Armazenar NFe, CTe, DANFe e DACTe: Precisa? Por quanto tempo?

Começamos dizendo que o armazenar NFe e CTe são obrigatórios para seu emissor e destinatário. Ponto. Isso não se discute. Está na Lei. Porém, precisamos deixar claro o que é a NFe e o que é o CTe.
Muitos ainda acreditam que o papel é mais importante que o arquivo digital XML. Vocês estão errados. O “DA” do DANFe e DACTe significa DOCUMENTO AUXILIAR, ou seja, servem apenas como auxiliares no processo. Se a transação entre CNPJs fosse uma cena de novela, o arquivo XML da NFe e do CTe seria ator principal e o DANFe ou DACTe impresso seriam figurantes. Portanto, que fique claro: o que importa é o arquivo XML.
Sabendo que o que importa é o arquivo XML, agora não basta sair guardando todo arquivo XML que receber, eles precisam ser válidos e nós veremos aqui como fazer um armazenamento 100% correto.

Antes do armazenar NFe / CTe

Não basta apenas receber o arquivo XML, antes de armazenar você deve conferir a autenticidade do arquivo XML e também se a NFe está autorizada.
Um dos meios de conferir a validade do XML é acessar o site da SEFAZ/RS e colar seu conteúdo no espaço para validação.

Se precisar de ajuda com abertura do arquivo XML, poste sua dúvida e ajudaremos.

Durante o armazenar NFe / CTe

A grande parte das empresas acaba recebendo o arquivo XML através de um e-mail especial e acaba deixando os arquivos de NFe e CTe anexados no próprio e-mail recebido, mas isso não é recomendável, pois a gestão dos arquivos através da indexação do e-mail é sempre muito trabalhosa e pouco segura. A dica é extrair o arquivo XML do e-mail e descompactá-lo quando ele vier em uma extenção .ZIP ou similar.
Recomendamos que crie uma estrutura de pastas da seguinte forma:

  • XML Recebidos
    • Tipo de documento (NFe, CTe, etc)
    • Ano + Mês (Colocando o ano da frente do mês a organização alfabética fica melhor)
    • Fornecedor (Esse nível é opcional)

Veja como fica a organização do Armazenar NFe e CTe:
Armazenamento NFe

Após o armazenar NFe / CTe

Depois de confirmar a validade do arquivo XML e garantir que ele é armazenado de maneira organizada o próximo passo é garantir que esses arquivos nunca serão perdidos e a melhor forma de fazer isso é através de um processo de backup periódico. Uma das formas mais comuns de backup é a utilização de HD Externo ou Pen Drive, porém, recomendamos que você utilize também algum serviço de armazenamento virtual, para não correr o risco de falhas do hardware.

Armazenar / CTe por quanto tempo?

Conforme clausula décima do AJUSTE SINIEF 07/05 , transcrito abaixo:

Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações, pois a fiscalização vai exigir o arquivo em caso de fiscalizações.
Prazo para guardar é 5 anos de calendários fechados mais o ano corrente.

Dica especial

Se esse procedimento de validação, armazenamento e guarda durante o prazo legal te pareceu muito complicado e trabalhoso, acredite: Você não está sozinho! Descubra na prática como centenas de empresas resolveram seus problemas e ganharam produtividade usando o aplicativo da ConexãoNF-e que automatiza todo processo de recepção, validação, armazenamento e guarda dos arquivos XML de NFe e CTe. Comece a usar de graça!

[Fonte: SEFAZ]