5 jeitos práticos de fazer a organização de documentos fiscais

Você, proprietário, gestor ou administrador de uma empresa, tem ideia da importância que uma gestão de documentos fiscais eficiente tem para o seu negócio?

Quando esse processo é realizado de forma correta, o empreendimento pode obter inúmeros benefícios, como maior produtividade — uma vez que os documentos fiscais serão encontrados mais facilmente — bem como evitar erros e a perda de papéis importantes e até mesmo proteger a empresa de sansões fiscais.

Além disso, existem leis que obrigam a companhia a armazenar determinados documentos fiscais por certo tempo.

Pensando na importância que esse assunto tem no âmbito empresarial, resolvemos escrever este artigo. Nele, você encontrará cinco dicas práticas para fazer a organização de documentos fiscais em seu negócio. Confira!

1. Armazene corretamente as notas fiscais

O primeiro passo é organizar o armazenamento das notas fiscais da sua empresa. Nesse caso, teremos duas situações: os documentos fiscais emitidos e aqueles recebidos de fornecedores diversos. O ideal é que você crie um arquivo para cada tipo de documento.

No entanto, você deve se atentar a um detalhe importante, que não raro é negligenciado pela maioria dos gestores. O principal documento que deve ser armazenado é o arquivo XML das notas fiscais (quando se tratar de NF-e).

Portanto, você deverá possuir uma espécie de armazenamento digital, que comporte esses dados e os mantenha seguros durante o prazo determinado pela lei, que, para documentos fiscais, é de cinco anos após a sua emissão. Ainda neste artigo, mostraremos como realizar o armazenamento desse tipo de documento digital.

Também é importante armazenar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), pois ele traduz os dados contidos no arquivo XML em informações importantes para a gestão e colaboradores envolvidos em processos fiscais, financeiros e contábeis.

2. Crie rotinas de arquivamento

Independentemente do tamanho da sua empresa, criar rotinas para realização do arquivamento de documentos fiscais é um passo importantíssimo para alcançar a perfeita organização desse departamento.

Se o seu negócio for menor, é possível definir pequenas práticas diárias de organização. Nesse caso, os próprios funcionários que manuseiam os documentos fiscais podem executar essas tarefas no dia a dia, enquanto desenvolvem suas atividades.

Contudo, se sua empresa é de médio ou grande porte e possui uma demanda maior de documentos fiscais, é importante constituir um departamento específico que execute as atividades exclusivas de armazenamento desses papéis, arquivos ou dados.

Assim, você, enquanto gestor, pode criar rotinas de armazenamento e transmitir essas determinações à equipe. Cada documento fiscal que entrar ou for emitido deverá passar pelo procedimento e ser arquivado, obedecendo o passo a passo estabelecido.

Desse modo, também é mais fácil encontrar erros no procedimento e corrigir os pontos falhos de forma mais objetiva e eficiente.

3. Designe um profissional responsável pelo armazenamento de documentos fiscais

Além de criar rotinas específicas para o armazenamento de documentos fiscais, é necessário que você tenha um profissional designado para cuidar desse setor em sua empresa. Esse colaborador deverá ser uma pessoa cuidadosa e atenciosa, uma vez que lidará com papéis importantes para o seu negócio.

É fundamental mencionar que o descaso ou negligência com a questão de armazenamento de documentos fiscais pode, além de causar uma série de transtornos administrativos, gerar multas e demais sansões em procedimentos de fiscalização ou auditoria.

Os órgãos responsáveis pelo recolhimento tributário podem solicitar documentos fiscais. Caso eles não sejam encaminhados, podem ser aplicadas multas altíssimas para cada documento não apresentado.

Por isso, é sempre importante ter um profissional treinado e capacitado a desenvolver as atividades de arquivamento das notas e demais papéis que têm relação com as questões tributárias da empresa.

4. Categorize os documentos fiscais por tipo

São vários os tipos de documentos fiscais que uma empresa recebe. Portanto, é fundamental que você separe e categorize cada um desses elementos. Veja abaixo algumas sugestões de organização:

  • notas fiscais de saída;
  • notas fiscais de compra de insumos, produtos ou materiais utilizados na atividade-fim da empresa;
  • notas ou cupons fiscais de compra de materiais para uso e consumo;
  • conhecimentos de frete e transportes diversos;
  • comprovantes de entrega de obrigações fiscais acessórias.

Fazendo essa distinção, haverá mais facilidade em encontrar algum documento fiscal utilizado para determinado fim.

Por exemplo: suponhamos que você precisa comprovar a compra de um material de escritório. Nesse caso, bastaria buscar no arquivo os documentos fiscais referentes às compras para uso e consumo. Assim, todo o trabalho do departamento administrativo fica mais ágil e eficiente.

5. Separe os documentos por data

Além de separar os documentos por tipo, é fundamental que eles estejam ordenados por data de emissão, dentro de cada categoria. Essa prática aumenta o nível de organização do seu arquivo fiscal.

As empresas que possuem um volume muito grande de documentos fiscais, principalmente de saída, podem se beneficiar bastante com essa prática. Quando as notas estão separadas por data, é mais fácil encontrar o documento, quando necessário.

A utilização da tecnologia no armazenamento de documentos fiscais

A tecnologia é uma grande aliada das empresas que desejam realizar o armazenamento de documentos fiscais de forma eficiente e segura. Atualmente, existem diversos softwares modernos que realizam essa atividade, facilitando a vida do gestor e dos profissionais envolvidos no arquivamento de documentos fiscais.

Podemos mencionar como exemplos os softwares de gestão de documentos fiscais, armazenamento e backup e os famosos e mais utilizados ERPs — programas que funcionam de modo integrado ao setor administrativo e fiscal de uma empresa.

Com essas eficientes ferramentas tecnológicas, a gestão de documentos fiscais alcançará um nível de organização extremo, facilitando o trabalho de todos os departamentos da corporação, além de protegê-la quanto às sansões advindas da falta de apresentação de notas e outros documentos.

Nesse contexto, o ConexãoNF-e oferece softwares que realizam esse tipo de tarefa, além de possuir integração com sistemas ERP. Ele oferece aos seus usuários um conjunto de soluções integradas que tem por objetivo garantir, principalmente, a segurança e promover a agilidade no recebimento e posterior tratamento dos documentos fiscais que a empresa manuseia no dia a dia.

Gostou deste artigo sobre a organização de documentos fiscais? Tem dúvidas sobre como aplicar essas dicas em sua empresa? Então, entre em contato conosco! Temos uma equipe especializada para atender às suas necessidades!