Seja para emitir notas fiscais, assinar contratos, acessar serviços do governo ou outra ação na internet, o certificado digital tornou-se indispensável.
Este dispositivo garante segurança e validade jurídica nas transações, e hoje em dia é praticamente impossível não usar assinatura digital em negócios, principalmente quando envolve compra e venda de produtos ou serviços.
A única questão a ser avaliada neste caso é: que tipo de certificado a minha empresa precisa?
Para responder essa questão, vamos mostrar para você o que é o certificado A1, sua diferença para o A3, e qual é mais recomendado para diferentes empresas.
Confira!
O que é certificado digital A1
O certificado digital A1 tem como principal característica o fato de ser gerado e armazenado eletronicamente, descartando a necessidade de tokens ou cartões físicos.
Isso é inclusive o ponto principal de diferença para o certificado A3, que usa justamente os dispositivos físicos como mídia de armazenamento.
Mas na prática, o que isso significa?
Com o A3, toda vez que você precisar fazer algum acesso ou ação que precisa do certificado, você precisará plugá-lo ao computador.
Já com o certificado A1, é possível usar a certificação em vários dispositivos ao mesmo tempo.
Isso garante muito mais agilidade em lidar com sites e softwares, já que não será preciso plugar o certificado toda vez que for necessária a sua utilização, o tornando ideal para empresas que utilizam estes sistemas.
Vamos a um exemplo: em uma equipe de três pessoas, com o A3, uma pessoa usa o token e duas esperam, e com o A1, as três pessoas podem estar conectadas simultaneamente.
Para que serve o certificado digital
Se você ainda não está familiarizado com o assunto, vamos fazer um breve resumo sobre o certificado digital.
O certificado digital é uma assinatura para ser utilizada no meio digital, com validade jurídica capaz de garantir a proteção em transações eletrônicas.
Os certificados digitais permitem que pessoas e organizações se identifiquem e assinem documentos — a qualquer hora e em qualquer lugar — com agilidade e segurança.
Em outras palavras, um certificado digital é um documento eletrônico que representa qualquer pessoa física ou jurídica.
Hoje em dia, ele já é indispensável para realizar a maioria das ações em sites da internet, inclusive governamentais, e também para utilizar vários dos softwares voltados para empresas, já que através do certificado é feita a comunicação com órgãos públicos.
Leia também: O que é certificado digital: O guia completo sobre o assunto
Quem precisa de certificação
Basicamente, qualquer negócio hoje em dia precisa de um certificado digital, isso por que ele é um requerimento para realizar até mesmo operações básicas e fundamentais para qualquer empresa, como a emissão de notas fiscais.
Entre quem precisa de assinatura digital, podemos citar:
- empreendimentos inscritos nos regimes tributários e que emitam ou recebem Nota Fiscal Eletrônica (NFe);
- empresas enquadradas em regimes nos quais as declarações mensais e anuais são exigidas pela Receita Federal;
- empresas com empregados, incluindo optantes do Simples Nacional, que devem prestar informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais aos órgãos regulamentadores; entre outros.
Certificado A1 e A3: qual é a diferença?
A principal diferença entre os certificados digitais é sobre a mídia de armazenamento dos dados: enquanto o A3 utiliza token ou cartão físico, o A1 é totalmente digital.
Toda vez que o certificado A3 precisar ser utilizado, é necessário plugar o dispositivo no computador.
O certificado A1 pode ser utilizado em vários dispositivos ao mesmo tempo, pois o arquivo digital descarta a necessidade de um dispositivo externo ligado à máquina.
Outra diferença é no tempo de uso de cada certificado: enquanto o A1 tem validade de um ano, o A3 tem opções de validade que variam entre um a cinco anos.
O preço também sofre variações, e mesmo considerando o mesmo prazo de validade (12 meses), o certificado A3 geralmente é mais caro.
Tipos de certificações
Podemos considerar A1 e A3 como tipos diferentes de mídias de certificados digitais.
Porém, antes disso vem as categorias, que podem ser várias, como: e-CPF, e-CNPJ, NF-e, entre outras.
Cada categoria de certificado atende uma necessidade específica de empresa ou de pessoa física, e após escolher a categoria é que você escolhe a mídia.
Por exemplo: primeiro você conclui que precisa de um e-CNPJ, e depois escolhe se este certificado e-CNPJ será A1 ou A3.
Onde fazer certificado digital
Para conseguir o seu certificado, você deve fazer a compra do arquivo em alguma autoridade certificadora credenciada pela ICP Brasil, como a Soluti, Serpro, Serasa, CertiSign, entre outras.
A compra é feita de forma digital, e depois, o responsável legal precisa comparecer à autoridade de registro para realizar a validação do arquivo solicitado.
Qual é o preço
O custo do certificado digital varia muito de acordo com o tipo de certificação, prazo de validade e mídia de armazenamento.
O preço médio encontrado para o e-CNPJ em autoridades certificadoras mais conhecidas varia entre R$220,00 até R$540,00.
Como renovar o certificado digital A1
Como você pode ver, os certificados digitais tem prazo de validade, portanto, precisam ser renovados quando este prazo expira. A renovação do A1 também é feito na autoridade certificadora, e existem opções 100% online.
Quando o assunto é renovação, fique atento se você pode conseguir algum desconto através de softwares ou plataformas que você já utiliza hoje.
Por exemplo, na ConexãoNF-e (plataforma de gestão e consulta de XMLs) os clientes tem facilidade e desconto na renovação do certificado digital A1.
Vantagens do certificado digital A1
Por conta da facilidade e disponibilidade de acesso, recomendamos sempre o uso do certificado digital A1.
O certificado A3 pode parecer vantajoso quando o assunto é prazo de validade, mas para que várias pessoas o utilizem, seria preciso comprar vários dispositivos físicos, ou sempre escolher apenas uma máquina para utilizar.
Outro ponto negativo do certificado A3 é que ele nem sempre funciona em todos os softwares, e pode sofrer com danos físicos que dificultam a leitura de seus dados pela máquina.
O certificado A1 garante mais agilidade nos processos pela possibilidade de estar funcionando em vários dispositivos ao mesmo tempo.
Em empresas com grandes volumes de transações, essa flexibilidade se torna indispensável.
Conclusão
A certificação digital permite que pessoas e empresas se identifiquem e assinem documentos no meio online, com agilidade e segurança.
O certificado digital A1 é um tipo de mídia totalmente digital, por isso, pode ser utilizado em vários dispositivos em simultâneo.
A mobilidade proporcionada por este certificado o torna mais indicado para as empresas, principalmente pela certificação ser exigida e utilizada em vários softwares e órgãos do governo.
Agora que você já conhece o certificado A1 e suas vantagens, aproveite a visita ao blog e conheça 5 formas práticas de organizar documentos fiscais.
