A vida de empresas de todos os tamanhos é afetada diariamente pelas notas fiscais eletrônicas. Mas acredite, ainda há fatores sobre as NFes que são ignorados ou pouco aproveitados, e podem fazer a diferença na rotina.
Você deve estar pensando agora que é impossível um assunto tão popular ainda esconder alguma coisa, mas esse artigo vai te fazer mudar de ideia. Veja esses esses 5 pontos que nem sempre são lembrados quando estamos falando de NFe.
1 - Guardar o DANFE impresso não é necessário
Desde a implantação da nota fiscal eletrônica, o papel perdeu seu posto de ator principal e passou a coadjuvante, e não é para menos: um dos objetivos da implantação da NFe é justamente reduzir o consumo de papel. Porém, ainda hoje, muitas empresas ainda guardam o DANFE impresso.
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, e como o próprio nome já diz, ele serve apenas de apoio para a operação, e não tem o valor jurídico da NFe para uma possível fiscalização. Ou seja, o que vale mesmo é o arquivo XML da nota fiscal.
Fazer o armazenamento físico do DANFE, além de pouco sustentável por conta do consumo de papel, ainda ocupa espaço de estocagem, que resulta em gastos para empresa. Por fim, não é possível consultar a chave de acesso na SEFAZ depois de 90 dias, ou seja, de qualquer forma a guarda do arquivo digital XML fica por sua conta.
2 – É necessário guardar o arquivo XML por 5 anos
Assim como acontecia com a nota fiscal impressa, o arquivo XML da NFe precisa ser armazenado por no mínimo 5 anos. Caso haja extravio ou perda dessas notas fiscais, a empresa pode ser autuada e pagar uma multa de até R$ 1.000,00 por documento faltante.
É preciso lembrar que não basta guardar seus documentos em qualquer pasta no servidor da empresa ou na internet, afinal, isso dificulta seu acesso, e se o documento não estiver será preciso mobilizar a equipe para encontrar as notas fiscais perdidas, sem garantia de sucesso.
O mais indicado e seguro é optar por um software de armazenamento em nuvem, como o da ConexãoNF-e, em que todos os documentos ficam disponíveis pelo período determinado por lei, e de fácil acesso utilizando filtros inteligentes.
3 - O Manifesto do Destinatário Eletrônico (MDe) pode salvar sua empresa de uma multa
O Manifesto do Destinatário Eletrônico (MDe) não é uma novidade para quem já lida com NFe, porém, por não ser uma obrigatoriedade em alguns casos, ele fica esquecido.
Sua empresa já foi surpreendida com notas fiscais que foram canceladas após elas já estarem lançadas e escrituradas? Se sim, saiba que isso pode ser evitado com o MDe.
Ao receber a nota fiscal, você pode realizar o evento de "Confirmação da operação", e isso irá impedir seu fornecedor de cancelar a NFe. Você terá a chave para liberar o cancelamento ou não. Para abrir esse cadeado precisará indicar "Operação não realizada" com descrição do motivo. É o fim dos problemas do seu SPED com o status da NFe.
4 - Seus clientes podem fazer o Manifesto do Destinatário eletrônico (MDe) incorretamente
Da mesma forma que sua empresa pode realizar o Manifesto do Destinatário Eletrônico (MDe) sem ser obrigada, seus clientes também podem fazer sobre as NFe emitidas pela sua empresa.
E se eles estiverem indicando uma manifestação negativa? Por exemplo "Operação não realizada" ou "Desconhecimento da operação". Não vamos nos ater aos motivos para que ele faça isso, mas pode acontecer.
Por isso, é muito importante que sua empresa tenha uma forma de consultar como está o MDe das notas fiscais emitidas. Uma forma prática de verificar esse status é utilizando o sistema da ConexãoNF-e.
5 - É possível consultar e baixar XML da NFe em lote
Sua empresa ainda faz a consulta nota a nota na SEFAZ ou depende do recebimento de emails por parte do fornecedor? Saiba que este é um tempo que seria melhor aproveitado ao optar por fazer tudo em lote.
Esse processo não pode ser feito direto na SEFAZ, é preciso recorrer à um software como o da ConexãoNF-e neste caso, ou seja, é preciso avaliar suas opções:
- Consultar digitando a chave de acesso, nota a nota, ou depender do envio de emails que podem demorar ou nem chegar; OU
- Receber tudo automaticamente direto da SEFAZ, sem digitar chaves de acesso, com garantia da validade jurídica nas notas e possibilidade de fazer MDe e baixar XML em lote.
Por ser um investimento, se sua empresa recebe muitas NFes por mês, é recomendável automatizar o processo. Ainda, para volumes inferiores à 50 notas mensais, a ConexãoNF-e oferece um plano gratuito.
Como a automatização ajuda na gestão de NFe?
Contar com um sistema de gestão de documentos fiscais pode ajudar sua empresa a lidar melhor com as notas fiscais eletrônicas, se livrando de multas e economizando tempo que seria gasto em processos manuais e repetitivos.
Usando o sistema de recebimento automático e gestão centralizada da ConexãoNF-e, você consegue:
- Receber XML de NFe, NFSe e CTe automaticamente direto da SEFAZ e Prefeituras;
- Armazenar seus documentos fiscais eletrônicos recebidos e emitidos conforme a lei;
- Fazer manifesto do destinatário e desacordo do CTe em segundos;
- Acompanhar o status dos arquivos em tempo real na SEFAZ;
- Baixar XML em lote, gerar relatórios personalizados, importar arquivos para o ERP da empresa sem digitar a chave de acesso, e muito mais!
Automatizar a rotina fiscal significa: 1. mais segurança para a empresa, que tem a garantia de que tudo está em ordem, sem se preocupar com autuações e multas; 2. mais produtividade no setor e menos tempo gasto com processos repetitivos e burocráticos; 3. agilidade na integração de vários setores da empresa que utilizam dados dos documentos fiscais.
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