Código EAN ou GTIN aliado do processo de recebimento ideal

Desde 2011 as empresas emissoras de NFe são obrigadas a preencher no arquivo XML com o código EAN nos campos cEAN e cEANTrib, quando o produto comercializado possuir código de barras com GTIN (Global Trade Item Number, ou Numeração Global de Item Comercial).

O que poucas empresas deixam de fazer é aproveitar essa informação de maneira a ganhar produtividade, segurança e qualidade dos dados. Antes de detalhar como isso pode ser feito, vamos apenas esclarecer exatamente os principais atores desse ato – GTIN, cEAN e cEANTrib.

GTIN – O que é?

O código de barras GTIN (acrônimo para Global Trade Item Number) é um identificador para itens e produtos pela GS1, antiga EAN/UCC. A entidade é representada no Brasil pela GS1 Brasil (Associação Brasileira de Automação – antiga EAN Brasil).
Segundo informações disponíveis no site da entidade, os códigos são atribuídos para qualquer item (produto ou serviço) que pode ser precificado, pedido ou faturado em qualquer ponto da cadeia de suprimentos. O GTIN é utilizado para recuperar informação pré-definida e abrange desde as matérias primas até produtos acabados.

Código EAN – O que é?

Código de barras GTIN (antigo código EAN) do produto que está sendo faturado na NF-e. O GTIN poderá ser GTIN-8 (antigo EAN-8), GTIN-12 (antigo UPC), GTIN-13 (antigo EAN), GTIN-14 (antigo DUN-14).

cEANTrib – O que é?

O Código de barras GTIN (antigo código EAN) do produto tributável, ou seja, a unidade que é utilizada para calcular o ICMS de Substituição Tributária, como por exemplo a unidade de venda no varejo. GTIN poderá ser GTIN-8 (antigo EAN-8), GTIN-12 (antigo UPC), GTIN-13 (antigo EAN), GTIN-14 (antigo DUN-14).

cEAN e cEANTrib – Qual a diferença?

Quando o produto faturado for o mesmo que o produto tributável o código enviado no cEAN e no cEANTrib será o mesmo, caso sejam diferentes o cEAN é o código de barras GTIN (antigo código EAN) do produto que está sendo faturado na NF-e e o cEANTrib será o código de barras GTIN (antigo EAN) do produto tributável, ou seja, a unidade que é utilizada para calcular o ICMS de Substituição Tributária. Por exemplo: Compra de um palete com 12 caixas de produtos e cada caixa contém 9 latinhas, onde a venda (faturamento) foi realizado em caixas e a unidade tributável é a lata. O cEAN será o código de barras da caixa com 9 latas e o cEANTrib o código da lata.

Como usar o cEAN para automatizar o processo de recebimento?

Uma vez visto que o cEAN é um código global ele serve para unificar as informações, sendo o elo de ligação entre o código do produto do seu fornecedor e o código de produto que você usa internamente na sua empresa. Permitindo que, mesmo se o fornecedor codificar determinado produto com um valor diferente do usado por sua empresa, ainda assim o valor do cEAN daquele produto nunca será diferente. Exemplo:
Produto: Óculos de sol
Código usado pelo fornecedor (cProd): 500171
Código usado pela minha empresa: SD-1158
cEAN: 7897163500171

Quando utilizado de forma consistente, o cEAN elimina os chamados “DE-PARA” de produtos, que obrigam a manutenção das informações e uma vez desalinhados causam impacto negativo para toda operação. Fazendo com que seja fluente a relação de um mesmo produto quando tratado com códigos diferentes por sua empresa e seu fornecedor.

Além da eliminação do “DE-PARA”, a utilização do cEAN combinada com um equipamento de leitura de código de barras consegue automatizar também a conferência dos produtos, seja da mercadoria física, com o registro mencionado na NFe, seja da mercadoria física, com o registro mencionado em um eventual pedido de compra (que será abordado em outro post).

Na prática

Antes de colocar em prática esse processo de automação, você precisa conferir se seu software de ERP possui a funcionalidade de importação de XML e que essa já tem a característica de relacionar o produto recebido através do campo cEAN. Caso seu ERP não tenha essa funcionalidade, procure a ConexãoNF-e e solicite o aplicativo de importação de XML integrado aos principais ERPs do mercado (Totvs Protheus, Datasul e SAP).

Depois disso, comece uma análise entre seus maiores fornecedores, identifique aqueles que fazem uso do cEAN para imprimir o código de barras, quando conseguir identificar isso, solicite uma lista dos produtos e seus respectivos códigos GTIN. Com a lista em mãos, basta conferir se no seu software ERP há espaço para registro dessa informação, caso haja, então atualize o cadastro do produto mencionando além do seu código interno agora também o código GTIN.

Uma vez cadastrado o produto com seu respectivo GTIN agora basta utilizar o aplicativo de importação de XML sem a necessidade informar o código do produto que está sendo recebido e alcance níveis excelentes de produtividade.