Saber tomar as melhores decisões para o seu negócio é a base para o sucesso de qualquer empresa. No entanto, na correria do dia a dia, muitas vezes não damos conta de tanta informação, o que acaba impactando diretamente na qualidade dos processos financeiros e na gestão das rotinas e obrigações atreladas ao setor de finanças.
Antigamente, a única forma de controlar as entradas e saídas da organização era por meio de cadernos, que, por sua vez, eram preenchidos manualmente, aumentando o risco de erros e tornando as informações inexatas e muitas vezes obsoletas para os empreendedores.
Porém, com a chegada da tecnologia, muita coisa mudou para as empresas. Ela possibilita um controle mais eficaz, além de maior qualidade da informação, em tempo hábil e de forma dinâmica, auxiliando cada vez mais o processo decisório.
No artigo de hoje, vamos mostrar como a tecnologia pode ser uma aliada para o seu negócio. Continue a leitura e descubra!
A tecnologia como estratégia de automatização de processos financeiros
Manter a regularidade das operações é um dos grandes desafios na gestão financeira de qualquer empresa. Entretanto, mesmo que seja uma tarefa importante, sem o apoio de ferramentas tecnológicas fica mais difícil atingir resultados realmente eficazes.
Nesse sentido, os softwares de gestão financeira são soluções que têm sido utilizadas em diversos tipos de negócios, desde micro e pequenas empresas até grandes organizações.
Esses sistemas funcionam como ferramentas de integração de dados que operam coletando informações e contribuindo para a organização e execução das atividades diárias.
São diversas ferramentas que podem ajudar na gestão financeira da sua empresa, então, é importante elencar as que mais se adequam às suas necessidades, e que pode integrar entre si, de modo que nenhuma informação fique perdida.
Confira, a seguir, quais são os principais benefícios vivenciados pelas instituições que investem em soluções tecnológicas.
6 benefícios de usar a tecnologia nos processos financeiros
É possível elencar uma série de benefícios para as empresas que usam a tecnologia em seus processos financeiros. Confira!
1. Agilidade nos processos
Existem diversos softwares em soluções fiscais, e com um programa direcionado especialmente para as suas necessidades, fica mais fácil controlar a entrada e saída de dinheiro.
Além disso, o tempo gasto em atividades é significativamente reduzido, o que pode ser traduzido em produtividade para o setor.
Existem empresas como a ConexãoNF-e que disponibilizam em seus aplicativos a possibilidade de importar o arquivo XML, integrando diretamente para o ERP e aproveitando, assim, todos os dados contidos na DANFe. Percebeu a agilidade no processo? Porém, a conferência física da mercadoria sempre é necessária.
Outro ponto importante é a forma como esses arquivos são armazenados e organizados, possibilitando um acesso rápido, sem aquela história de ir manualmente, folha por folha, localizar a informação. Tudo isso sem contar o fato de terem backup de todos esses dados, trazendo tranquilidade para você e sua empresa.
2. Facilidade no acesso
A vida dos empreendedores normalmente é muito corrida, dividida entre a empresa e viagens. No entanto, o controle precisa ser analisado diariamente.
Por isso, poder acessar seu banco de dados de qualquer lugar é um dos pontos fortes de possuir um software de gestão fiscal.
Seu acesso pode ser feito de onde você estiver, por meio de tablet, computadores ou celulares, muitas vezes sem a necessidade de fazer a instalação de um programa em sua máquina, que é o caso dos programas na nuvem.
Além de ser rápido, ter a facilidade de alterar os usuários desse software conforme a necessidade da sua equipe é outra grande vantagem. Isso permite que todos os envolvidos em determinadas etapas do processo estejam a par das informações conforme seu nível hierárquico.
3. Planejamento eficiente
Esse tipo de suporte permite à empresa ter uma visão completa da real situação das suas finanças. Com ele, o empreendedor pode emitir relatórios eficientes, que evidenciarão a rentabilidade e a lucratividade da empresa.
Por meio de relatórios estatísticos, gráficos e dados, é possível acompanhar todas essas informações em tempo hábil, contribuindo para o processo decisório dos gestores.
