A gestão de documentos eletrônicos é um processo que permite que todos os documentos físicos da empresa sejam armazenados e gerenciados de forma digital, sem a necessidade de manusear papéis.
Tudo é gerenciado por um sistema altamente avançado que permite facilitar o acesso de um usuário ao documento. Os papéis são digitalizados e salvos para que, ao serem solicitados, os documentos sejam facilmente encontrados.
Neste artigo, vamos apresentar 6 vantagens que a gestão de documentos eletrônicos pode proporcionar à sua empresa. Então, continue a leitura e saiba mais!
1. Redução de custos
Reduzir os custos do negócio, sem prejudicar venda, produção ou prestação de serviços, é o sonho de todo gestor, não é verdade? Portanto, o investimento na gestão de documentos eletrônicos pode proporcionar essa grande vantagem.
Um dos custos que pode ser reduzido é o gasto com impressão, uma vez que os papéis ficarão disponíveis em meio digital, dispensando a necessidade de trazê-los novamente para o meio físico de origem.
Com a redução do número de impressões, o meio ambiente também será beneficiado com a diminuição do impacto que esse tipo de material gera. Ou seja, além de reduzir os custos da empresa, você vai fazer sua parte no combate à poluição e à preservação do nosso planeta.
Além disso, devemos considerar o fato de que o arquivo digital dispensa os enormes espaços físicos que são destinados ao armazenamento de papéis, os quais devem obrigatoriamente ser mantidos por certo tempo — entre eles, notas fiscais, recibos de pagamentos de funcionários, comprovantes de quitação de tributos trabalhistas etc.
2. Aumento da produtividade
O arquivo digital também pode proporcionar um grande aumento na produtividade, tendo em vista que seus colaboradores não precisarão mais perder horas do dia procurando papéis em caixas e armários repletos de documentos.
Pode-se, inclusive, converter imagens em texto, facilitando ainda mais a busca por um documento utilizando palavras-chaves. Assim sendo, você evita que seu colaborador se retire do seu posto de trabalho para realizar esse tipo de serviço, prevenindo que ele se desvie da sua atividade principal.
Ainda sobre o aumento da produtividade, esse processo também evita que documentos importantes sejam perdidos em sua empresa. Não é difícil encontrarmos casos nos quais papéis são esquecidos em determinados locais e, em seguida, jogados fora por alguém que não conhecia o teor e a importância de tal documento.
Mantendo os documentos digitalmente, esse problema acaba de uma vez, tendo em vista que os papéis estarão organizados em servidores, podendo ser impressos quantas vezes forem necessárias.
3. Organização do armazenamento de documentos
Outro ganho considerável da gestão de documentos eletrônicos é a maior organização desses papéis. É muito comum encontrarmos empresas que mantêm seus dados e informações armazenados em locais completamente desorganizados e de forma desordenada.
Além de esse fato prejudicar o trabalho da companhia, você ainda correrá um sério risco de perder algum documento importante. Caso isso ocorra, a empresa pode, até mesmo, sofrer sanções ou multas, na medida em que, como citamos, alguns deles precisam ser armazenados por certo tempo.
Portanto, com a gestão de documentos eletrônicos, isso não será mais um problema. Afinal, todos eles estarão armazenados em um único local, podendo ser acessados pelo gestor ou pelo colaborador envolvido.
4. Segurança
A segurança também é um ponto-chave nessa questão. Arquivos físicos podem ser facilmente perdidos. Alguns materiais, inclusive, tendem a apagar os dados após alguns meses. Assim, você corre o risco de perder comprovantes de pagamentos, depósitos, entre outros.
Dada a fragilidade de um arquivo físico, o digital também proporciona uma enorme segurança, uma vez que o armazenamento é feito por um sistema informatizado, o qual pode ser salvo em vários locais, aumentando ainda mais a proteção dos seus valiosos documentos.
Ainda em se tratando da segurança, também devemos destacar que alguns documentos fiscais são exclusivamente digitais, como é o caso da nota fiscal eletrônica, em que o formato oficial é o XML, e o DANFE online ou impresso se trata apenas de um documento auxiliar.
Receber e armazenar as notas fiscais de forma automática garante muito mais segurança para a empresa, afinal, é possível ter controle sobre tudo o que é emitido contra o CNPJ, e ainda, caso receba um documento indevido, é possível fazer a recusa de NFe na SEFAZ.
5. Facilidade de acesso
A facilidade de acesso, sem dúvidas, é o principal benefício da gestão de documentos eletrônicos. Com ele, tanto a alta administração da empresa quanto seus colaboradores terão acesso às informações que lhe competem, de forma rápida, com apenas alguns cliques.
Isso contribui bastante para a agilidade no trabalho. Por outro lado, algumas pessoas podem se preocupar com alguns detalhes e se perguntar: todos os colaboradores terão acesso a qualquer tipo de documento da empresa? E aqueles dados que são exclusivos de gestores ou proprietários? Nesses casos, deve-se utilizar o arquivo físico?
A resposta para essas perguntas está em uma funcionalidade desse sistema. Não será necessário armazenar os papéis confidenciais em outro local, e nem deixar de armazenar esse tipo de informação na empresa.
Você pode criar regras de acesso, permitindo que um usuário acesse somente os arquivos que lhe competem. Assim, o setor fiscal, por exemplo, teria acesso apenas aos papéis que lhe servirão para realizar seu trabalho, como notas fiscais de entrada e de saída, fichas de controle de estoque, guias de pagamento de tributos, entre outros.
O financeiro, por sua vez, conseguiria consultar apenas os pagamentos realizados, contas a receber, extratos e outros documentos que o gestor julgar necessário. Dessa forma, nenhum departamento terá acesso aos papéis do outro, a menos que seja solicitado.
6. Melhor atendimento ao cliente
Por fim, você sabia que a gestão de documentos eletrônicos pode melhorar o seu atendimento com o cliente? Muitas empresas perdem um bom consumidor pelo simples fato de ele não ter acesso a dados ou informações de suas compras realizadas.
Imagine, por exemplo, se um cliente, que compra da sua empresa com certa recorrência, solicita uma nota fiscal emitida há dois anos. Sua equipe estará apta a localizar esse documento e enviar ao cliente em poucos minutos? Ou será necessário parar todo o trabalho para vasculhar o arquivo físico?
Nesse caso, utilizando um sistema de gestão de documentos eletrônicos, você pode pedir para o cliente aguardar na linha, buscar o documento fiscal na sua base em poucos minutos e enviar em seguida para ele.
Isso mostra que a sua empresa tem um alto grau de modernidade, além de passar, aos compradores, uma ideia de atendimento ágil e prestativo. Acredite, isso faz toda a diferença! Principalmente na época em que vivemos na qual a velocidade de informações é muito grande e as pessoas precisam de tudo com uma certa urgência.
Portanto, a gestão de documentos eletrônicos proporcionará um ganho que vai muito além da administração do seu negócio. Ela pode melhorar a sua reputação no mercado e, além disso, assegurar toda preciosidade das informações contidas nos seus papéis.
Uma solução para gerenciar NF-es e CT-es emitidos contra o CNPJ da sua empresa é a ferramenta da ConexãoNF-e. Nela, você consegue receber os Documentos Fiscais diretamente da SEFAZ, sem precisar esperar o fornecedor enviar o arquivo XML.
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