Como a tecnologia pode ajudar processos financeiros?

Saber tomar as melhores decisões para o seu negócio é a base para o sucesso da empresa. No entanto, na correria do dia a dia, muitas vezes não damos conta de tanta informação.

Antigamente, a única forma de controlar as entradas e saídas da organização era por meio de cadernos, que por sua vez eram preenchidos manualmente, aumentando assim o risco de erros e tornando as informações inexatas e muitas vezes obsoletas para os empreendedores.

Porém, com a chegada da tecnologia, muita coisa mudou para as empresas. Ela possibilita um controle mais eficaz, além de maior qualidade da informação, em tempo hábil e de forma dinâmica, auxiliando cada vez mais a tomada de decisão.

No artigo de hoje, vamos te mostrar como a tecnologia pode ser uma aliada para o seu negócio.

Continue a leitura!

1. Agilidade nos processos

Ao optar por um software de gestão, você vai perceber a agilidade que ele proporciona. Com um programa direcionado especialmente para as suas necessidades, fica mais fácil controlar a entrada e saída de dinheiro.

Além disso, ele reduz significativamente o tempo das atividades, pois você consegue importar extratos bancários, reduzindo o tempo dos lançamentos.

Existem empresas que disponibilizam em seus aplicativos a possibilidade de importar o arquivo XML, integrando diretamente para o ERP e aproveitando, assim, todos os dados contidos na Danfe.

Percebeu a agilidade no processo? Porém, a conferência física da mercadoria sempre é necessária.

Outro ponto importante é a forma como esses arquivos são armazenados e organizados, possibilitando um acesso rápido, sem aquela história de ir manualmente, folha por folha, localizar a informação.

Tudo isso sem contar o fato de possuírem backup de todos esses dados, trazendo tranquilidade para você e sua empresa.

2. Rapidez no acesso

A vida dos empreendedores normalmente é muito corrida, dividida entre a empresa e viagens. No entanto, o controle precisa ser analisado diariamente.

Por isso, poder acessar seu banco de dados de qualquer lugar é um dos pontos fortes de possuir um software de gestão. E isso a tecnologia conseguiu proporcionar para as empresas.

Seu acesso pode ser feito de onde você estiver, por meio de tablet, computadores ou celulares, muitas vezes sem a necessidade de fazer a instalação de um programa em sua máquina, que é o caso dos programas na nuvem.

Além de ser rápido, ter a facilidade de alterar os usuários desse software conforme a necessidade da sua equipe é outra grande vantagem. Isso permite que todos os envolvidos em determinadas etapas do processo estejam a par das informações conforme seu nível hierárquico.

3. Planejamento eficiente

Esse tipo de suporte permite à empresa ter uma visão completa da real situação das suas finanças. Com ele, o empreendedor pode emitir relatórios completos, que evidenciarão a rentabilidade e a lucratividade da empresa.

Por meio de relatórios estatísticos, gráficos e dados, é possível acompanhar todas essas informações em tempo hábil, contribuindo assim para a tomada de decisão dos gestores.

Esses recursos também podem ser utilizados para alimentar o fluxo de caixa em longo prazo, trazendo facilidades para honrar com seus compromissos. Com a posse dessas informações, é possível realizar um planejamento financeiro correto e condizente com a realidade financeira do negócio, proporcionando o crescimento constante da empresa.

4. Controle de pagamento

Esse é um dos pontos mais importantes, pois a demanda de pagamento das empresas normalmente é alta. Perder os prazos, e ficar passível de multa e juros, pode prejudicar seus resultados, além de sua imagem, é claro.

Já imaginou receber alertas com os vencimentos e valores de suas contas? Pois é isso mesmo que um sistema financeiro faz, possibilitando assim maior controle dos pagamentos.

Tudo isso sem contar que, com um sistema de gestão, realizar pagamentos e transferências bancárias é muito mais rápido e ágil.

5. Segurança nas informações

Com o avanço da tecnologia, tudo ficou mais dinâmico, mas não apenas esse fator é importante.

Os softwares permitiram toda essa integração entre diversos setores e departamentos, centralizando as informações para todo tipo de usuário, mas também proporcionaram segurança e integridade dos dados de uma empresa.

Além disso, as organizações que dão suporte a esse tipo de tecnologia são altamente qualificadas e utilizam certificados e equipamentos reconhecidos no mercado.

6. Redução de erros

As informações, quando realizadas manualmente, podem gerar erros difíceis de serem identificados. Na digitação manual, esses erros são comuns nos lançamentos das notas, extratos bancários ou relatórios, devido ao grande número de dados.

Com a integração desses arquivos, você importa diretamente os dados, gerando assim informações confiáveis.

Suponha que a sua empresa vendeu uma mercadoria e, por descuido, seu colaborador esqueceu de dar baixa desse item no estoque. Quer saber o resultado desse pequeno descuido?

  • relatório de estoque inconsistente;
  • incompatibilidade entre a contabilidade e o estoque físico;
  • oferta de um produto ao cliente que, na verdade, você não possui mais.

Percebeu como um simples erro pode causar muitos transtornos? Não apenas financeiros, mas contabilmente eles afetam diretamente cálculos de impostos, causando assim contratempos futuros.

Utilizando um sistema de gestão, esses erros são significativamente reduzidos, pois o processo é todo integrado. Com um simples click, todos esses procedimentos são automaticamente realizados.

7. Economia e sustentabilidade

Hoje, mais do que nunca, as empresas estão preocupadas também com a sustentabilidade. Conseguir unir esses dois pontos foi algo que a tecnologia proporcionou.

Como o controle é todo feito pelo sistema, não há mais necessidade de impressão. Isso, em longo prazo, proporciona significativa economia, tais como:

  • economia no material de escritório, folhas e tinta de impressão;
  • redução no deslocamento de colaboradores, economizando no combustível;
  • economia de energia elétrica.

Utilizar de todos esses recursos que mencionamos é primordial para a evolução do seu negócio. Acompanhar o avanço de tudo que surge no mercado é importante para o seu desenvolvimento pessoal e, é claro, o da sua empresa.

Com isso, você certamente terá um diferencial importante frente aos seus concorrentes, pois conseguirá fazer projeções pertinentes e necessárias ao desenvolvimento do seu empreendimento, mesmo com a instabilidade da economia.

Agora que você já sabe como a tecnologia é fundamental para a sua empresa, leia também 5 fatores pouco conhecidos da NF-e!