Esses recursos também podem ser utilizados para alimentar o fluxo de caixa em longo prazo, trazendo facilidades para honrar com seus compromissos. Com a posse dessas informações é possível realizar um planejamento financeiro correto e condizente com a realidade econômica do negócio, proporcionando o crescimento constante da empresa.
4. Controle de pagamento
Esse é um dos pontos mais importantes, pois a demanda de pagamento das empresas normalmente é alta. Perder os prazos, e ficar passível de multa e juros, pode prejudicar seus resultados, além de sua imagem, é claro.
Já imaginou receber alertas com os vencimentos e valores de suas contas? Pois é isso mesmo que alguns sistemas financeiros fazem, possibilitando maior controle dos pagamentos. Tudo isso sem contar que, com um software de gestão, realizar pagamentos e transferências bancárias é muito mais rápido e ágil.
5. Segurança nas informações
Os softwares permitem a integração de diversos setores da empresa, o que traz mais segurança no que diz respeito a veracidade de informações, controle de estoque e compras, pois as informações não ficam perdidas entre os funcionários.
Algumas ferramentas de gestão fiscal também promovem segurança no que diz respeito a informações vindas de fora da empresa, como por exemplo, soluções no recebimento de Documentos Fiscais eletrônicos como o da Arquivei, que disponibilizam automaticamente as NF-es e CT-es emitidas contra o CNPJ da empresa, com integração direta com a SEFAZ, permitindo avaliar se está tudo correto e fazer a Manifestação do Destinatário (MD-e).
6. Redução de erros
As informações, quando realizadas manualmente, podem gerar erros difíceis de serem identificados. Na digitação manual, essas falhas são comuns nos lançamentos das notas, extratos bancários ou relatórios, devido ao grande número de dados.
Com a integração desses arquivos, você importa diretamente os dados, gerando informações confiáveis. Suponha que a sua empresa vendeu uma mercadoria e, por descuido, seu colaborador esqueceu de dar baixa desse item no estoque. Quer saber o resultado desse pequeno descuido?
- relatório de estoque inconsistente;
- incompatibilidade entre a contabilidade e o estoque físico;
- oferta de um produto ao cliente que, na verdade, você não tem mais.
Percebeu como um simples erro pode causar muitos transtornos? Não apenas financeiros, mas contabilmente eles afetam diretamente cálculos de impostos, impactando significativamente na organização e no futuro do negócio.
Utilizando um sistema de gestão, esses erros são reduzidos, pois o processo é todo integrado. Com um simples click, todos esses procedimentos são automaticamente realizados.
Descubra como escolher o sistema ideal para o seu negócio
Se você chegou até aqui, provavelmente está se perguntando como escolher o sistema ideal e que atenda às necessidades do seu negócio. Pois bem, separamos algumas dicas que ajudarão na escolha do software mais adequado para a sua empresa. Confira!
- Faça um mapeamento da sua rotina e entenda quais são as necessidades do seu negócio. Nessa etapa, você terá condições de avaliar melhor a realidade da sua empresa, os pontos deficitários da organização e o que precisa ser melhorado;
- Busque referências no mercado: depois de entender as suas necessidades, é necessário fazer uma pesquisa de mercado que ajude a conhecer as opções disponíveis, fazendo uma associação entre as características e funcionalidades desses sistemas e as necessidades da sua empresa;
- Aprofunde sua pesquisa sobre o software escolhido: depois de buscar as referências no mercado, você deverá chegar a um, dois ou até mesmo três opções de softwares que podem ser interessantes para a sua empresa. É necessário avaliar as características de cada um deles, buscando informações sobre suporte técnico, funcionalidades e experiência dos usuários do sistema.
Lembre-se que você deve escolher um software que tenha um bom suporte técnico e que seja reconhecido pelos usuários como uma alternativa realmente interessante para a organização dos processos financeiros na sua empresa.
A opinião de quem já implementou e usa o sistema em seu negócio é muito importante, por isso, considere a realização de uma pesquisa aprofundada antes de definir qual software será implementado no seu setor de finanças.
Você gostou deste artigo sobre tecnologia e processos financeiros? Então, aproveite a visita e conheça a Arquivei, uma ferramenta que pode ajudar os processos financeiros da sua empresa através do recebimento, guarda e gestão de documentos fiscais eletrônicos, que integra em outras ferramentas.
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