquivos? Segundo eles não há esse serviço mencionado em nosso contrato. A ConexãoNF-e cuida disso?
ConexãoNF-e: Sim, é isso que fazemos de melhor.
Quer resolver seu problema?
Faça aqui o cadastro da sua empresa, experimente de graça o aplicativo da ConexãoNF-e e resolva de uma vez por todas a gestão e guarda dos arquivos XML de NFe e CTe!
Conclusão
Isso tem se repetido dia após dia!
Vale lembrar, que a culpa por não guardar o arquivo XML não é da contabilidade, ou melhor, seria da contabilidade se esse serviço estivesse contemplado em seu contrato, como na maioria das vezes não está, então a culpa é única e exclusivamente da empresa que ignora esse fato.
O arquivo XML dos documentos fiscais NFe e CTe fazem parte da história da empresa, eles acompanharão o CNPJ durante toda sua história e servirão como base para SPED e demais apurações.
A guarda do DANFe não deve ser considerada como uma saída, pois ele não é um documento fiscal e diferente do arquivo XML, não possui a assinatura da SEFAZ que garante sua autenticidade, portanto a empresa deve ficar atenta aos seus arquivos fiscais e ter mais cuidado com a terceirização de uma atividade que é de suma importância para saúde do negócio.
Estão aumentando significativamente as empresas que nos procuram para falar que estão contratando os serviços de uma nova contabilidade terceirizada e que estão precisando dos arquivos XMLs de NFe e CTe dos últimos 5 anos, pois o antigo escritório que os atendia não guardou os arquivos. Falaremos mais sobre isso num próximo post.
Bônus para contabilidade
Você contador que se preocupa com a guarda dos arquivos fiscais (XML de NFe CTe) de seu cliente, sabia que isso pode ser automatizado? Isso mesmo, você pode oferecer esse serviço premium sem esforço extra e ainda ganhar em produtividade, pois não precisará mais solicitar e gerenciar dezenas de e-mails de seus clientes.
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